Triade Vitree realiseert zo’n 20% tijdsbesparing dankzij Spend Cloud inkoopsoftware
“Voor de medewerkers op de administratie en voor Team Inkoop schat ik dat we een 20% tijdsbesparing behalen.”
Triade Vitree is een grote zorgorganisatie die voorziet in gehandicaptenzorg, jeugdhulp en GGZ. Met 2.100 medewerkers verspreid over 185 locaties kan het best een uitdaging zijn om het inkoopproces efficiënter in te richten. Gelukkig heeft Barry Verkissen, Teamleider Inkoop, in 2021 een flink optimalisatietraject in gang gezet.
Het inkoopproces van Triade Vitree onderging aanzienlijke veranderingen. Vroeger was het niet centraal georganiseerd en dus was er ruimte voor verbetering. Barry benadrukt: “Ik moest echt vanaf de basis beginnen.” Inmiddels zijn alle inkoopprocessen gedigitaliseerd, met aanzienlijke vooruitgang in automatisering en optimalisatie.
Van mailen en bellen, naar in de Spend Cloud bestellen
“Vroeger bestelden zorgmedewerkers door te mailen, te bellen en naar de winkel om de hoek te gaan. Er was behoefte aan een bestelsysteem om alle goederen af te roepen en om het inkoopproces centraal vorm te geven. Toen kwam mijn ervaring met software zoals de Spend Cloud goed van pas. Mede hierdoor hadden we een voorkeur voor de Spend Cloud. We werkten namelijk al met Kas & Pas en we wisten al dat de Spend Cloud gebruiksvriendelijke software is. Het past bij de werkwijze van Triade Vitree.”
Barry legt uit: “We begonnen met een leeg canvas. Er was geen oud systeem om informatie uit te migreren. We zijn begonnen met een pilot om de Spend Cloud stapsgewijs te implementeren. Dit stelde ons in staat om het inkoopproces steeds verder te optimaliseren. Bovendien kwamen behoeften van zorgmedewerkers aan het licht waarvan we ons niet eens bewust waren. Het artikelbestand groeit gestaag, evenals de lijst van beschikbare webshops.”
Webshops en OCI-koppelingen zijn een must
Het was vanaf moment één duidelijk dat Triade Vitree het inkoopproces zoveel als mogelijk via webshops wilde laten verlopen. “Je wil toch die volledige 3-way match voor elkaar krijgen,” vertelt Barry. “Daardoor gaat de facturatie ook efficiënter. Alleen de kleinere leveranciers die echt onmisbaar zijn, zijn een uitzondering op onze ‘webshop first’-insteek. Je wilt geen zeeën van tijd kwijt zijn aan handmatig bestellen, als het om kleine orders gaat.”
De OCI-koppeling met Profyte medical is onmisbaar
De Spend Cloud koppelt met 200+ webshops. Een connectie met leverancier Profyte medical was dan ook snel geregeld! Via een ‘Open Catalog Interface’-koppeling (OCI) kunnen medewerkers via de Spend Cloud een webshopomgeving benaderen. Dat maakt bestellingen plaatsen bij leveranciers (ook zonder eigen webshop) een stuk eenvoudiger.
“Bij Profyte medical kunnen we productgroepen onderbrengen waar we nog geen standaardleverancier voor hadden,” legt Barry uit. Zij voorzien namelijk in duurzame medische investeringsgoederen. Denk aan medisch meubilair en medische apparatuur, maar ook aan producten en hulpmiddelen voor de verpleging. Een totaalpakket om de medische praktijk optimaal in te richten.
“Vroeger werden medische apparaten overal vandaan gehaald,” gaat Barry verder. “Dat terwijl we met geijkte producten willen werken. Je kunt alleen standaardiseren, als je het inkoopproces centraal regelt. Dat iedereen een bloeddrukmeting doet op dezelfde manier met hetzelfde merk instrument. Daarom zochten we één leverancier die ons kon voorzien in alle producten én in dienstverlening.”
“Daarmee bedoel ik enerzijds de levering tot de drempel: de doos met producten. Anderzijds hadden we ook behoefte aan uitleg en adviezen op de zorglocaties zelf. Wat als het product een keer stuk gaat of geijkt moet worden? Hoe werkt dat? Hierin is de samenwerking met Profyte medical erg fijn. Zij voorzien ons ook van uitmuntende service en vrijblijvend advies aan de andere kant van de drempel. Juist het meedenken stellen we erg op prijs. Wat als er oplossingen voor behoeftes bestaan waar we nog niet vanaf weten? We zijn ontzettend tevreden met de koppeling tussen de Spend Cloud en Profyte medical.”
Jos van der Voet, eigenaar van Profyte medical, voegt toe: “Onze focus ligt allereerst op de veiligheid van de patiënt en het gemak voor de gebruiker. Daarnaast denken we ook actief mee over een kosteneffectieve werkwijze en het reduceren van de kosten.” Het beste van beide werelden dus!
Snel en efficiënt nieuwe OCI-koppelingen implementeren
“Bij Triade Vitree maken we gebruik van diverse Spend Cloud OCI-koppelingen,” vertelt Barry. “De koppeling tussen de Spend Cloud en Profyte medical was (mede dankzij Abeta) snel geregeld. We kunnen artikelen aanpassen en artikelgroepen dichtzetten. Zo houden we het inkoopproces eenvoudig voor zorgmedewerkers. Ze zien alleen de producten die ze mogen bestellen, in plaats van het hele productbestand.” Kortom: een prettige verbeterslag!
Aan die optimalisatie werkt Profyte medical graag mee. Jos vertelt: “Dankzij de Spend Cloud zijn wij uitstekend in staat om maatwerkoplossingen te bieden die voldoen aan de specifieke behoeften van zorgorganisaties. Deze aanpak biedt niet alleen voordelen voor onze klanten, maar optimaliseert ook ons eigen logistieke proces. Daardoor besparen we kostbare tijd die we kunnen steken in het nóg verder verbeteren van onze dienstverlening.”
Spend Analytics komt voor Team Inkoop goed van pas
Barry: “Als Teamleider Inkoop werk ik zelf voornamelijk met de statistieken en analyses van de Spend Cloud. Deze nieuwe manier van werken heeft veel impact gehad op de invulling van mijn rol. Vroeger had ik geen afnamestatiestieken. Nu kan ik overeenkomsten baseren op tastbare feiten. Dat maakt het makkelijker om inkoopafspraken te maken op maat. Het grote voordeel van de Spend Cloud, is dat alle processen aan elkaar hangen. Daardoor gaan betalingsprocessen makkelijker en sneller. Je krijgt waardevolle inzichten en kunt vooruit kijken.”
In een jaar tijd meer dan de helft van de operationele uitgaven gedigitaliseerd
Triade Vitree is tijdens het interview ongeveer een jaar van start met de inkoopsoftware. “Inmiddels worden zo’n 65% van de operationele uitgaven via de Spend Cloud gedaan,” vertelt Barry trots. “Daardoor kunnen we focussen op de verschillen tussen locaties. Uit analyses en praktijkvoorbeelden komen concrete verbeteringsmogelijkheden. Deze inzichten gebruiken we om te standaardiseren. De Spend Cloud maakt het uiteindelijk makkelijker om te sturen op de euro’s.”
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
20% tijdbesparing; uren die gebruikt worden voor optimalisatie
“Voor de medewerkers op de administratie en voor Team Inkoop zou ik zo’n 20% tijdbesparing schatten bij een automatische verwerking via Spend Cloud. Die tijd kunnen we dan bijvoorbeeld besteden aan het optimaliseren van de Spend Cloud Kas & Pas-processen. Die uren ‘houd je dus over’ om ze ergens anders aan te besteden.”
Benieuwd wat jouw zorgorganisatie kan bereiken met Spend Cloud Inkoop?
Bekijk andere succesverhalen uit de zorgsector en natuurlijk de Spend Cloud Inkoop-pagina. We laten de software ook graag live zien. Vraag gerust een gratis online demo aan! Spreken we je binnenkort?
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van een integratie tussen inkoop, factuurverwerking en contractmanagement in de factsheet.
