De 18 stappen van een efficiënt purchase to pay proces
18 klinkt misschien als veel stappen, maar hou er rekening mee dat dit het volledige proces omvat: van bestelling tot betaling! Inkoop, factuurverwerkings én contractmanagement.
Kosten en tijd besparen willen we natuurlijk allemaal. Hoe doe je dat in het purchase to pay proces? Hoe verbeter je het proces van inkoop, factuurverwerking en contractmanagement? Daar gaan we in deze blog dieper op in. Hier leggen we uit welke stappen een optimaal ingericht purchase to pay proces bevat.
Het purchase to pay proces in de Spend Cloud
Het purchase to pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement en diverse bonus functionaliteiten, zoals een real-time geavanceerde webshopkoppeling. Apart en als geheel hebben ze namelijk een bijzondere meerwaarde: een touchless factuurverwerkingsproces!
4 stappen van een efficiënt ingericht inkoopproces
Het purchase to pay proces begint bij inkoop. In een optimaal ingericht inkoopproces werk je uiteraard met OCI-webshopkoppelingen en automatische workflows:
- Een medewerker vult de winkelwagen via een OCI-koppeling en stelt de aanvraag eenvoudig samen
- Via een automatische workflow op basis van een gedefinieerd procuratieschema gaat deze aanvraag naar de juiste budgethouder
- De budgethouder geeft goedkeuring en de aanvraag wordt aangemeld als order. Dan pas wordt de bestelling automatisch geplaatst bij de leverancier
- Wanneer de bestelling ontvangen is, kan de medewerker de order registreren als geleverd, onjuist/retour, geannuleerd. Bij deze laatste twee opties moet er altijd een verklaring worden gegeven. Medewerkers kunnen ook een bijlage toevoegen of een gesprek starten met de ‘vraag een mening’ optie. Goederenontvangst is extra eenvoudig via de Spend Cloud App
Dan vervolgt het purchase to pay proces via factuurverwerking. Maar! Het is ook mogelijk om het purchase to pay proces te starten met contractmanagement.
7 stappen van een efficiënt ingericht contractmanagementproces
Als je een factuur gaat ontvangen vanuit een contract, begint het purchase to pay proces als volgt:
- Een medewerker sluit met goedkeuring een contract af
- Dit contract kan direct vanuit een digitale postbus of met een scan aan de Spend Cloud worden toegevoegd
- De medewerker verrijkt het contract met informatie, zoals het type contract en de contracteigenaar
- De contracteigenaar heeft de mogelijkheid om een contract te bevestigen en/of aan te vullen
- Het contract wordt opgeslagen in het digitale archief zodat het altijd te vinden is.
- Wanneer het contract dreigt te verlopen, krijgt de eigenaar een melding. Die melding beschrijft wat voor actie er vereist is en voor wanneer die actie uiterlijk uitgevoerd moet worden
- Leveringen op basis van een contract kunnen ook eenvoudig als ontvangen geregistreerd worden in de Spend Cloud App
Net zoals het inkoopproces, vervolgt het contractmanagementproces in factuurverwerking om het purchase to pay proces compleet te maken.
7 stappen van een efficiënt ingericht factuurverwerkingsproces
Hou er rekening mee dat we hier gebruik maken van een touchless factuurverwerkingsproces: zonder handmatige handelingen! Dat is alleen mogelijk als er een 3-way match wordt behaald.
- De factuur van een bestelling of contract wordt in de Spend Cloud postbus ontvangen of automatisch naar de postbus doorgestuurd
- De factuurgegevens worden automatisch door de Spend Cloud herkend
- De Spend Cloud controleert of er een 3-way match kan plaatsvinden: een match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur
- Is een 3-way match niet mogelijk? Dan controleert de Spend Cloud of er een 2-way match kan plaatsvinden: zonder geregistreerde levering
- Is ook dat geen optie? Dan controleert de Spend Cloud of de factuur gematcht kan worden aan een contractverplichting
- Als ook dit niet mogelijk is, controleert de Spend Cloud of de factuur automatisch kan worden verwerkt door standaard boekingsvoorstellen
- Wordt de factuur nergens mee gematcht? Dan krijgt de medewerker de opdracht om zelf de aanvullende gegevens toe te voegen. Zo voorkom je spookfacturen
Touchless factuurverwerkingsproces
Bij een 3-way match kan de factuur automatisch worden verwerkt, zonder handmatige handelingen. Er is dan geen extra goedkeuring op de factuur meer nodig, omdat die al gegeven is bij het bestelproces of het afsluiten van een contract. Gegevens waarborg je op deze manier namelijk bij de bron.
Natuurlijk krijg je een melding wanneer er sprake is van afwijkingen en uitzonderingen, zodat facturen nooit “zomaar” automatisch worden verwerkt. Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in het financiële systeem. Benieuwd naar de vijf voordelen van een uitgebreid touchless factuurverwerkingsproces? Lees verder in deze factuurverwerkingblog.
Benieuwd hoe efficiënt jouw purchase to pay proces kan zijn?
Dat bespreken we graag tijdens een online demo! Dan lopen we samen door onze best practices heen en geven we advies op maat. We bewijzen de kracht van Spend Cloud purchase to pay graag live. Spreken we je binnenkort?
Ontdek hoe efficiënt jouw purchase to pay proces kan zijn
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Laat het ons bewijzen tijdens een online demo. Dan bespreken we de specifieke uitdagingen van jouw oganisatie en stemmen we de demonstratie af op jouw behoeften.