Welke impact heeft een uitdiensttreding op mijn spend management processen?
En hoe ga ik efficiënt met een uitdiensttreding om in mijn spend management systeem?
Een uitdiensttreding is nooit leuk. Medewerkers gaan onder niet al te goede omstandigheden weg of medewerkers die je juist niet kwijt wil, vertrekken. Hoe kun je dit proces zo soepel mogelijk laten verlopen voor beide partijen? In deze blog vind je tips hoe je een uitdiensttreding efficiënt kunt vormgeven in je spend management systeem.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden overdragen
Natuurlijk is een officiële overdracht al lang besproken, maar het is minstens zo belangrijk om dit goed in alle systemen vast te leggen. Zorg dus dat alle openstaande acties voor de uitdiensttredingsdatum worden afgerond of aan een andere medewerker worden toegekend. Dan is het systeem klaar voor de volgende stap: het passiveren van het medewerkersprofiel.
Hoe werkt dat in de Spend Cloud?
In de Spend Cloud kun je eenvoudig in één overzicht controleren welke rollen een medewerker heeft om die toe te kennen aan de medewerker die de functie (tijdelijk) overneemt. Alle rechten, bevoegdheden én openstaande acties gaan daarmee real-time over naar de vervangende medewerker. Zo zet je alle werkzaamheden en verantwoordelijkheden over. Denk bijvoorbeeld aan het overdragen van alle contracten die aan een bepaalde medewerker hangen, met één klik van je muis! Op basis hiervan worden workflows anders ingericht, zodat processen door kunnen blijven gaan.
Deactiveer het medewerkersprofiel in alle systemen
Het is onder andere vanuit een cybersecurity-oogpunt cruciaal om profielen van medewerkers die uit dienst gaan of tijdelijk niet werkzaam zijn, te deactiveren. Dan kan die persoon namelijk niet meer in het systeem, beveilig je gevoelige bedrijfsdata en zorg je ervoor dat processen niet stagneren. Ook schoon je hier je database mee op.
Hoe werkt dat in de Spend Cloud?
Een account is met een paar drukken op de knop te passiveren in de Spend Cloud. Je hoeft alleen naar het applicatiebeheer-overzicht van medewerkers te navigeren en daar met een paar klikken de status van het profiel te bewerken. Zo eenvoudig kan het zijn.
Verwijder het medewerkersprofiel waar nodig
Gaat een medewerker echt uit dienst (in plaats van tijdelijk niet werkzaam zijn)? Dan is het ook handig om diens profiel te verwijderen op gedeelde apparaten. Denk aan een smartphone of tablet die voor meerdere medewerkers toegankelijk is. Hierbij is de aanname dat persoonlijke werkapparaten sowieso al worden gereset. Zo kunnen medewerkers niet meer met die inloggegevens inloggen in je systemen.
Hoe werkt dat in de Spend Cloud?
Via de Spend Cloud App kun je eenvoudig de gekoppelde account van een andere gebruiker verwijderen. De Spend Cloud-omgeving blijft dan nog wel bereikbaar via de webversie, tenzij de account is gedeactiveerd. Mocht de medewerker later toch opnieuw in dienst komen, kan de account opnieuw gekoppeld worden aan het smart apparaat.
Bonustip: voorkom cybersecurityrisico’s met een prettig offboardingstraject
Zoals eerder benoemd is het technisch offboarden van medewerkers die uit dienst treden cruciaal voor de cyberveiligheid van jouw organisatie. Je wil namelijk voorkomen dat deze oud-medewerkers per ongeluk of expres mogelijkheden voor hackers achterlaten of zelf met jouw kostbare data gaan rommelen.
Beeld je dit worst-case scenario in
Stel dat een medewerker te horen krijgt binnen een maand ontslagen te worden. De medewerker uit op LinkedIn hoe ontevreden die hierover is en wordt door hackers benaderd om een backdoor achter te laten in ruil voor geld. Dankzij een nieuwe account op de server, kunnen de medewerker en de hackers ook na de uitdiensttreding nog inloggen. Dan implementeert de medewerker wat schadelijke code en gebruiken de hackers de server om bitcoin te minen. Ook schuift de medewerker een deel van de transacties door naar hun eigen banknummer. Dit wil je natuurlijk te allen tijde vermijden.
Best-practice: een prettig en verstandig offboardingsproces
Bovenstaande situatie kan voorkomen worden door twee belangrijke dingen: een prettig offboardingsproces en passende rechten. Wanneer je zorgt dat medewerkers niet boos weggaan, maar bijvoorbeeld doorgroeien of prettig het bedrijf verlaten, doet dit scenario zich niet voor. Daarnaast kun je aan de medewerker voorstellen om vakantiedagen op te nemen, zodat ze niet nog een maand ontevreden verder hoeven te werken. Voor high profile functies is het bijvoorbeeld al gebruikelijk dat je direct wordt vrijgesteld van werk.
Aan de andere kant is het ook belangrijk om verstandig om te gaan met rechten en inloggegevens. Zorg dus dat medewerkers alleen de rechten hebben die ze echt nodig hebben om hun werk te doen voor die laatste maand, in plaats van dat ze overal toegang tot hebben. En houd hun activiteit in de gaten, zodat je meteen weet of servers met vreemde apparaten verbinden en of er geld “verdwijnt”. Controleer ook of er rond de tijd van uitdiensttreding iets veranderd is in rechtensets.
Wil je meer informatie over cybersecurity?
Benieuwd naar onze visie en andere maatregelen? Bekijk dan onze cybersecurity-pagina en de Visma Trust Center. Op onze cybersecurity-pagina kun je ook de beveiligingsfactsheet downloaden met nóg meer diepgaande informatie.
Ontdek hoe de Spend Cloud jouw uitgavenprocessen kan verbeteren
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Lees meer over onze oplossing voor Purchase to Pay: inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers.
