Stel je voor: jouw organisatie heeft behoefte aan kaas. Wanneer een kaaswinkel adverteert met ‘de goedkoopste en de beste!’ is er een kleine kans dat deze winkel inderdaad de goedkoopste kaas verkoopt. Er is tevens een kleine kans dat deze winkel de beste kaas verkoopt. De kans dat deze winkel zowel de goedkoopste als de beste kaas verkoopt is nihil. Bovendien hoeft de kaas die het best bij de behoefte past niet altijd “de beste” kaas te zijn. Hoeft het ook zeker niet altijd de goedkoopste kaas te zijn.
Wanneer je grote hoeveelheden kaas nodig hebt, loont het om te zoeken naar het juiste product en de leverancier. In een sterk gecentraliseerde organisatie kun je op deze manier het inkoopbeleid relatief eenvoudig vormgeven. Zo maak je ook gebruik van het ‘Just in time’-principe om kostbaar voorraadbeheer weg te nemen.
In een organisatie met een decentraal karakter is het een stuk lastiger. Dan is er namelijk een grote diversiteit aan behoeften in kleinere hoeveelheden en een enorme hoeveelheid “inkopers”. Grootschalige behoeften die zich lenen voor centrale inkoop, zoals energie, worden centraal ingekocht. Kleinschaligere behoefte die vaak op afroep beschikbaar moeten zijn, worden veelal in kleinere hoeveelheden decentraal ingekocht. Centrale inkoop inclusief voorraadbeheer is nooit rendabel geweest, waardoor een decentraal inkoopbeleid is ontstaan voor dergelijke behoeften. “Iedere locatie heeft een eigen kaasleverancier.” Hiermee heb je echter geen schaalvoordelen van het centraal inkopen. Bovendien is de “decentrale inkoper” niet altijd in staat om de “kaas” te selecteren die het beste bij de behoefte past tegen de meest gunstige prijs. De huidige bestelmogelijkheden en levertijden laten dus ruimte over voor verbetering.
De sleutel tot succes voor dit soort organisaties is centraal inkopen, maar decentraal bestellen. Inkopen is in dit geval het selecteren van het juiste product bij de juiste aanbieder en het maken van afspraken met de leverancier. Decentraal kan men op afroep de producten en diensten bestellen bij de geselecteerde leveranciers. Zo wordt er bewust ingekocht bij de juiste leveranciers. Ook wordt er gebruik gemaakt van het schaalvoordeel en wordt het ‘Just in time’-principe volledig benut. “De kaas die het beste bij de behoefte past, tegen een gunstige prijs op het juiste moment geleverd.”
Het efficiënt organiseren van dit inkoopproces heeft nogal wat voeten in de aarde. Inkoopsoftware kan hierbij uitkomst bieden. Via een inkoopapplicatie kunnen decentrale bestellers eenvoudig hun weg vinden naar het juiste product van de geselecteerde aanbieder. Daar biedt het de centrale inkoper handvatten om het proces op een gestructureerde manier vorm te geven en te monitoren.
Inkoopsoftware van de Spend Cloud zorgt dat afwijken van het inkoopbeleid verleden tijd is. Het proces wordt efficiënter, duidelijker en inzichtelijker. De organisatie heeft vooraf controle over het bestelgedrag en stelt kaders zodat er een automatische workflow ingesteld kan worden. Iedere bestelling wordt automatisch gecontroleerd, zodat handmatige handelingen geminimaliseerd zijn. Ook een OCI punchout koppeling om via webshops te bestellen, is geen probleem. Lees meer over inkoopsoftware van de Spend Cloud in de factsheet die je op deze pagina kunt downloaden. We bewijzen de kracht van de Spend Cloud ook graag via een gratis demo. Spreken we je binnenkort?
Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08:00 uur tot 17:00.
info@proactive.nl
(+31) 23 54 22 299
