oci-koppeling-met-supermarkt-jumbo

6 redenen waarom ASI beter is dan andere koppelingen

Een Advanced Supplier Integration (ASI) is precies zoals het klinkt: een integratie met een leverancier die verder gaat dan normale koppelingen.

Wist je dat de Spend Cloud nu een ASI koppeling heeft met Jumbo en Albert Heijn? Daarbij maken we gebruik van een geavanceerde API- en OCI-koppeling met verbeterde standaarden. Wat API en OCI inhouden en wat ASI beter maakt dan andere koppelingen die de Spend Cloud biedt, leggen we in deze blog uit.

Wat is een Application Programming Interface (API)?

Een Application Programming Interface (API) maakt een koppeling mogelijk met applicaties van derden. Het is een software-interface die het mogelijk maakt dat twee systemen data kunnen uitwisselen. Denk bijvoorbeeld aan de Spend Cloud koppeling met ZorgMail. Omdat API’s ons leven een stuk makkelijker maken, hebben we veel moeite gestoken in die van de Spend Cloud. Never stop improving! De Advanced Supplier Integration is een goed voorbeeld.

Hoe werkt een normale koppeling?

Wanneer je via de Spend Cloud iets wilt bestellen, kan dat eenvoudig met een webshopkoppeling (OCI). Je bestelt hierbij in de webshop van de leverancier en daarna komt de order automatisch in Spend Cloud te staan. Via een normale OCI-koppeling kun je nadat iets besteld is, geen wijzigingen meer aanbrengen in de order. Dat kan onhandig zijn wanneer je iets vergeten bent. Dan moet je per mail of telefonisch contact zoeken met de leverancier. Je zou denken dat hiermee het probleem is opgelost.

Geen automatische 3-way match na een update buiten de Spend Cloud

Niet dus! Je kunt op die manier buiten de Spend Cloud om een order wijzigen, maar het probleem is daarmee niet opgelost. 

  • Het kost overbodig veel tijd en moeite om deze werkwijze te onderhouden. 
  • De procuratieflow wordt niet getriggerd. Hoe weet je dan zeker of een aangepaste bestelling voldoet aan het inkoopbeleid?
  • Er ontstaat een mismatch tussen orders en facturen. Dit gooit de automatische factuurverwerking in de war en veroorzaakt overbodig veel handmatige handelingen. 

Dit maakt het proces ook nog eens tijdrovend. Kortom: wat als je een order kunt updaten binnen de Spend Cloud? Dat lost het probleem op én meer!

Hoe is een Advanced Supplier Integration (ASI) beter?

We hebben twee standaard koppelingen, OCI en API, samengevoegd om de ultieme koppeling samen te stellen: ASI. Naast dat je zelf een order kunt updaten via de Spend Cloud, zorgt ASI er namelijk ook voor dat de leverancier een order kan bijwerken! Dat is handig als er extra kosten voor gewicht, verpakking of statiegeld bijkomen. Deze extra kosten staan natuurlijk op de factuur en met ASI komt de order overeen.

6 redenen waarom een inkoopproces met ASI beter is

  1. Degene die bestelt én de leveranciers kunnen orders bewerken en bijwerken. 
  2. De werkwijze kost weinig moeite, omdat je handmatige handelingen en gedoe voorkomt. 
  3. De procuratieflow wordt getriggerd op de manier waarop die in jouw Spend Cloud is geconfigureerd. Dan voldoen bestellingen dus alsnog altijd aan het inkoopbeleid. Daarnaast is je proces minder fout- en fraudegevoelig.
  4. Een 3-way match en automatische factuurverwerking is alsnog mogelijk, omdat er altijd een correcte order in Spend Cloud staat. 
  5. Je onderhoudt een correcte audit trail. 
  6. Omdat de aanpassing in de Spend Cloud wordt gedaan, staat de actuele order in de Spend Cloud. Hierdoor heb je een meer accuraat zicht op kosten die eraan komen. 

Met de 200+ webshopkoppelingen die de Spend Cloud biedt, kun je al gebruik maken van een real-time uitwisseling van data. Deze geavanceerde leveranciersintegratie (ASI) maakt het Purchase to Pay proces nóg sneller en eenvoudiger.

Zitten er nadelen aan het werken met ASI?

Zeker: als je gewend bent op te bestelling via de geavanceerde leveranciersintegratie, wil je niet meer anders! Dat maakt het belangrijk om te delen dat (nog) niet alle leveranciers ASI ondersteunen. Jumbo en Albert Heijn waren er gelukkig vroeg bij! Momenteel kijken we naar de mogelijkheden en voorwaarden voor het ontwikkelen van aanvullende ASI-koppelingen met andere leveranciers.

Wat is de meerwaarde van een Advanced Supplier Integration (ASI)?

Dus wat voegt ASI toe aan de Spend Cloud? Deze nieuwe werkwijze is nog veel flexibeler en prettiger voor degene die een bestelling doet en voor de leverancier. De volledig cloudbased software en een correcte audit trail ben je al van de Spend Cloud gewend, maar ASI maakt ook gebruik van toekomstbestendige software. Het is volledig op de standaarden van API en OCI gebaseerd. Met ASI stel jij medewerkers in staat flexibeler en eenvoudiger bestellingen te doen én ontlast je jouw financiële administratie.

Ben jij klaar voor de volgende stap in optimalisatie van jouw inkoopproces?

Wil je graag kennismaken met dé omgeving voor het beheren van alle zakelijke uitgaven? Neem dan contact op of vraag een Spend Cloud demo aan!

Nieuwsgierig naar Spend Cloud Inkoop?

In de Inkoop factsheet vind je meer informatie over Inkoop met 200+ OCI-koppelingen en Advanced Supplier Integrations.

Infosheet downloaden

Benieuwd wat de Spend Cloud van Visma | ProActive voor jou kan betekenen?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.