Middin verwerkt tientallen inkooporders per dag met maar 2 inkoopadviseurs
“Als Middin een traditioneel inkoopproces had, zouden we hiervoor 5 FTE extra moeten aannemen.”
Middin is een grote zorgorganisatie verspreid over Zuid-Holland. Op wel 180 plekken ondersteunen ze mensen met een beperking of niet-aangeboren hersenletsel. Op al die zorglocaties werken in totaal zo’n 3.000 medewerkers. Met tientallen inkooporders per dag kan dit een behoorlijk complex inkoopproces opleveren. Gelukkig maakt Middin al sinds 2017 gebruik van de Spend Cloud om hun uitgavenprocessen te stroomlijnen.
De Spend Cloud als reden om te solliciteren
Daniël van Someren, adviseur inkoop, heeft de implementatie van de Spend Cloud net niet meegemaakt. Het feit dat Middin al met de Spend Cloud werkte, was voor hem juist een reden om in dienst te komen. Daniël vertelt: “Als ik de processen van voorgaande werkgevers vergelijk met hoe het is om bij Middin met Spend Cloud Inkoop te werken, bevalt me dat heel goed.”
Met één andere collega beheert Daniël het volledige inkoopproces
Middin heeft maar twee adviseurs inkoop, waar Daniël er eentje van is. “Mijn collega en ik doen alleen inkoopprojecten. Ik verwerk bijvoorbeeld mutaties in de Spend Cloud als een zorglocatie verhuist. De hele operationele inkoop vindt op de zorglocaties zelf plaats. Dat is mogelijk met de Spend Cloud, vooral dankzij de OCI-koppelingen.”
“Met de Spend Cloud houden we het proces behapbaar voor 180 locaties en 3.000 medewerkers. Anders hadden we dat nooit met maar twee adviseurs inkoop gered. Er gaan tientallen orders per dag doorheen, omdat ons beleid is om zoveel mogelijk via de Spend Cloud in te kopen. Als we dat bij Middin op een traditionele manier zouden willen doen, moeten we zeker 5 FTE extra aannemen.”
Ook het factuurverwerkingsproces wordt steeds beter dankzij de Spend Cloud
Daniël vertelt verder: “Bij Middin werken we voornamelijk met PDF-facturen en soms met XML-facturen. Met XML vindt er een automatische 3-way match plaats. Het is fijn dat je daardoor minder werk hebt aan het factuurverwerkingsproces. Daarom ga ik proactief in gesprek met leveranciers of ze ons van XML-facturen kunnen voorzien en of ze een OCI-koppeling beschikbaar hebben. Collega’s van de crediteurenadministratie laten weten dat Spend Cloud factuurmatching steeds beter wordt.” Bijvoorbeeld dankzij Autosuggest. Dat is een AI-gedreven functionaliteit die boekingsvoorstellen doet op basis van historische data.
Middin blijft actief verbeteren met Spend Analytics
Niet alleen is het bewonderenswaardig dat Daniël proactief met leveranciers in gesprek gaat. Hij gebruikt ook Spend Analytics om verbetermogelijkheden inzichtelijk te maken. “Voor analyses van onze processen gebruik ik bijvoorbeeld het productgroepenoverzicht en het Kraljic-matrix. Op basis daarvan kan ik rapportages genereren voor het management. Daarbij laten de analyses ook zien welke kansen we kunnen benutten om bijvoorbeeld ons leveranciersbestand te optimaliseren.”
Spend Cloud Purchase to Pay is gebruiksvriendelijk en intuïtief
Daniël vertelt: “Het gebruiksgemak van Spend Cloud Purchase to Pay is goed. We hoeven nieuwe medewerkers geen cursus of iets dergelijks te geven om met de Spend Cloud te werken. Ze komen er bijna altijd zelf wel uit. De software is namelijk intuïtief en gebruiksvriendelijk ingericht. We krijgen sowieso nooit klachten over dat de software te ingewikkeld zou zijn. Medewerkers hebben altijd de ruimte om vragen te stellen, maar het aantal vragen dat we krijgen, is beperkt. Alles wijst zichzelf.”
“Als we dan wel vragen krijgen waar ik het antwoord niet op weet, neem ik contact op met de Spend Cloud supportafdeling,” gaat Daniël verder. “Die spreek ik meestal één keer per maand en dat contact verloopt altijd prettig. De reacties per mail mogen van mij iets sneller, maar als ik echt haast heb, bel ik gewoon. Dan is het meestal vlug geregeld. Daarnaast kunnen we terugvallen op de Spend Cloud Portal met alle kennisartikelen.” Wist je dat de Spend Cloud supportafdeling in 2024 met een 9,5/10 werd gewaardeerd?
Als Daniël het grootste voordeel van de Spend Cloud moet omschrijven, zegt hij: “De Spend Cloud helpt met het volledig ontzorgen van alle operationele inkooporders.”
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!
Middin blijft op de hoogte van de nieuwste Spend Cloud ontwikkelingen
Marja Noordermeer, financieel medewerker bij Middin, vertelt: “Eens per maand is er een releasewebinar waarin wordt verteld welke nieuwe opties de Spend Cloud erbij heeft gekregen. Die probeer ik altijd bij te wonen. Het is fijn dat we op die manier op de hoogte blijven. Ook woon ik weleens een themawebinar bij, waar de Customer Success-afdeling diep ingaat op een specifiek onderwerp. Degene over kunstmatige intelligentie vond ik bijvoorbeeld erg interessant.” Extra fijn dat al deze webinars altijd terug te vinden zijn in de Spend Cloud Portal, zodat je die op je gemak nog eens kunt bekijken.
Ontdek Spend Cloud Purchase to Pay
Middin bespaart veel tijd en handmatige handelingen met de Spend Cloud, omdat ze daarin hun inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces vormgeven. Daniël benadrukt: “Locaties kunnen zonder allerlei ingewikkelde handelingen gewoon bestellingen bij leveranciers doen en dat is heel fijn.” Daar gaat het uiteindelijk om: dat het primaire proces gewoon doorloopt. Zeker in zo’n belangrijke sector als de zorg.
Benieuwd wat de Spend Cloud voor jou kan betekenen? Lees meer over Spend Cloud Purchase to Pay.
Wist je dat Middin ook met slimme betaalpassen werkt?
Voor incidentele kosten, zoals boodschappen, kunnen zorgmedewerkers van Middin een slimme betaalpas gebruiken. Hoe dat werkt, lees je op de Spend Cloud Card-pagina. Of lees verder in het succesverhaal van Middin met slimme betaalpassen.
Benieuwd hoeveel handelingen de Spend Cloud bespaart?
Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van dit Spend Cloud proces te bekijken!
