Hoe gebruiksvriendelijk is de Spend Cloud?
Wat maakt uitgavenbeheersoftware makkelijk in het gebruik?
Hoe makkelijk gaan nieuwe medewerkers met de Spend Cloud aan de slag? En hoeveel uitleg en ondersteuning hebben ze hierbij nodig? Hoe makkelijk navigeer je door het systeem heen? Dat ontdek je in deze blog aan de hand van diverse UX/UI-best-practices.
Hoe ervaren gebruikers het design van de Spend Cloud?
Het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek onderstreept mooi hoe gebruiksvriendelijk de Spend Cloud is. In 2024 ging 39% van de reacties namelijk over hoe de Spend Cloud voorziet in een ‘fijne gebruikerservaring’.
Ook in 2023 ging meer dan een kwart van de antwoorden over de gebruiksvriendelijkheid van de software. Bijvoorbeeld: “Goede software die zelf aan te passen is aan de continu wijzigende organisatie. Support die altijd klaar staat om vragen te beantwoorden en mee te kijken/denken.” Daarnaast ging meer dan 40% van de reacties over de ‘fijne beleving’ die de Spend Cloud biedt. Veel gebruikers vinden dat de software erg intuïtief en makkelijk in gebruik is.
“Nieuwe medewerkers kunnen meteen met de Spend Cloud werken”
Diverse succesverhalen tonen aan hoe intuïtief de Spend Cloud is, omdat nieuwe medewerkers er meteen mee aan de slag kunnen.
- Zorgorganisatie Middin: “We hoeven nieuwe medewerkers geen cursus of iets dergelijks te geven om met de Spend Cloud te werken. De software is intuïtief en gebruiksvriendelijk ingericht.”
- Horecabedrijf Postillion Hotels: “Een efficiënt inwerkproces is essentieel in de horecabusiness. De Spend Cloud is gebruiksvriendelijk en intuïtief genoeg zodat nieuwe medewerkers snel aan het werk kunnen. We zijn erg enthousiast over de software.”
- Onderwijsorganisatie ROC MN: “Het scheelt dat de Spend Cloud zo simpel in gebruik is. Dat versnelt de adoptie.”
- Non-profitorganisatie Stadsschouwburg Utrecht: “Nieuwe medewerkers krijgen één mailtje met wat uitleg. Daarna kunnen ze probleemloos met de Spend Cloud werken.”
- Stichting Xpect013: “We waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van de Spend Cloud.”
- Zorgorganisatie WelThuis: “Omdat de Spend Cloud zo gebruiksvriendelijk is, was iedereen binnen een maand al met het systeem aan het werk. Het spreekt voor zich, zonder cursus.”
Aan welke gebruiksvriendelijkheidsprincipes voldoet de Spend Cloud?
1. De Spend Cloud heeft een logisch en makkelijk design
Alle uitgavenprocessen in de Spend Cloud hebben vergelijkbare workflows, terminologie, navigatie en knoppen. Daarnaast heeft de Spend Cloud maar drie knoppen in de taakbalk staan, want minder is dan de best-practice van maximaal zeven. Het minimalistische design volgt realistische en consistente conventies. Daarmee faciliteren we een gestroomlijnde flow in de gebruikerservaring.
- Non-profitorganisatie Centraal Museum: “Het systeem zit logisch in elkaar. Daardoor is de acceptatie bij gebruikers erg goed.”
- Uitvaartorganisatie Dunweg: “Je merkt dat overal hetzelfde gedachtegoed achter zit. Je werkt altijd met vergelijkbare zoekfuncties en filters. Het voelt alsof je in één intuïtieve omgeving werkt.”
- Non-profitorganisatie Stadsschouwburg Utrecht: “Ook collega’s zonder ervaring met computers en projectleiders van buiten onze organisatie kunnen goed met de Spend Cloud overweg. Zo logisch is alles ingericht.”
- Zorgorganisatie Land van Horne: “De Spend Cloud heeft een makkelijke look and feel. Omdat we helaas veel verloop hebben in de zorg, is het belangrijk dat medewerkers er direct mee uit de voeten kunnen. Dat is zeker het geval.”
2. De huisstijl is goed leesbaar
Onze huisstijl binnen en buiten de Spend Cloud heeft een makkelijk leesbaar lettertype:
- Schreefloze letters
- Letters met relatief grote openingen in bijvoorbeeld de c en de a
- Letters met een eenvoudig getekende a (zoals een schrijfletter)
- Letters met relatief grote binnenvormen in de a, c, e, o en u
- Letters met relatief lange stokken en staarten, omdat die het woordbeeld duidelijker maken
Daarnaast houdt de Spend Cloud rekening met contrast en kleurgebruik. Binnen de Spend Cloud zijn er ook aanvullende opties om de lettergrootte, het contrast en de kleur aan te passen. Er is zelfs een dark mode beschikbaar.
3. Zo min mogelijk handelingen
De Spend Cloud is ingericht om processen met zo min mogelijk klikken te laten plaatsvinden. We sturen niet voor niets op touchless factuurverwerking!
- Zorgorganisatie Prisma: “Het gebruiksgemak is heel groot. Je maakt een foto van het bonnetje en klaar is Kees. Transacties zijn binnen vijf minuten te verwerken.”
- Onderwijsorganisatie OOZ: “Het enige dat medewerkers hoeven doen, is een foto of een scan maken van hun bon en klaar. De codering vindt vaak automatisch plaats.”
- Zorgorganisatie Markenheem: “Dankzij geavanceerde codeersuggesties kunnen we facturen bij wijze van spreken met twee klikken verzenden.”
- Onderwijsorganisatie Mosagroep: “Minder handmatige handelingen betekent uiteindelijk meer geld voor de scholen.”
- Zorgorganisatie Buurtzorg: “Medewerkers maken nu een foto van het bonnetje. Die uploaden ze en alles staat netjes in het pasboek. Het is een gebruiksvriendelijker proces en belastingtechnisch ook prettiger.”
4. Fouten voorkomen, begrijpen en oplossen
Informatie om goed met de Spend Cloud te kunnen werken, is makkelijk opvraagbaar. Via de altijd zichtbare knop rechtsboven in de Spend Cloud navigeer je eenvoudig naar de bijbehorende kennisportal, zelfs naar het meest relevante artikel voor de Spend Cloud-pagina die op dat moment openstaat. Daarbij krijgt de belangrijkste content visuele ondersteuning, zodat deze nog makkelijker te verwerken en begrijpen is.
Ook de Spend Cloud zelf geeft de gebruiker duidelijke feedback, zoals aangeven welke taken en acties nog open staan. Zo ben je altijd op de hoogte van de status van jouw taak. Daarnaast krijg je duidelijke en eenvoudige opties om ongewenste acties ongedaan te maken.
Mocht er wel eens iets fout gaan? Dan voorziet het systeem je van duidelijke en goede foutmeldingen met oplossingen en tips om fouten in de toekomst te voorkomen. Daarnaast staat de supportafdeling voor je klaar. Wist je dat die in 2024 met een 9,5/10 werd gewaardeerd?
5. Mobile first approach
Dutch Health Hub benoemt dat een van de belangrijkste vraagstukken binnen digitale inclusie is dat mensen altijd op meerdere manieren toegang moeten krijgen tot essentiële systemen. Fijn dus dat de Spend Cloud beschikbaar is via de webversie en app. Zo kun je het systeem benaderen vanaf alle smart devices: desktop, laptop, tablet en smartphone.
De Spend Cloud App is volledig ontwikkeld met een mobile first gedachte. Kinderopvang Kinderrijk benoemt niet voor niets: “De Spend Cloud App functioneert uitstekend en vormt een gebruiksvriendelijke en waardevolle aanvulling op de oplossing die op Kinderrijk locaties veel wordt benut.”
6. Snelle methodes voor experts
De Spend Cloud biedt diverse opties om processen te versnellen. Deze zijn extra handig voor experts, terwijl beginnende gebruikers niet met deze geavanceerde opties worden lastiggevallen. Denk bijvoorbeeld aan sneltoetsen en optimalisatiemogelijkheden.
- Non-profitorganisatie Stadsschouwburg Utrecht: “Een aanpassing in de instellingen van Spend Cloud Cards heb ik binnen 30 seconden geregeld.”
- Uitvaartorganisatie Dunweg: “De implementatie werd goed afgestemd op ons niveau van digivaardigheid. Dat lag namelijk hoger dan verwacht. Dankzij die personalisering konden we nog efficiënter werken. Binnen 5 minuten en een paar klikken draaien we tegenwoordig een hele nieuwe administratie.”
7. De Spend Cloud vereist weinig tot geen onderhoud
Al raden we uiteraard aan de Spend Cloud tijdig te updaten
De Spend Cloud is niet onderhoudsgevoelig, maar biedt wel diverse mogelijkheden om te blijven optimaliseren.
- Installatiebedrijf FAAC : “Ik heb weinig omkijken naar het onderhoud van de software. Als de Spend Cloud eenmaal goed is ingericht, loopt het wel.”
- Zorggroep Sint Maarten: “Het is erg prettig dat we jaarlijks een optimalisatie rapport ontvangen over hoe we de Spend Cloud nog beter kunnen inzetten. Dat heeft ons geholpen het mutatiebeleid beter in te steken en daarmee het functioneel applicatiebeheer te verbeteren.”
8. Gebruiksvriendelijk digitaal archief
Met diverse simpele en geavanceerde zoekopties
In het digitale archief van de Spend Cloud kunnen gebruikers eenvoudig zoeken op simpele dingen zoals een contracttitel of einddatum, maar ook op complexere data zoals crediteur en contracteigenaar. Kinderopvang Junis benoemd: “In de Spend Cloud heb je alles bij elkaar en kun je dingen eenvoudig terugvinden.”
Aanvullende gebruiksvriendelijke mogelijkheden van de Spend Cloud
- De software heeft een ondiepe informatie-architectuur, zodat je niet diep hoeft te graven in menu’s om te komen waar je moet zijn. De architectuur van de Spend Cloud is nooit meer dan vier niveaus diep, volgens best-practices
- Ben je nog niet helemaal klaar met het voltooien van een taak? Dan biedt de Spend Cloud diverse opties om concepten op te slaan
- De Spend Cloud is één complete omgeving om alle uitgaven van jouw organisatie te beheren. Je kunt dus gemakkelijk switchen tussen schermen en processen zonder schermen te hoeven afsluiten
- Het taalgebruik in de applicatie is Nederlands of Engels afhankelijk van de voorkeuren en instellingen van jouw omgeving
Benieuwd naar de gebruiksvriendelijkheid van de Spend Cloud in de praktijk?
Maak kennis met de unieke combinatie tussen Spend Cloud Purchase to Pay en Spend Cloud Expense. Daarmee beheer je pas echt alle organisatie-uitgaven in één 100% cloud-based omgeving. Laat je overtuigen van hoe intuïtief de software is tijdens een online demo. We bewijzen de kracht van de Spend Cloud graag live. Spreken we je binnenkort of bekijk je liever eerst de volledige succesverhalen?
Bronnen: UXfactor, IOdigital, Valentic, Issuu, Marketingportaal en Usersense.
Ontdek hoe gebruiksvriendelijk en intuïtief de Spend Cloud is
Lees meer over Spend Cloud Purchase to Pay: inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers (Spend Cloud Expense).
Eén reactie