6 tips voor het herkennen van de beste betaalpas
Vrijheid voor medewerkers, controle voor Finance. Een unieke combinatie van optimaal gebruiksgemak én optimale beheersing van het proces.
Dat is wat je met een slimme betaalpas kan bereiken. Maar welke betaalpas past het beste bij jouw organisatie? In deze blog geven we je 6 tips voor het herkennen van de beste betaalpas.
1. Gekoppeld aan de juiste software
Als je aan de slag wil gaan met slimme betaalpassen, moet je het doel duidelijk voor ogen hebben. Wil je grip op uitgaven van medewerkers? Wil je het proces van uitgaven doen vereenvoudigen? Wil je diverse betaalopties kunnen bieden? Wil je geld besparen? De software waar je de betaalpas mee koppelt, moet goed op die behoefte aansluiten.
De software achter Spend Cloud Cards
Met de Spend Cloud kun je slimme betaalpassen gebruiken die volledig in het beheer van de organisatie zijn. Managers hebben real-time inzicht in alle uitgaven en kunnen pincodes en paslimieten op elk gewenst moment aanpassen. Ook stel je per pas in welke betaalopties mogelijk zijn.
Na betaling maken medewerkers via de Spend Cloud App eenvoudig een foto van de bon en geven ze aan waarvoor de uitgave is gedaan. Bonnetjes, verantwoording en transactie worden vervolgens automatisch gekoppeld. Door integratie met de meest gebruikte boekhoudprogramma’s kunnen deze gegevens in één keer probleemloos de boekhouding in.
2. Overzicht bewaren van alle uitgaven
Als medewerkers uitgaven doen, is er altijd kans op fraude, hoe klein die kans ook is. Natuurlijk wil je dat voorkomen, juist als je aan de slag gaat met betaalpassen. Je wil richtlijnen geven en toch flexibel zijn, controle hebben zonder uit te stralen dat je geen vertrouwen in je medewerkers hebt. Ook hier kunnen Spend Cloud Cards een uitkomst bieden.
Eén overzicht voor cash, pin, creditcard en online uitgaven
Met Spend Cloud Cards kan de organisatie per pas instellen of medewerkers kunnen betalen met pin, cash, creditcard of online betalingen. In één Spend Cloud-omgeving heb je een real-time overzicht van al deze uitgaven. Je bent dus altijd op de hoogte van wie hoeveel geld waaraan uitgeeft. Mocht je in moeten grijpen, kun je Spend Cloud Cards real-time (de)blokkeren.
Budgetten en opnamelimieten stel je zelf in
Met Spend Cloud Cards kan de organisatie per pas instellen of medewerkers kunnen betalen met pin, cash, creditcard of online betalingen. In één Spend Cloud-omgeving heb je een real-time overzicht van al deze uitgaven. Je bent dus altijd op de hoogte van wie hoeveel geld waaraan uitgeeft. Mocht je in moeten grijpen, kun je Spend Cloud Cards real-time (de)blokkeren.
3. Flexibel combineren met cashgeld en declaraties
In een ideale wereld doen alle medewerkers hun uitgaven met slimme betaalpassen. In de praktijk is dit vaak helaas niet 100% haalbaar. Cashless werken is bijvoorbeeld een behoorlijke uitdaging. Dus mocht jouw organisatie zoeken naar software die een combinatie van slimme betaalpassen, cashgeld en declaraties aan kan? Dan ben je bij de Spend Cloud aan het juiste adres.
Spend Cloud Cards combineren met contant geld en declaratiesoftware
“Betalen met de slimme betaalpas als het kan, declareren als het moet.” Dat is de gedachte achter de Spend Cloud. Zodra een medewerker een pas krijgt, is het declaratieproces overbodig, behalve bij uitzonderingen. Een gestroomlijnd declaratieproces is hierbij dus een aanvulling op Spend Cloud Cards. Denk aan reiskostenvergoedingen, urenverantwoordingen en eenmalige aankopen. Daarnaast registreert de software een betaling met contant geld als storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend.
4. Saldo’s opladen hoe het jou uitkomt
Als organisatie wil je van tevoren bepalen hoe persoonlijke of teamsaldo’s worden opgebouwd. Het bedrag en de mogelijkheden om op te waarderen, moeten te personaliseren zijn. Zo sluiten ze op de behoefte van verschillende scenario’s aan, nu én in de toekomst.
Spend Cloud card saldo’s opladen
Voor het opwaarderen van Spend Cloud Cards heb je drie verschillende opties. In een vrijblijvende demo geven we graag advies over welke optie het beste bij jouw organisatie past. Het opwaarderen van Spend Cloud Cards doe je:
- Periodiek: je kiest een herhaaldelijk oplaadmoment dat naar keuze in te plannen is
- Handmatig: het saldo is direct en op elk gewenst moment op te waarderen
- Aanvullend: de Spend Cloud vult het saldo van een pas automatisch aan tot het gewenste bedrag
5. Passen delen met een (project)groep, team of afdeling
Als kinderopvang wil je misschien een betaalpas per groep hanteren. Als zorginstelling een betaalpas per locatie. Als bedrijf een betaalpas per afdeling of zelfs een projectpas. Hoe jouw organisatie ook in elkaar zit, de betaalpas moet aansluiten op de unieke behoeften van jouw medewerkers.
Een anonieme betaalpas die ook op naam kan
Spend Cloud Cards hoeven niet op naam, maar kunnen dat wel. Als je zo’n slimme betaalpas dus voor meerdere mensen wil gebruiken, kan dat zonder gedoe. Moet het wel op naam? Dan wijzig je dat eenvoudig in jouw Spend Cloud-omgeving. Wist je dat je kosten gemaakt met Spend Cloud Cards (of declaraties) zelfs kunt indelen op projecten?
Gebruiksvriendelijk voor iedere medewerker
Ook medewerkers die niet administratief vaardig zijn, kunnen met Spend Cloud Cards overweg. Daar lees je bijvoorbeeld meer over in de cases over betaalpassen. Bij het verantwoorden van uitgaven krijgen medewerkers namelijk alleen begrijpelijke kostensoorten zoals ‘boodschappen’ te zien. Deze gegevens codeert de Spend Cloud automatisch in de juiste boeken en grootboekrekening.
6. Alle functionaliteiten in één omgeving
In het proces van uitgaven doen, wil je zo min mogelijk stappen hanteren. Zo houd je het eenvoudig voor medewerkers. De stappen die ze wél zetten moeten, makkelijk te volgen zijn. Daarbij is het praktisch om niet te hoeven werken met veel losse apps. Je wil dus eigenlijk een betaalapp, camera, codeersoftware en koppeling naar je boekhoudpakket in één.
Maak kennis met de Spend Cloud App
Je kunt de Spend Cloud App overal gebruiken. Een perfecte aanvulling op de Spend Cloud webversie dus! In beide versies is jouw data real-time zichtbaar. De app gebruik je bijvoorbeeld voor betalingen, bonnetjes fotograferen en uploaden, het berekenen van de kilometers voor jouw reiskostenvergoeding. De webversie is weer handiger als je uitgebreide overzichten wilt bekijken. Op deze manier halen we het meeste uit beide versies van de Spend Cloud en werk je feitelijk met één omgeving.
De beste keuze voor jouw organisatie
Dus, wat is dé betaalpas voor jouw organisatie? Ben je overtuigd van de kracht van Spend Cloud Cards of wil je ze eerst in de praktijk zien? We ontmoeten je graag tijdens een gratis online demo. Download ook vooral de factsheet over slimme betaalpassen op deze pagina.
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
