7 voordelen van workflows voor factuurverwerkingsprocessen
Een workflow checkt of iedereen gedaan heeft wat ‘ie moest doen.
Dan weet je dus zeker dat de juiste mensen ‘een vinkje hebben gezet’, voordat een factuur betaald wordt. Je kunt volledig vertrouwen op je proces. Benieuwd naar de andere voordelen van workflows? Lees dan verder in deze blog.
Als je liever eerst meer informatie wil over wat een workflow precies is, bekijken dan de ‘Wat is een workflow’-blog.
Is deze situatie herkenbaar in jouw factuurverwerkingsproces?
Medewerkers beginnen aan een omslachtige zoektocht naar kennis wanneer ze een factuur moeten coderen met een uitzondering. Het is ze namelijk onduidelijk wanneer uitzonderingen wel of niet van toepassing zijn. De procuratieschema’s zijn nergens vastgelegd, behalve in het hoofd van collega’s die precies vrij of ziek zijn wanneer ze vragen hebben. Dit moet toch beter kunnen? En dat kan ook! Richt workflows in waardoor de medewerkers enorm worden geholpen en er veel minder fouten worden gemaakt.
Hoe ziet de ideale workflow eruit?
De ideale workflow? Daar heb je geen omkijken naar. Zo’n workflow dekt ongeveer 80% van de situaties, het liefst meer natuurlijk. De ideale workflow is eenvoudig in beheer, zodat je zelf de controle houdt. Het is flexibel genoeg ingericht dat je aanpassingen met één klik op de knop kunt doorvoeren. Je kunt zelfs facturen in de wacht zetten terwijl je digitaal de mening van een collega vraagt of een opmerking plaatst.
Jasper van Ommen
Customer Success Manager bij Visma | ProActive
“Het resultaat van een workflow is dat je digitale poortjes maakt. Dan gaan de juiste poortjes automatisch open en dicht. Zo kun je controles doen alleen op het moment dat het echt nodig is. Het resultaat is een kwalitatief goedgekeurde factuur.”
Wat zijn de 7 voordelen van werken met een goede workflow?
- Het is eenvoudig in te richten. Met een paar keuzes ben je klaar
- Het is eenvoudig te onderhouden in eigen beheer
- Het is flexibel, zodat je niet bij iedere wijziging iets nieuws hoeft te bouwen
- Met een goede workflow kun je processen standaardiseren
- Door een vooraf ingestelde selectie aan keuzemogelijkheden wordt het factuurverwerkingsproces duidelijker voor medewerkers (met en zonder administratieve kennis)
- Daarmee verklein je de kans op fouten
- Je legt je TBV vast en versleuteld ze, zodat iedereen weet wat hun Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden zijn
Wist je dat je met de Spend Cloud workflows per procuratie kunt instellen? Dat is pas werken met een ideale workflow! Lees meer in de blog over procuratieschema’s.
Wat is de beste workflow management software?
De beste workflow management software zorgt dat jij de ideale workflow kan vormgeven. Afhankelijk van welke processen jij wilt optimaliseren, kies je de software die het beste bij je past. Wist je dat de Spend Cloud facturen in de wacht kan zetten terwijl je om een mening vraagt? Wil je alleen digitaliseren of écht automatiseren en facturen touchless verwerken? Hoe de Spend Cloud helpt workflows inrichten en automatiseren, lees je in deze blog.
Hoe maak ik de ideale workflow in de Spend Cloud?
Instructies voor hoe je factuurverwerking-workflows in de Spend Cloud inricht, vind je in de Spend Cloud Portal. We hebben namelijk een webinar volledig aan dit onderwerp gewijd! Maak je nog geen gebruik van de Spend Cloud? Vraag dan een vrijblijvende, online demo aan, zodat we de kracht van de software live kunnen bewijzen.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
2 reacties