software-developer-visma-proactive

Innoveren met Visma | ProActive: Januari tot Juni 2022

Afgelopen maanden hebben de development teams hard gewerkt aan het verbeteren van de bestaande techniek.

En het implementeren van onze eigen slimme betaalpassen: Spend Cloud Cards! Ook de Advanced Supplier Integration met leveranciers is een interessante nieuwe functionaliteit. Meer over wat dat precies betekent en kan, lees je verder op in deze blog.

Verbeterde Spend Cloud techniek

Development heeft gewerkt aan technische verbeteringen waar Spend Cloud gebruikers in eerste instantie niets van merken. Aan de achterkant hebben we namelijk onder andere twee digitale opslagruimtes samengevoegd. Dat verandert voor onze werkwijze veel, maar voor het gebruiken van de Spend Cloud niets (behalve dat je sneller gebruik kunt maken van nieuwe functionaliteiten, omdat we sneller kunnen ontwikkelen).

Spend Cloud Cards: nieuwe slimme betaalpassen

Spend Cloud Cards zijn slimme betaalpassen die je pas écht volledig in eigen beheer hebt. Je kunt zelf onboarden in jouw Spend Cloud omgeving, op dezelfde gebruiksvriendelijke manier als je van ons gewend bent. Daarnaast kun je voor vragen over de Spend Cloud Cards bij onze eigen supportafdeling terecht, in plaats van bij een derde partij. Meer informatie over deze nieuwe betaalpassen, vind je op de Spend Cloud Cards pagina.

Meer dan een OCI webshopkoppeling: Advanced Supplier Integration

Met de nieuwe techniek van de Advanced Supplier Integration (ASI) kun je gebruik maken van een vergaande koppeling met een leverancier. Daarmee kun je een order zelf real-time updaten vanuit de Spend Cloud, én de leverancier ook! Dat is handig als jij een pot pindakaas bent vergeten of als er extra kosten voor gewicht, verpakking of statiegeld bijkomen. Deze extra kosten staan natuurlijk op de factuur en dankzij ASI komt de order overeen. Benieuwd naar 6 redenen waarom ASI beter is dan de ‘normale’ inkoopkoppeling? Dat lees je in de Inkoopproces met ASI blog.

Geïmplementeerde ideeën van klanten

In de Spend Cloud Portal Community stond het idee om leveranciersgroepen direct te koppelen na het aanmaken van een leverancier. Daarom hebben we een aantal pagina’s aan elkaar gelinkt. Zo is het eenvoudiger om een nieuwe leverancier compleet te maken.

Facturen uitsluiten van een export

Je kunt facturen sinds kort een nieuwe status geven: ‘in de wacht’. Deze optie is te vinden in het menu Controleren van de Spend Cloud module Factuurverwerking, zodat je facturen kunt uitsluiten van een export. Dit is handig als er bijvoorbeeld nog vragen open staan. 

“Ik ben erg tevreden over de nieuwe functionaliteit,” zegt een deelnemer uit de pilot over een geïmplementeerd idee uit de portal. “Het is handig om een aparte status aan een factuur te kunnen hangen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat een factuur waar wat mee is, niet per ongeluk met een grote bulk geëxporteerd wordt. Fijn dat het bestaande menuonderdeel Controleren op deze manier is uitgebreid.”

Meer toegankelijke Spend Cloud App

Als je gebruik maakt van een ‘tekst naar spraak’-plugin op je mobiel, kun je makkelijker navigeren door de verschillende menu-onderdelen van Declareren, Inkoop, Kas & Pas en Afwezigheid. Zo maken we de Spend Cloud weer een stapje toegankelijker voor blinde en slechtziende mensen! Daarnaast kun je tegenwoordig meerdere bijlagen toevoegen in de app en conceptdeclaraties opslaan. Dit binnen een nieuwe lay-out van Declareren! Daan van UX legt uit: “We hebben het aantal kliks in Declareren verminderd en het duidelijker gemaakt waar je typt door het veld op te lichten. We hopen dat dit bijdraagt aan het makkelijker invullen van een declaratie en boeking.”

Nog een stap richting volledig automatische factuurverwerking

Gematchte facturen in de wacht automatisch verwerken

Veel stappen van het digitale factuurverwerkingsproces kun je al automatiseren met de Spend Cloud. Daar hebben we afgelopen halfjaar nog een schepje bovenop gedaan. Facturen die in de wacht zijn geplaatst, worden nu namelijk automatisch verzonden wanneer alle orderregels als ontvangen zijn geregistreerd. Gematchte facturen worden dus meteen doorgezet. Dat scheelt weer een handmatige controle!

Verbeteringen in het facturen verwerken met PEPPOL

In de digitale postbus is de naam van de PEPPOL-leverancier nu zichtbaar. Dat klinkt misschien als een kleine toevoeging, maar het kan veel impact hebben. Leveranciers die facturen versturen via PEPPOL, zijn hierdoor sneller te herkennen. Dat betekent dat hun facturen in de toekomst automatisch verwerkt kunnen worden per leverancier!

Automatisch vullen van de standaard factuuromschrijving

De factuuromschrijving wordt ook wel ‘Onze betalingsreferentie’ genoemd. Deze kun je tegenwoordig automatisch laten vullen met een standaard omschrijving. Dit kun je doen voor een hele administratie of als je het nog specifieker wilt instellen kun je dit doen per relatie.

Wil je niet alleen op de hoogte blijven, maar invloed uitoefenen op de toekomst van de Spend Cloud?

Help mee door nieuwe functionaliteiten te testen voor we ze officieel lanceren, ook als je geen testpanellid bent! Je kunt per functionaliteit aangeven of je deze wel of niet wilt activeren in jouw app. Wanneer je dit doet kunnen wij om feedback vragen en kun je ook zelf feedback geven over de toekomstige functionaliteit. Je zou ook voor een laagdrempeligere optie kunnen kiezen om de NPS-vraag te beantwoorden in de app, want deze webfunctionaliteit is sinds dit halfjaar ook in de app beschikbaar. De NPS-vraag luidt: “Zou jij de Spend Cloud aanbevelen aan een collega?”

Wil jij impact hebben op de ontwikkeling van de Spend Cloud?

Als jij nog geen gebruik maakt van de Spend Cloud, kijken we graag samen naar wat we voor jouw organisatie zouden kunnen betekenen. Voel je vrij om contact met ons op om te nemen! Of vraag meteen een gratis vrijblijvende demo aan.

Meer informatie over de Spend Cloud?

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!

Ik wil een demo

Benieuwd wat de Spend Cloud van Visma | ProActive voor jou kan betekenen?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.