Case Postillion Hotels – Inkoop

De horeca had het anno 2021 niet makkelijk. Postillion Hotels moest het met de helft van de finance medewerkers doen… en dat lukte. Het lukte niet alleen, het gaat nog steeds goed.

De Spend Cloud module Inkoop helpt Postillion tijd en geld besparen op alle zeven locaties. De crediteurenadministratie kan door één persoon geregeld worden binnen 24 uur per week. Benieuwd hoe ze dat voor elkaar krijgen?

Postillion-Hotels-Amsterdam

Postillion Hotels werkt al sinds 2014 met de Spend Cloud. Ze zijn ooit begonnen met digitale factuurverwerking en werken ondertussen ook al met de inkoopmodule. Toen Richard Bosman bij Postillion binnenkwam, kon hij de verandering in werkwijze niet meemaken, maar met 20 jaar in de horecabranche had hij toch een mooie anekdote: “Het verschil tussen facturen stempelen en facturen ineens automatisch verwerken is enorm!” Over zijn ervaringen tijdens de implementatie van Inkoop vertelt hij het volgende. 

Van stempels drukken naar ‘dat wil best aardig lukken!’

“De implementatie van de Spend Cloud module Inkoop duurde even, omdat de software uitgerold moest worden over diverse locaties. Bij sommige medewerkers proef je daarnaast weerstand wanneer een verandering plaatsvindt. Dit alles vertraagde het proces al iets en net toen we flink wilden doorpakken, kwam COVID-19. Toen hebben we bewust gekozen onze tijd te nemen met de uitrol.” – Richard Bosman, Finance manager bij Postillion Hotels. 

Ondanks deze helaas niet zo soepele implementatie, is Richard enorm tevreden met de Spend Cloud module Inkoop. Van tevoren waren er al berekeningen gemaakt om te zien hoeveel het werken met de Spend Cloud zou opleveren, maar ook achteraf is het ‘t zeker waard. 

“Ik ben erg enthousiast over de Spend Cloud. Een wisseling van personeel is gebruikelijk in de horecabusiness, dus je moet je personeel goed kunnen betrekken bij processen en je moet duidelijke en uniforme richtlijnen hebben. Een efficiënt inwerkproces is essentieel in onze branche. Stel dat een handjevol medewerkers bij Postillion werkt als zomerbaan, kan je gewoon geen inwerktraject van een maand hebben. De Spend Cloud is gebruiksvriendelijk en intuïtief genoeg zodat nieuwe medewerkers snel aan het werk kunnen.” Kortom: van stempels drukken naar ‘dat wil best aardig lukken’. Daar komt nog bij dat het management het digitale inkoopproces beter onder controle heeft. 

“Vroeger belden we alle leveranciers voor bestellingen, dus daar ging veel tijd in zitten én het was foutgevoelig. Nu gebeurt en zit alles in de Spend Cloud. Alle correspondentie is altijd terug te vinden, dus is het vanuit management ook veel makkelijker om er controle op te houden. We hebben niet voor niets een stuk of zes hoofdleveranciers. Dan moet het inkoopbeleid natuurlijk wel worden nageleefd! Die garantie hebben we met de Spend Cloud en het inkoopproces wordt een stuk eenvoudiger.” – Richard Bosman, Finance manager bij Postillion Hotels. 

Minder tijd achter de computer betekent meer tijd in de keuken

Zelf is Postillion ook actief bezig met digitaliseren, automatiseren en optimaliseren. Ze hebben het doel om kantoorloze locaties te hebben, bijvoorbeeld door virtuele tours te organiseren in plaats van mensen in te huren voor een tour op locatie. Verder maken ze gebruik van geavanceerde software die op maat gemaakte offertes automatisch opmaakt op basis van een aanvraagmail.

“Met deze techniek kunnen we klanten binnen twintig minuten een aanbieding geven in plaats van dat er bij zeer complexe aanvragen zelfs meerdere dagen overheen gaat. Dan hebben potentiële klanten de tijd om naar de concurrentie te stappen. Dit nieuwe proces scheelt ons tijd én veel geld. Het klinkt misschien gek, maar door deze robotisering kunnen we dus klantvriendelijker zijn.” 

Dat geldt voor de Spend Cloud ook in zekere mate. Minder tijd achter de computer betekent toch weer meer tijd achter de balie of in de keuken. Daarnaast maakt de Spend Cloud thuiswerken mogelijk voor het kantoorpersoneel.

Factuurverwerking geregeld binnen 24 uur per week

“Met de helft van de finance medewerkers moesten we hetzelfde werk verrichten en ook nog eens vanuit huis. Het was dus een mooie kans om verder te digitaliseren om die werklast nog beter draagbaar te maken. De factuurverwerking kan ondertussen binnen 24 uur per week door één persoon geregeld worden voor alle zeven Postillion Hotel locaties en daarnaast heeft die administratief medewerker natuurlijk nog veel meer taken! We hebben met de Spend Cloud dus flink wat tijd kunnen besparen.” 

“Daarnaast hebben we processen anders ingericht door de verantwoordelijkheid bij onder andere de koks zelf neer te leggen om bestellingen te doen. In de keuken kan het behoorlijk hectisch zijn, dus tijdens het bereiden van diverse gerechten tegelijk wil je niet tien minuten lang over het bestellen van producten doen. Dat moet binnen een paar klikken geregeld zijn en dat lukt in de Spend Cloud. De OCI-webshopkoppelingen zijn hier echt een uitkomst bij.”

Automatiseren met de Spend Cloud module Inkoop

Inkopen voor diverse keukens blijft een uitzonderlijk proces waar veel variatie in zit. Hoe sluit de Spend Cloud daarop aan, die juist gebruik maakt van standaardisering en automatisering? Richard heeft een antwoord: “Wanneer je producten inkoopt voor de keuken, wil er nog wel eens een grammetje meer of minder bloem, meel of bananen geleverd worden. Het proces om dit goed geregistreerd te krijgen in de Spend Cloud heeft lang geduurd, maar de koppeling met Bidfood werkt nu prima. Zulk soort afwijkingen en variaties kan de Spend Cloud module Inkoop dus ook aan.”

Kosten en gedoe besparen, en toch flexibel blijven

De OCI (webshop) koppelingen hebben daarnaast veel toegevoegde waarde. Daar maakt Postillion graag gebruik van. “Ik zou streng willen sturen op het gebruik van de OCI-koppelingen en alleen bestellen bij onze zes hoofdleveranciers, maar werken met verschillende locaties vraagt toch om flexibiliteit. Aan de ene kant wil je kosten en gedoe besparen dat een wildgroei aan leveranciers met zich meebrengt, maar aan de andere kant wil je ook kunnen inspelen op lokale kortingen, acties en uitzonderingen.” 

“Denk bijvoorbeeld aan een ‘koop lokaal’ evenement waar we aan mee hebben gedaan. Zo kunnen we toch energie steken in Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dat is dan alleen relevant voor bepaalde locatie en de ruimte voor die flexibiliteit moet er wel zijn. Dat kan de Spend Cloud ook bieden. Hoe minder leveranciers, hoe beter en dan toch die beweegruimte kunnen bieden.”

OCI-webshopkoppelingen: ‘liever lui dan moe!’

“Gaan we intensiever met een nieuwe leverancier werken? Top, maar dan willen we wel kijken naar of een OCI-koppeling mogelijk is. Liever lui dan moe, want zeker in onze branche is het vliegen en hollen. In de Spend Cloud hoef je vaak geen handmatige orders aan te maken, dus waarom zou je? Met webshopkoppelingen bespaar je bijvoorbeeld een chefkok veel tijd en het doel is uiteindelijk het de medewerkers op locatie makkelijker te maken. Dan houden we tijd over voor de klanten en kunnen we nog klantvriendelijker zijn.”

Vooraf controle over kosten met de Spend Cloud module Inkoop

Het grootste voordeel aan de Spend Cloud module Inkoop is voor Richard de garantie dat medewerkers zich aan het inkoopbeleid houden. “Het is erg prettig dat we van tevoren kosten kunnen beoordelen in plaats van achteraf, wanneer we al betaald hebben. Locatiemanagers hebben de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf beslissingen te nemen onder andere wat betreft inkoop voor hun eigen locatie. Toch is het prettig om bepaalde kosten van tevoren in te kunnen schatten.” 

“Vroeger werden bestellingen gewoon geplaatst en kregen we achteraf de factuur te zien. Soms is dat dan pijnlijk, omdat je weet dat het praktischer kan. Stel dat je een grote uitgave wil doen, dan kun je dat beter bewaren voor maanden waarin we pieken in plaats van voor de rustigere periodes. Met de Spend Cloud hebben we hier meer controle over en kunnen we rekening houden met dit soort seizoensgebonden kosten.”

Richard is zelfs zo enthousiast over de Spend Cloud, dat hij graag in het weekend op zijn tablet nog even wat facturen controleert. “Ook van collega’s hoor ik dat ze zaterdagavond op de bank in de Spend Cloud App nog even een factuur bekijken. Het is met een paar klikken klaar, dus geen moeite. Het coderen van facturen doet de administratief medewerker graag met twee schermen, dus erg fijn dat de Spend Cloud op alle devices toegankelijk is, thuis en op kantoor!”

Richard Bosman

Finance and administration manager

“Met de Spend Cloud App is een factuur beoordelen geen moeite. Het is met een paar klikken klaar.”

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Optimaliseren met de Spend Cloud module Contractmanagement

Helaas had Postillion in 2021 niet de tijd om te optimaliseren met de Spend Analytics functionaliteit, maar ze “hebben zeker wel de ambitie om te analyseren, vergelijken en verbeteren. Het is ontzettend mooi dat we die optie in de toekomst hebben. Wat in het vat zit, verzuurt niet!” 

Postillions ambitie om te blijven digitaliseren, automatiseren en optimaliseren is duidelijk, maar ze doen er een schepje bovenop. Naast dat ze graag werken met Inkoop en Factuurverwerking, gaan ze ook aan de slag met de Spend Cloud module Contractmanagement. Dan kun je pas echt toe gaan werken naar een volledig touchless Purchase to Pay proces!

Van een grote horde naar de administratie op orde

“De manier van werken verschilt per manager, per locatie, per contractsoort. Daar willen we echt meer uniformiteit in hebben en met de inzichten uit Contractmanagement kunnen we bijvoorbeeld kijken naar groepskorting. We willen contracten centraal én op locatie digitaal kunnen bijhouden op een gestandaardiseerde manier.” Met de Spend Cloud module Contractmanagement gaan Postillion voor een uniforme en digitale manier van werken, zodat iedereen op de hoogte is van wat er rondom contractmanagement speelt.

Benieuwd of Spend Cloud Purchase to Pay ook voor jouw organisatie werkt?

Je kunt meer informatie vinden op de Purchase to Pay pagina. We laten je de krachten van de Spend Cloud ook graag live zien tijdens een online demo! Daarvoor kun je contact met ons opnemen of je kunt direct een vrijblijvende, gratis demo aanvragen.

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jou kan betekenen?