met een pinpas betalen in een webshop tijdens het inkoopproces

Geld besparen door het inkoopbeleid te optimaliseren

Een goede inkoop is kopen van een product dat het beste past bij de behoefte tegen de gunstigste prijs. Dit blijkt echter niet altijd makkelijk.

Wanneer een kaaswinkel adverteert met ‘de goedkoopste en de beste!’ is er een kleine kans dat deze winkel inderdaad de goedkoopste kaas verkoopt. Er is tevens een kleine kans dat deze winkel de beste kaas verkoopt. De kans dat deze winkel zowel de goedkoopste als de beste kaas verkoopt is nihil. Bovendien hoeft de kaas die het best bij de behoefte past niet altijd “de beste” kaas te zijn. Hoeft het ook zeker niet altijd de goedkoopste kaas te zijn.

Wanneer je grote hoeveelheden kaas nodig hebt, loont het om te zoeken naar het juiste product en de leverancier. In een sterk gecentraliseerde organisatie kun je op deze manier het inkoopbeleid relatief eenvoudig vormgeven. Zo maak je ook gebruik van het ‘Just in time’ principe om kostbaar voorraadbeheer weg te nemen.

In een organisatie met een decentraal karakter is het een stuk lastiger. Dan is er namelijk een grote diversiteit aan behoeften in kleinere hoeveelheden en een enorme hoeveelheid “inkopers”. Grootschalige behoeften die zich lenen voor centrale inkoop, zoals energie, worden centraal ingekocht. Kleinschaligere behoefte die vaak op afroep beschikbaar moeten zijn worden veelal in kleinere hoeveelheden decentraal ingekocht. Centrale inkoop inclusief voorraadbeheer is nooit rendabel geweest waardoor een decentraal inkoopbeleid is ontstaan voor dergelijke behoeften. “Iedere locatie heeft een eigen kaasleverancier.” Hiermee heb je echter geen schaalvoordelen van het centraal inkopen. Bovendien is de “decentrale inkoper” niet altijd in staat om de “kaas” te selecteren die het beste bij de behoefte past tegen de meest gunstige prijs. De huidige bestelmogelijkheden en levertijden maken een optimalisatieslag mogelijk.

Het inkoopbeleid optimaliseren: de oplossing

De sleutel tot succes voor dit soort organisaties is centraal inkopen, maar decentraal bestellen. Inkopen is in dit geval het selecteren van het juiste product bij de juiste aanbieder en het maken van afspraken met de leverancier. Decentraal kan men op afroep de producten en diensten bestellen bij de geselecteerde leveranciers. Zo wordt er bewust ingekocht bij de juiste leveranciers. Ook wordt er gebruik gemaakt van het schaalvoordeel en wordt het ‘Just in time’ principe volledig benut. “De kaas die het beste bij de behoefte past, tegen een nog gunstigere prijs op het juiste moment geleverd.”

Het efficiënt organiseren van dit proces heeft nogal wat voeten in de aarde. Een inkoopapplicatie kan hierbij uitkomst bieden. Via een inkoopapplicatie kan de decentrale besteller eenvoudig zijn weg vinden naar het juiste product van de geselecteerde aanbieder. Daar biedt het de centrale inkoper handvatten om het proces op een gestructureerde manier vorm te geven en te monitoren.

Benieuwd naar de Spend Cloud module Inkoop?

De module Inkoop zorgt ervoor dat afwijken van het inkoopbeleid verleden tijd is. Het proces wordt efficiënter, duidelijker en inzichtelijker. De organisatie heeft vooraf controle over het bestelgedrag en stelt kaders zodat er een automatische workflow ingesteld kan worden. Iedere bestelling wordt automatisch gecontroleerd, zodat handmatige handelingen geminimaliseerd zijn. Ook een OCI punchout koppeling is geen probleem. Deze zijn tegenwoordig zelfs zo geavanceerd, dat je na de bestelling orders real-time kunt aanpassen (en de leverancier ook!). Bekijk meer informatie over inkoopsoftware op deze pagina of download onze inkoop factsheet.

Bekijk inkoop module

Benieuwd naar optimalisatie met de Spend Cloud module Inkoop?
Daar lees je meer over in de Inkoop factsheet!

Benieuwd wat de Spend Cloud van Visma | ProActive voor jou kan betekenen?