Innoveren met ProActive: Januari tot Juni 2021
Welke verbeteringen aan de Spend Cloud hebben er in deze maanden plaatsgevonden?
Never stop improving! In de afgelopen zes maanden hebben we natuurlijk niet stilgezeten. Net zoals in de vorige ‘Innoveren met ProActive’ blog, vatten we hier kort samen aan wat voor nieuwe functionaliteiten we gewerkt hebben. We hebben de meest bijzondere functionaliteiten uitgelicht. Wist je dat je als klant van ProActive ook ideeën in kan dienen waar we mee aan de slag gaan?
Geïmplementeerde ideeën van klanten
Om nieuwe functionaliteiten te maken die aansluiten op de wensen van klanten, geven we iedereen de mogelijkheid om bij te dragen via het klantenportaal en/of uit het testpanel. De volgende verbeteringen van de Spend Cloud zijn daar uit gekomen:
- Gebruikers die de rechten hebben om facturen definitief af te keuren, hebben nu in het codeerscherm een extra knop om definitief mee af te keuren. Dit kan ook vanuit het menu ‘Afgekeurd’. Zo hoef je niet terug naar het overzicht om de betreffende factuur af te keuren. Na het afkeuren ga je terug naar de overzichtspagina.
- Ook de nieuwe optie om standaard factuuromschrijvingen te overschrijven, is een idee van onze klanten.
- De melding wanneer een collega dezelfde factuur of order aan het bekijken is, is nu ook zichtbaar in de app.
- Daarnaast krijg je nu een melding wanneer je een afleverdatum in het weekend wil kiezen.
- Verder kan de inkoopadministratie nu tussentijds orders opslaan. Wel zo makkelijk als je niet direct wil bestellen.
- Het is mogelijk om je wachtwoord aan te passen in de app. Met dit (nieuwe) wachtwoord kun je ook inloggen in de webversie van de Spend Cloud.
- Tegenwoordig kun je niet alleen je eigen account uit de app te verwijderen, maar ook het account van een andere gebruiker. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer een collega uit dienst gaat en nog wel zijn/haar account op de gedeelde telefoon/tablet heeft staan.
- Als laatst een grote wens van klanten: het verbeteren van de flow voor het koppelen van een account in de app. We helpen je nu stap voor stap met het koppelen, waardoor het gehele proces een stuk gebruiksvriendelijker is geworden.
Autosuggest: kunstmatige intelligentie helpt facturen coderen
De nieuwe Autosuggest functionaliteit zal helpen het codeerproces van facturen te vereenvoudigen. De Spend Cloud vult bepaalde velden alvast in op basis van historische gegevens. Zo kan een deel van het werk worden teruggebracht tot het eenvoudig controleren en opslaan van deze suggesties. We zijn druk bezig met meerdere testen en zullen de komende weken gebruiken om de laatste verbeteringen door te voeren. Wanneer we klaar zijn om de functionaliteit voor iedereen aan te zetten, zullen we hierover een aparte releasemail sturen.
Nóg meer ondersteuning van slimme software: kosten verantwoorden
Ook de module Kas & Pas maakt tegenwoordig gebruik van nieuwe slimme software. De Spend Cloud App is in het bijzonder voor de Kas & Pas module handig, omdat je aan de kassa kosten kunt verantwoorden. Je maakt een foto van het bonnetje; ‘klik en klaar’. Nu helpt nieuwe slimme software met het automatisch uitsnijden van je bon op de foto. Zo maak je betere en duidelijkere foto’s, wat zorgt voor een makkelijkere en snellere beoordeling!
Foutloos prijswijzigingen doorvoeren binnen Contractmanagement
De prijs van een contract kan elk jaar met een bepaald percentage of bedrag stijgen, bijvoorbeeld bij een afgesloten huurcontract. Bij het registreren van een contract in de Spend Cloud module Contractmanagement, kun je aangeven of een contract onderhevig is aan prijswijzigingen (indien ingeschakeld in jouw omgeving).
We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in deze functionaliteit:
- Je krijgt een signaal wanneer de prijs van een contract aangepast moet worden. Dit signaal krijg je op basis van de ingestelde waardes bij het registreren van een contract.
- Je kunt de prijs van meerdere contracten tegelijk met een bepaald percentage of bedrag verhogen.
- Er is een nieuw overzicht waar je alle (aankomende) prijswijzigingen kunt bekijken en de prijzen kunt wijzigen.
Met deze verbeteringen blijven de prijzen van contracten en verplichtingen automatisch up-to-date. Daarnaast kun je meer facturen automatisch laten goedkeuren, omdat de kosten blijven kloppen. Instructies over de functionaliteit kun je terugvinden in de Spend Cloud Portal. We hopen dat iedereen net zo enthousiast is over deze verbeteringen als onze pilot-klanten, die het proces van prijzen wijzigen beoordeelden met een 4.3 uit 5.
Inkooporders en facturen matchen en toch flexibel blijven
Afwijkingstolerantie bij een match tussen inkooporders en facturen
Bij het matchen van orders aan facturen werd er alleen een automatische match gemaakt wanneer de bedragen van de factuur en order 100% overeenkwamen. Dit kan vervelend zijn als een klein verschil voor jouw organisatie te verwaarlozen is. Daarom is het tegenwoordig mogelijk om de ingestelde afwijkingstolerantie te gebruiken voor de automatische match. Dan kan de factuur zelfs automatisch door het goedkeuringsproces gaan.
Foutloos facturen en inkooporders matchen
Als een factuur is gematcht aan een inkooporder is het mogelijk om deze match in een latere stap in het verwerkingsproces nog te wijzigen. Als een gebruiker dit doet, zal deze nu een melding te zien krijgen met een waarschuwing over de gevolgen van een wijziging in de match. Als de match na het zien van de pop-up alsnog wordt gewijzigd, zie je dit ook terug in het mutatie-overzicht. Op deze manier zijn zowel de gevolgen van het aanpassen van een match als de daadwerkelijke aanpassing transparant.
Thuiswerken met de Spend Cloud
Naast de tips die we hebben gegeven over hoe applicatiebeheer thuiswerken kan vereenvoudigen, hebben we een nieuwe functionaliteit gecreëerd om dit te ondersteunen. Het is namelijk mogelijk om in je profielinstellingen standaard ontvangstinstellingen aan te geven voor nieuwe orders. Zo kun je kiezen of de door jouw aangemaakte orders worden ontvangen door een groep of een medewerker. Vervolgens kun je ook kiezen welke groep en/of medewerker standaard wordt ingevuld. Tijdens het aanmaken van de order kun je dit nog wijzigen. Wel zo handig wanneer je iets normaal voor een afdeling zou bestellen, terwijl het nu naar een collega gebracht moet worden die thuis aan het werk is!
Sneller werken met extra informatie over facturen
In de module Factuurverwerking kreeg je al een melding wanneer een factuur overeenkomsten met een andere factuur heeft, maar ook de status van die andere factuur is nu zichtbaar. Op basis daarvan kun je sneller bepalen of de nieuwe factuur verder verwerkt moet worden of definitief afgekeurd. Dit idee is door de Community aangedragen.
Als je een factuur opent vanuit het archief van Factuurverwerking kun je onderaan de factuur zien of er andere facturen zijn gekoppeld. Sinds kort is het mogelijk om door te klikken naar de gekoppelde factuur. Wel zo handig als je even een korte blik wil werpen en daarna gelijk door kunt.
Ook nieuw in de Spend Cloud App
- Systeem- en organisatieberichten zijn nu zichtbaar in de app. Dit zijn bijvoorbeeld berichten bij het vervangen van een collega, berichten vanuit jouw organisatie en berichten vanuit ProActive met informatie over de app.
- Tijdens het beoordelen van een order, factuur of periode in de app, ga je na het beoordelen direct naar het volgende item dat je moet beoordelen. Zo kun je snel achter elkaar alle voor jou openstaande facturen, orders en periodes beoordelen.
- Je krijgt een melding bij het gebruik van een verouderde versie, zodat je kunt updaten en altijd werkt met de nieuwste functionaliteiten.
- En als klap op de vuurpijl kun je de Spend Cloud Portal eenvoudig vanuit de app benaderen! In de portal kennisbank vind je direct de antwoorden die je nodig hebt.
Niet alleen ben je dus mobiel met de Spend Cloud App, maar het werkt ook nog prettig(er) dan ooit tevoren.
Ben jij klaar voor actieve doorontwikkeling?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
