Afbeelding-workflows-op-smart-tablet

7 voordelen van workflows voor factuurverwerkingsprocessen

Een workflow checkt of iedereen gedaan heeft wat ‘ie moest doen. Dan weet je dus zeker dat de juiste mensen ‘een vinkje hebben gezet’, voordat een factuur betaald wordt. Je kunt volledig vertrouwen op je proces.

Benieuwd naar de andere voordelen van workflows? Lees dan verder in deze blog. Wil je liever eerst meer informatie over wat een workflow precies is? Bekijk dan de ‘Wat is een workflow’-blog.

Is deze situatie herkenbaar in jouw factuurverwerkingsproces?

Medewerkers beginnen aan een omslachtige zoektocht naar kennis wanneer ze een factuur moeten coderen met een uitzondering. Het is ze namelijk onduidelijk wanneer uitzonderingen wel of niet van toepassing zijn. De procuratieschema’s zijn nergens vastgelegd, behalve in het hoofd van collega’s die precies vrij of ziek zijn. Dit moet toch beter kunnen? En dat kan ook! Richt workflows in waardoor de medewerkers enorm worden geholpen en er veel minder fouten worden gemaakt.

Hoe ziet de ideale workflow eruit?

De ideale workflow? Daar heb je geen omkijken naar. Zo’n workflow dekt ongeveer 80% van de situaties, het liefst meer natuurlijk. De ideale workflow is eenvoudig in beheer, zodat je zelf de controle houdt. Het is flexibel genoeg ingericht dat je aanpassingen met één klik op de knop kunt doorvoeren. Je kunt zelfs facturen in de wacht zetten terwijl je digitaal de mening van een collega vraagt of een opmerking plaatst. 

Jasper van Ommen

Spend Cloud Customer Success Manager

“Het resultaat van een workflow is dat je digitale poortjes maakt. Dan gaan de juiste poortjes automatisch open en dicht. Zo kun je controles doen alleen op het moment dat het echt nodig is. Het resultaat is een kwalitatief goedgekeurde factuur.”

Wat zijn de 7 voordelen van werken met een goede workflow?

  1. Het is eenvoudig in te richten. Met een paar keuzes ben je klaar
  2. Het is eenvoudig te onderhouden in eigen beheer 
  3. Het is flexibel, zodat je niet bij iedere wijziging iets nieuws hoeft te bouwen 
  4. Met een goede workflow kun je processen standaardiseren
  5. Door een vooraf ingestelde selectie aan keuzemogelijkheden wordt het factuurverwerkingsproces duidelijker voor medewerkers (met en zonder administratieve kennis)
  6. Daarmee verklein je de kans op fouten
  7. Je legt je Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV)  vast en versleuteld ze, zodat iedereen weet wat hun TBV zijn

Wist je dat je met de Spend Cloud workflows per procuratie kunt instellen? Dat is pas werken met een ideale workflow! Lees meer in de blog over procuratieschema’s

Wat is de beste workflow management software?

De beste workflow management software zorgt dat jij de ideale workflow kan vormgeven. Afhankelijk van welke processen jij wilt optimaliseren, kies je de software die het beste bij je past. Wist je dat de Spend Cloud facturen in de wacht kan zetten terwijl je om een mening vraagt? Wil je alleen digitaliseren of écht automatiseren en facturen touchless verwerken? Lees verder over hoe de Spend Cloud helpt workflows inrichten en automatiseren.

Hoe maak ik de ideale workflow in de Spend Cloud?

Instructies voor hoe je factuurverwerking-workflows in de Spend Cloud inricht, vind je in de Spend Cloud kennisbank. We hebben namelijk een webinar volledig aan dit onderwerp gewijd! Maak je nog geen gebruik van de Spend Cloud? Vraag dan een vrijblijvende, online demo aan, zodat we de kracht van de software live kunnen bewijzen.

Factsheet-Spend-Cloud-Factuurvewerking

Benieuwd naar alle slimme Spend Cloud factuur-verwerking features?

Ontdek digitale factuurverwerking vereenvoudigd dankzij kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? 

2 reacties

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *