Innovatieve Dunweg Uitvaartzorg vliegt door Spend Cloud implementatie heen
Dunweg Uitvaartzorg is een familiebedrijf dat in honderd jaar is uitgegroeid tot een bedrijf dat uitvaarten verzorgt op acht verschillende locaties. Dat kan niet zonder actief te innoveren.
Denzel van der Pijl vertelt: “Ik ben de derde generatie van de familie Van der Pijl en ik doe de directie samen met mijn vader. Wij als Dunweg willen al sinds 1911 iedere dag iets anders doen. Denk bijvoorbeeld aan het starten van de allereerste natuurbegraafplaats in Noord-Holland. Omdat we blijven innoveren op hoog tempo, bestaan we al zo lang. Die mentaliteit zit ook in de Spend Cloud en dat is heel fijn.”
Het is niet verrassend dat de implementatie van de volledige Spend Cloud, Visma.Net Financials en FuneralView zo soepel en snel is verlopen. In dit succesverhaal lees je hoe Dunweg dat voor elkaar heeft gekregen.
Van een eigen server, naar een duurzamere en veiligere werkwijze
“Vroeger hadden we een eigen server en een eigen database,” vertelt Denzel. “De dienstverlening vanuit de leverancier die onze server verzorgde, bleek helaas niet aan onze cybersecuritystandaarden te voldoen. Toen zijn we meteen op zoek gegaan naar een alternatieve manier van werken. We zijn gelijk overgestapt op FuneralView, met hulp van Arch-IT.”
“Als ik terugkijk, is het ook duidelijk dat onze huidige manier van werken een stuk duurzamer is,” gaat Denzel verder. “Voor de overstap waren we ons al bewust van het elektriciteitsverbruik van de server en de materialen die we verbruikten bij onze dienstverlening. We wilden sowieso minder belastend voor de wereld zijn.”
Duurzaamheid was dus niet dé reden om over te stappen op de huidige manier van doen, maar het is zeker een hele mooie bijkomstigheid. Denzel: “Tegenwoordig zijn we wél heel bewust met duurzame keurmerken bezig. Het is fantastisch dat we automatisch aan allerlei zware eisen voldoen dankzij de Spend Cloud. Denk aan dat we niets meer hoeven te printen en leveranciers vragen alleen nog digitale facturen te versturen.”
De overstap naar de Spend Cloud, Visma.Net Financials en FuneralView
Denzel: “Nadat we over waren gestapt op FuneralView, zijn we met Arch-IT aan de praat geraakt over ons toenmalige boekhoudprogramma. Inmiddels geven we dat vorm in Visma.Net Financials. Toen was de stap naar de Spend Cloud voor onze uitgavenprocessen niet heel groot meer.”
Waarom kiest Dunweg Uitvaartzorg voor de Spend Cloud?
“Accountmanager Gerjan hoefde tijdens zijn demonstratie van de Spend Cloud maar heel weinig te laten zien om me te overtuigen,” vertelt Denzel. “Ik was meteen enthousiast en wilde gelijk aan de slag. Toen zijn we bij Dunweg gestart met contractmanagement en factuurverwerking, en later met Spend Cloud Expense. Expense is ideaal voor uitgaven die medewerkers doen vanuit de organisatie. Omdat we een bedrijf zijn met meerdere locaties, was het best lastig om dat proces vorm te geven. We wilden vooral van het gedoe met banken af. Dat is zeker gelukt.”
Denzel: “Omdat deze processen nu allemaal zo goed gaan, zijn we iets recenter ook met Spend Cloud inkoopsoftware begonnen. Dat betekent dat we nu met de hele Spend Cloud werken. We zijn superenthousiast. Op jaarbasis hebben we meer dan 5.000 facturen, dus dan kun je eigenlijk niet zonder goed spend management systeem.”
Hoe is de Spend Cloud implementatie verlopen?
“Ik ben echt ontzettend tevreden over de implementatie,” zegt Denzel meteen. “Spend Cloud Consultant Jeffrey was vanaf moment één goed geïnformeerd. Hij wist precies wat we wilden en hoe we dat zo efficiënt mogelijk konden bereiken. Het contact met hem was heel laagdrempelig. De combinatie tussen Jeffreys gepersonaliseerde aanpak, het snelle schakelen en mijn eigen digivaardigheid was essentieel voor het succes van zo’n efficiënte implementatie.”
“Het scheelt dat ik zelf handig met computers ben,” legt Denzel uit. “Dat had Consultant Jeffrey meteen door, dus heeft hij de standaard aanpak aangepast en versneld. Zijn aanpak die volledig op onze behoefte was afgestemd, was zeker een cruciale succesfactor.”
Hoe werkt Dunweg nu met de Spend Cloud?
Denzel: “Ik doe in mijn eentje het volledige Spend Cloud applicatiebeheer voor onze 70 medewerkers en 8 locaties. Daarvan zijn 20 medewerkers bij het fiatteringsproces betrokken en er is één slimme betaalpas per locatie. Deze werkwijze is schaalbaar voor overnames, omdat de rechtenstructuur makkelijk is toe te passen op nieuwe locaties. We kunnen makkelijk voortborduren op de basis die ik samen met Jeffrey heb gelegd. Zo houden we uitgavenprocessen makkelijk beheersbaar.”
“Geavanceerd, beheersbaar, controleerbaar en uitvoerbaar”
“Ik ben heel trots op hoe onze systemen (samen)werken,” zegt Denzel. “Onze nieuwe Controller is erg onder de indruk van hoe geavanceerd alles is. De manier waarop de Spend Cloud feilloos op Visma.Net aansluit, is gewoon super. Het is fijn dat die systemen informatie uitwisselen, zodat je niet alles overal handmatig bij hoeft te houden. Die combinatie is goed beheersbaar, controleerbaar en uitvoerbaar.”
De resultaten: tijdsbesparing en flexibiliteit
Denzel: “Door de combinatie van FuneralView, Visma.Net Financials en de Spend Cloud, besparen we veel tijd. Medewerkers hoeven data niet meer dubbel in te voeren. Bestanden hoeven niet dubbel ingeladen te worden. Je kunt concepten opslaan, zodat je later verder kunt met een taak in plaats van dat je helemaal opnieuw moet beginnen.”
“Die flexibiliteit is ontzettend belangrijk in onze branche,” gaat Denzel verder. “Het ene moment hebben we een rustige dag en het volgende weten we soms niet waar we het moeten zoeken van de drukte. Daarom is het extra fijn dat mensen makkelijk thuis kunnen werken én op locatie. Daarnaast is het fijn dat de Spend Cloud kennisbank een uitgebreide lijst aan artikelen heeft om op terug te vallen. Zo zijn we niet afhankelijk van de supportafdeling, bijvoorbeeld buiten reguliere kantoortijden. Als we dan wel een keer bellen, worden we direct geholpen. Daar voldoet de Spend Cloud in product en dienstverlening volledig in.”
Hoe groot is het verschil tussen vroeger en nu met de Spend Cloud?
“Binnen 5 minuten en een paar klikken draaien we een hele nieuwe administratie”
Denzel heeft in de afgelopen paar jaren wat overnames meegemaakt. “Dan merk je pas echt hoeveel verschil de Spend Cloud maakt. Vaak gaat de administratie bij zo’n bedrijf namelijk nog met de hand of ze werken met spreadsheets. Na de overname blijft alles voor zo’n locatie in principe hetzelfde, behalve dat wij onze stroom van automatisering doorvoeren,” gaat Denzel verder.
“Vroeger was dat een arbeidsintensief en duur proces. Tegenwoordig hoef ik Jeffrey maar vijf minuten te bellen om te vragen of hij wat rechten wil aanpassen. Daarna voer ik wat gegevens in en we draaien de administratie direct voor die extra locatie. Hetzelfde geldt voor Spend Cloud Expense. Ik maak één nieuwe saldorekening aan voor een nieuwe BV, doorloop de verificatie en we zijn live. Je maakt een paar nieuwe medewerkers aan en het werkt meteen. Zo simpel kan het zijn en dat is heel tof.”
“Het grootste voordeel is de grip op uitgavenprocessen”
Denzel: “Het grootste voordeel van de Spend Cloud is de beheersbaarheid van en de grip op onze uitgavenprocessen. We draaien acht verschillende administraties voor acht verschillende BV’s, van financiële holdings tot werkmaatschappijen. Ik kan bijna al mijn analyses op crediteurniveau uit de Spend Cloud halen. Dat werkt gewoon gebruiksvriendelijk en overzichtelijk.”
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
Visma: Hetzelfde gedachtengoed en vergelijkbare gebruiksvriendelijkheid
“Daarnaast merk je dat in alle Visma tools hetzelfde gedachtegoed zit,” gaat Denzel verder. “Je werkt altijd met zoekfuncties en filters, of we het over de Spend Cloud of over Visma.Net Financials hebben. Ook kan je altijd zelf rapportages maken en afstemmen op je behoeftes. Dit alles is heel fijn. Het voelt alsof je in één intuïtieve omgeving werkt in plaats van dat je veel verschillende tools hebt.”
“Nieuwe medewerkers kunnen gelijk door de Spend Cloud klikken,” vult Denzel aan. “We moedigen ze aan om gewoon te gaan doen na een kleine uitleg. Ik zit zelf tussen het fiatteringsproces in, dus als er toch iets fout gaat, hou ik de factuur tegen en leren de medewerkers al doende. Dat werkt voor ons heel goed. Ik krijg bijna geen vragen.”
Tips voor vergelijkbare organisaties
“De investering betaalt zich terug”
“Aan organisaties die wat minder risico’s durven nemen qua automatisering dan wij, adviseer ik om toch een kijkje te nemen,” vertelt Denzel. “Misschien is de Spend Cloud een stuk duurder dan sommige concurrenten, maar die investering haal je er echt uit. De meerwaarde zit ‘m vooral in de Spend Cloud analyses, rapportages en overzichten. En in hoe gebruiksvriendelijk en intuïtief het systeem is.”
“Met één klik op de knop kunnen we laten zien wat we in totaal gefactureerd hebben gekregen van een leverancier. Dan heb je een ontzettend krachtige oplossing. Ik win er niets mee als meer organisaties met de Spend Cloud werken, maar ik gun ze het werkgeluk en de resultaten gewoon. Dan heb je nooit meer gedoe met kwijtgeraakte bonnetjes en handmatige factuurverwerking. Ik raad dus zeker aan om eens een Spend Cloud demo aan te vragen.”
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
