Geld besparen door het inkoopbeleid te optimaliseren
Stel je voor: jouw organisatie heeft behoefte aan kaas. Wanneer een kaaswinkel adverteert met ‘de goedkoopste en de beste!’ is er een kleine kans dat deze winkel inderdaad de goedkoopste kaas verkoopt. Er is tevens een kleine kans dat deze winkel de beste kaas verkoopt. De kans dat deze winkel zowel de goedkoopste als de beste kaas verkoopt is nihil. Bovendien hoeft de kaas die het best bij de behoefte past niet altijd ‘de beste’ kaas te zijn. Hoeft het ook zeker niet altijd de goedkoopste kaas te zijn.
Tip 1: Grote hoeveelheden bestellen
Wanneer je grote hoeveelheden kaas nodig hebt, loont het om te zoeken naar het juiste product en de leverancier. Ook is er een kans dat je gebruik kunt maken van schaalvoordelen, zoals bulkkortingen. In een sterk gecentraliseerde organisatie kun je het inkoopbeleid relatief eenvoudig vormgeven door voorkeursleveranciers te gebruiken.
Zo maak je ook gebruik van het ‘just in time’-principe om kostbaar voorraadbeheer weg te nemen.
Tip 2: Gebruik het 'just in time'-principe
Door grote hoeveelheden te bestellen bij voorkeursleveranciers, kun je ook gebruik maken van het ‘just in time’-principe. Dit betekent dat de producten precies op tijd beschikbaar zijn, niet te laat of te vroeg. Doordat de kaas niet veel te vroeg wordt geleverd, kun je kostbaar voorraadbeheer voorkomen en bespaar je geld.
Tip 3: Centraal of decentraal bestellen?
In een organisatie met een decentraal karakter is het een stuk lastiger. Dan is er namelijk een grote diversiteit aan behoeften in kleinere hoeveelheden en een enorme hoeveelheid ‘inkopers’. Grootschalige behoeften die zich lenen voor centrale inkoop, zoals energie, worden centraal ingekocht.
Kleinschaligere behoefte die vaak op afroep beschikbaar moeten zijn, worden veelal in kleinere hoeveelheden decentraal ingekocht. Centrale inkoop inclusief voorraadbeheer is nooit rendabel geweest, waardoor een decentraal inkoopbeleid is ontstaan voor dergelijke behoeften.
Als iedere locatie een eigen kaasleverancier heeft, kun je geen gebruik maken van schaalvoordelen. Bovendien is de ‘decentrale inkoper’ niet altijd in staat om de het product te selecteren dat het beste bij de behoefte past tegen de meest gunstige prijs. De huidige bestelmogelijkheden en levertijden laten dus ruimte over voor verbetering.
Hoe pas je deze drie tips efficiënt toe?
Optimaliseer het inkoopbeleid
De sleutel tot succes voor dit soort organisaties is centraal inkopen, maar decentraal bestellen. Inkopen is in dit geval het selecteren van het juiste product bij de juiste aanbieder en het maken van afspraken met de leverancier. Decentraal kan men op afroep de producten en diensten bestellen bij de geselecteerde leveranciers. Zo wordt er bewust ingekocht bij de juiste leveranciers. Ook wordt er gebruik gemaakt van het schaalvoordeel en wordt het ‘just in time’-principe volledig benut.
“De kaas die het beste bij de behoefte past, tegen een gunstige prijs op het juiste moment geleverd.”
Het efficiënt organiseren van dit inkoopproces heeft nogal wat voeten in de aarde. Inkoopsoftware kan hierbij uitkomst bieden. Via een inkoopsysteem kunnen decentrale bestellers eenvoudig hun weg vinden naar het juiste product van de geselecteerde aanbieder. Daar biedt het de centrale inkoper handvatten om het proces op een gestructureerde manier vorm te geven en te monitoren.
Benieuwd naar inkoopsoftware van de Spend Cloud?
Inkoopsoftware van de Spend Cloud zorgt dat afwijken van het inkoopbeleid verleden tijd is. Het proces wordt efficiënter, duidelijker en inzichtelijker. De organisatie heeft vooraf controle over het bestelgedrag en stelt kaders zodat er een automatische workflow ingesteld kan worden. Iedere bestelling wordt automatisch gecontroleerd, zodat handmatige handelingen geminimaliseerd zijn.
Ook een OCI -(webshop)koppeling om via webshops te bestellen, is geen probleem. Ontdek de kracht van Spend Cloud Inkoop en de naadloze integratie met Spend Cloud Purchase to Pay. Daarmee is touchless factuurverwerking binnen handbereik.
