Wat is een workflow?
Ben je benieuwd wat een workflow is en wat de voordelen hiervan zijn? In deze blog leggen we alles uit over de definitie van workflows en hoe je ze kunt automatiseren.
Is dit je al bekent en ben je op zoek naar informatie over de winst die het inrichten van workflows oplevert? Klik dan hier naar de ‘7 voordelen van workflows’- blog. Omdat workflows worden gebaseerd op autorisatieschema’s, leggen we die eerst uit.
Alle informatie die we in deze blog geven, is gebaseerd op hoe de Spend Cloud is ingericht. Als jij werkt met een ander systeem, kan het zijn dat de details verschillen.
Wat is een autorisatieschema?
Het autorisatieschema in de Spend Cloud is een schema van de structuur van organisatorische eenheden binnen een organisatie. Hierin hebben medewerkers een bepaald organisatiespecifiek functieprofiel. Dit profiel heeft bepaalde kenmerken: taken en bevoegdheden. Samen vormen die een rol. Een rol zoals ‘Inkoper’ wordt dus gedefinieerd op basis van een functieprofiel met bijbehorende bevoegdheden. Als je dit allemaal heb ingericht in het systeem, heb je jouw procuratiestromen ingericht.
Een autorisatieschema-voorbeeld in factuurverwerking
Stel een factuur wordt aangeboden bij een van jouw medewerkers. Deze factuur gaat de procuratiestroom in van de bijbehorende organisatorische eenheid en klimt in de hiërarchie omhoog tot het de juiste persoon bereikt. Iemand die de bevoegdheden heeft om het volledige bedrag goed te keuren.
Wat is een workflow?
Binnen uitgavenbeheer is een workflow een vooraf ingestelde procuratiestroom. In de Spend Cloud is dit van toepassing op bijvoorbeeld digitale factuurverwerkingsprocessen.
Hoe start ik een workflow voor mijn factuurverwerkingsproces?
In plaats van handmatig een organisatorische eenheid te moeten invoeren en handmatig een medewerker te moeten invoeren bij bepaalde kostenplaatsen, kan het anders. Je kunt namelijk ook kiezen om een workflow in te richten zodat software de gewenste organisatorische eenheid en medewerker al herkent. Wanneer je gaat coderen scheelt dat veel handmatig werk. Mocht je een uitzondering tegenkomen, kun je de workflow alsnog overschrijven door een andere organisatorische eenheid en/of medewerker te kiezen.
Hoe maak ik dan zo’n workflow in workflow manager software?
Als je een workflow wilt inrichten voor een factuurverwerkingsproces, doe je dat eenvoudig in de Spend Cloud. Die workflow richt je dan in op basis van kostenplaatsen, grootboekrekeningen, kostendragers of variabelen die je zelf in een vrij veld zet.
Stappenplan om een workflow in te richten
- Bedenk vooraf uit welke stappen jouw workflow bestaat. Zijn er grootboekrekeningen die vaak bij bepaalde kostenplaatsen horen? Zijn er vervolgens kostenplaatsen die vaak bij bepaalde organisatorische eenheden terecht moeten komen?
- Bedenk nog een keer goed of alle stappen in de workflow die je hebt beschreven noodzakelijk zijn
- Laat iemand anders jouw workflow bekijken om te zien of het ook voor anderen logische stappen zijn
- Koppel de relevante variabelen aan elkaar in jouw workflow manager software zodat je de workflow kunt automatiseren
- Controleer of de workflow werkt
- Ga na welke uitzonderingen er zijn en controleer of daar aparte workflows voor ingericht moeten worden
- Herhaal dit stappenplan totdat je tevreden bent met hoe dekkend jouw workflows zijn
Waar moet ik op letten als ik een workflow maak?
Dekking van workflows
Het eerste waar je rekening mee moet houden is de dekking van de workflow die je wilt inrichten. Wil je een workflow inrichten voor een situatie die maar in 5% van de gevallen plaatsvindt? Dan kost het waarschijnlijk meer werk om alles juist in te stellen, dan handmatig te coderen. Kies in zo’n situatie dus niet voor een workflow.
Wil je een workflow inrichten voor een scenario dat bijvoorbeeld in 80% van de situaties plaatsvindt? Dan is de kans groot dat je met een automatische workflow veel handmatige handelingen bespaart. In deze blog lees je alle voordelen van automatische workflows.
Hiërarchie in workflows
Naast de dekking is de hiërarchie van je workflow belangrijk. De Spend Cloud hanteert binnen de variabelen (kostenplaatsen, grootboekrekeningen, kostendragers en vrije velden) een standaard hiërarchie. Facturen boek je meestal op kostenplaatsen en een gekoppelde grootboekrekeningen om te kunnen verbijzonderen. Daarom is in de Spend Cloud de kostenplaats de standaard om een procuratiestroom aan te roepen.
Hiërarchie in de Spend Cloud
De Spend Cloud hanteert de volgende hiërarchie in variabelen voor een factuurverwerking-workflow. De bovenste heeft hierbij het meeste voorrang.
- Vrije velden
- Kostendrager
- Kostenplaatsen
- Grootboekrekening
Omdat een organisatorische eenheid het startpunt van het procuratieschema bepaalt, is de kostenplaats leidend als er geen workflow is ingericht.
Hoe specifieker, hoe meer prioriteit dus. Waarom houdt de Spend Cloud deze hiërarchie aan? Als je een workflow inricht op een verbijzondering, wil je niet dat een kostenplaats een workflow start. Dat wil je juist overschrijven in zo’n geval. Daar moet je dus rekening mee houden tijdens de inrichting.
Workflows voor leveranciers en administraties
Je kunt workflows niet op leveranciersniveau instellen in de Spend Cloud. Je kunt workflows op administratieniveau instellen als je een aparte kostenplaatsenlijst per administratie hebt, zodat je daar onderscheid tussen kunt maken.
Wat is een coderingsmatrix?
Met de coderingsmatrix van de Spend Cloud voorkom je een wirwar aan procuratiestromen nadat je nieuwe workflows hebt gemaakt. Je kunt met de coderingsmatrix per grootboekrekening per administratie instellen welke verbijzonderingen van toepassing zijn. Op basis van de grootboekrekening krijg je dan een beperking in keuzemogelijkheden in kostenplaatsen.
Per grootboekrekening per administratie kies je welke verbijzonderingen zijn toegestaan om te kiezen en welke verplicht zijn. Door de beperkte selectie in keuzemogelijkheden van grootboekrekeningen op basis van kostenplaatsen, verklein je de kans op fouten. Als iemand dus een kostenplaats selecteert, kunnen ze alleen grootboekrekeningen kiezen die vooraf zijn ingesteld. Zo kom je een stapje dichter bij het inrichten van de ideale workflow.
Hoe maak ik een workflow in de Spend Cloud?
Meer over hoe je factuurverwerking-workflows in de Spend Cloud inricht, vind je in de Spend Cloud Portal. We hebben namelijk een webinar volledig aan dit onderwerp gewijd! Maak je nog geen gebruik van de Spend Cloud? Vraag dan een vrijblijvende, online demo aan, zodat we de kracht van de software live kunnen bewijzen.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
2 reacties