Wat is het beste Purchase to Pay systeem?
Aan welke 5 criteria moet een Purchase to Pay systeem voldoen om te kwalificeren als de beste?
Reviewsite G2 heeft op basis van recensies geëvalueerd wat gebruikers het meeste waarderen in hun Purchase to Pay software. Denk aan end-to-end automatisering, leveranciersmanagement, contractmanagement, spend analyses, risicomanagement en integratiemogelijkheden.
Dit heeft tot 5 criteria geleid om volgens G2 het beste Purchase to Pay systeem te identificeren:
- Inkoopdata verzamelen van meerdere bronnen
- Het volledige inkoopproces ondersteunen
- Bestellen volgens het inkoopbeleid faciliteren
- Financiële inkooptransacties monitoren
- Inkoopprocessen definiëren en managen
In hoeverre voldoet de Spend Cloud aan deze criteria? Ontdek het in deze blog.
De Spend Cloud kan inkoopdata verzamelen van meerdere bronnen
De Spend Cloud biedt de mogelijkheid om data uit te wisselen, bijvoorbeeld via OCI-koppelingen, API-koppelingen, integraties en imports/exports. Die data-uitwisseling is met een webservice-koppeling altijd real-time. Bij imports en exports moet dit handmatig. Ook koppelt de Spend Cloud met diverse ERP-systemen en boekhoudprogramma’s.
De Spend Cloud kan het volledige inkoopproces ondersteunen
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud. Daarbij maak je gebruik van 250+ beschikbare OCI-koppelingen, automatische (3-way) matching, de Spend Cloud App en nog veel meer. G2 benoemde features zoals:
- Geautomatiseerde workflows
- Real-time data-uitwisseling
- Het Purchase to Pay proces stroomlijnen door inkoop, factuurverwerking en accorderingsflows te integreren
- Een transparant goedkeuringsproces
- Inkoopoders makkelijk beoordelen met een mobiele app
- Krachtige analytics
- Eenvoudig een foto van een (pak)bon toevoegen die automatisch wordt geupload, opgeslagen en uitgelezen met minimale handmatige input
- Het gebruik van historische data om het codeerproces te stroomlijnen
Uiteraard biedt de Spend Cloud al deze mogelijkheden. Ontdek bijvoorbeeld de AI-feature Autosuggest, Spend Analytics en de gebruiksvriendelijke Spend Cloud App.
De Spend Cloud faciliteert bestellen volgens het inkoopbeleid
En helpt ‘maverick buying’ voorkomen
Maverick buying houdt in dat medewerkers kleine, spontane, essentiële uitgaven doen buiten het inkoopproces en afspraken met leveranciers om. Hierbij weet de finance-afdeling pas dat er iets is gekocht, wanneer de factuur al binnen is. Dan is er dus geen kans meer om te controleren of de aankoop aansluit bij het inkoopbeleid, omdat het geld al is uitgegeven. Hoe helpt de Spend Cloud dit voorkomen?
Medewerkers vermijden of negeren het inkoopbeleid en -proces vaak wanneer ze denken niet snel hun doel te kunnen bereiken. Dus: als het inkoopproces te lang duurt of onduidelijk is. Het is dus belangrijk het inkoopbeleid, bijbehorende richtlijnen en voorkeursleveranciers duidelijk vast te leggen in een inkoopsysteem. Daarnaast helpt het als het inkoopsysteem intuïtief en gebruiksvriendelijk is.
De Spend Cloud biedt mogelijkheden om al deze regels en voorkeur vast te leggen, het inkoopproces te stroomlijnen en overzicht te houden. Met geavanceerde workflows en procuratie-instellingen, zorg je dat medewerkers alleen kunnen kiezen uit producten en leveranciers die aansluiten bij de beleidsvoering. Lees meer over Spend Cloud procuratieflows.
Hoe gebruikersvriendelijk en intuïtief is de Spend Cloud?
Het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek onderstreept hoe gebruiksvriendelijk de Spend Cloud is. In 2024 ging 39% van de reacties namelijk over hoe de Spend Cloud voorziet in een ‘fijne gebruikerservaring’. In 2023 ging meer dan een kwart van de antwoorden over de gebruiksvriendelijkheid van de software. Lees meer over gebruiksvriendelijkheid van het Spend Cloud inkoopsysteem.
De Spend Cloud stelt je in staat om financiële transacties real-time te monitoren
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: de Spend Cloud voorziet je van real-time data. De meest recente status van inkooporders is altijd in te zien. Daarnaast worden transacties die medewerkers met slimme betaalpassen doen ook direct weergegeven in de Spend Cloud. Zo heb je pas écht overzicht van alle organisatie-uitgaven. Lees meer over slimme Spend Cloud Cards en de opties die ze bieden om inkopen nog gebruiksvriendelijker te maken.
De Spend Cloud helpt inkoopprocessen definiëren en managen
Bij de inrichting van het Spend Cloud inkoopsysteem krijg je diverse kansen om het inkoopbeleid bij te schaven en te optimaliseren. Ook delen we onze best-practices, zodat jij het inkoopproces goed kunt definiëren. Nadat de Spend Cloud eenmaal is geïmplementeerd, kun je het proces moeiteloos beheren dankzij diverse overzichten en praktische inzichten.
Aanvullende features voor het beste Purchase to Pay systeem
Naast de 5 criteria, benoemde G2 nog een aantal belangrijke features voor de beste Purchase to Pay software.
1. Goede ondersteuning van een supportafdeling en customer success
Veel gebruikers waarderen het meedenken van de Spend Cloud Supportafdeling het meest. Zij stellen vragen als: “Ik snap dat jullie dit willen, maar is dat ook logisch?” Ze blijven juist kritisch in plaats van dat ze simpelweg doorvoeren waar om gevraagd wordt. Wist je dat onze support in 2024 met een 9,5/10 werd gewaardeerd? Lees meer over de werkwijze van onze supportafdeling.
Als je de Spend Cloud afneemt, staan onze teams niet alleen voor je tijdens de implementatie, nazorg en ondersteuning van de supportafdeling. Ook kom je onder de hoede van het Customer Success team. Jasper, Claudia en Hanane helpen Spend Cloud-gebruikers zo succesvol mogelijk organisatiedoelen te behalen met behulp van onze software en service. Lees meer over de werkwijze van Customer Success.
2. Beschikbaarheid van het product
Spend Cloud-beheerders kunnen altijd in hun omgeving navigeren naar de beschikbaarheidsrapportage. Zo is op elk moment te achterhalen in hoeverre de Spend Cloud beschikbaar is geweest. In onze service en supportvoorwaarden kun je vinden dat we een uptime van 99,75% garanderen.
3. AI-integratie
Ondanks dat we bewust geen marktleider willen zijn op gebied van kunstmatige intelligentie, zijn er momenteel twee AI-gedreven functionaliteiten beschikbaar in de Spend Cloud: Autosuggest en geavanceerde tekstherkenning. Autosuggest helpt bij het coderen van facturen. Daarnaast gaat onze geavanceerde tekstherkenning tegenwoordig veel verder dan OCR software. Lees meer over deze AI-gedreven tekstherkenning. Daarnaast maken we gebruik van AI bij het ontwikkelen van onze software. Lees meer over de rol van AI in de Spend Cloud.
4. Ondersteuning van XML-factuurverwerking
Uiteraard ondersteunt de Spend Cloud XML-factuurverwerking, PEPPOL en zelfs touchless factuurverwerking! Het ontvangen van XML-facturen gaat in de Spend Cloud hetzelfde als het ontvangen van PDF-facturen. De XML-facturen worden gestuurd naar de Spend Cloud Postbus. Vanuit hier kan je of via snelverwerken, of via een handmatige verwerking de facturen doorzetten om te coderen. Hier hoef je dus zelf niets voor te doen. Lees meer over Spend Cloud XML-factuurverwerking.
Doorlooptijd verminderen en relaties met leveranciers verbeteren
In de analyse van G2 staat verder: “De beste Purchase to Pay software vermindert doorlooptijd en verbetert relaties met leveranciers dankzij geautomatiseerde workflows. Ook vermindert het de kans op fouten en versnelt het ‘t betaalproces door facturen automatisch goed te keuren als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Verder moet het toevoegen van bonnen en betaalbewijzen makkelijk zijn.”
De Spend Cloud kan de doorlooptijd van het Purchase to Pay proces drastisch verminderen. Alleen de tijd die factuurverwerking kost kan door onze software al gehalveerd worden! Door facturen automatisch goed te keuren en touchless te verwerken, voorkom je fouten en worden de facturen sneller betaald. Daarmee zal de relatie met leveranciers verbeteren. Spend Analytics biedt daarnaast diverse opties voor inkoopanalyses die praktische inzichten bieden om relatiebeheer te optimaliseren.
Benieuwd hoe makkelijk het is om een betaalbewijs toe te voegen aan de Spend Cloud? Zorgorganisatie Prisma benoemt: “Je maakt een foto van het bonnetje en klaar is Kees. Transacties zijn binnen vijf minuten te verwerken.” Lees het volledige succesverhaal van Prisma.
Ben jij overtuigd van de kracht van het Spend Cloud Purchase to Pay systeem?
Benieuwd of de Spend Cloud echt de beste Purchase to Pay software kan bieden voor jouw organisatie? Jouw ultieme Spend Assistent! Vraag dan een online demo aan. We bewijzen de kracht van onze software graag live. Spreken we je binnenkort?
Ontdek de kracht van Spend Cloud Purchase to Pay
Inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers (Spend Cloud Expense).
