Spend Cloud Cards werken prettig voor monteurs van FAAC
“Monteurs kunnen gewoon hun koffie halen en parkeerkosten betalen. Dat betaalgemak, daar gaat het om.”
Zoals de naam suggereert, zit FAAC Automatische Deuren in de business van automatische toegangssystemen. Denk aan de automatische deuren van ziekenhuizen, bouwmarkten, woonwinkels en wooncomplexen, en aan slagbomen bij parkeerplaatsen. Financial Controller Mark vertelt je meer over hoe FAAC werkt met Spend Cloud Cards. Deze slimme betaalpassen zijn namelijk handig voor de monteurs én managers van FAAC.
“Ik heb de inrichting van de Spend Cloud aan onze kant verfijnd,” vertelt Mark. “Het grootste gedeelte van de implementatie was al gedaan. We hoefden alleen nog de puntjes op de i te zetten. Denk aan het optimaliseren van instellingen voor saldo’s, tarieven, kostenplaatsen en de relatie tussen pashouders en leidinggevenden. Dan kunnen de passen ook daadwerkelijk in gebruik worden genomen. Daarnaast heb ik ook overzicht gecreëerd en de Spend Cloud Cards uitgereikt aan de desbetreffende medewerkers. Inmiddels is FAAC nu een halfjaar écht met de Spend Cloud aan de slag.”
Nieuwe software kan spannend zijn, maar daar gaat FAAC kundig mee om
“In het begin was het even wennen voor de monteurs om te werken met de Spend Cloud App, omdat alles nog nieuw was,” gaat Mark verder. “Vooral het installeren van de app riep soms vragen op. Inmiddels staat alles goed en werkt het prima. Ook de documentatie in de Spend Cloud Portal en de ondersteuning van de supportafdeling was hierbij erg behulpzaam. De supportmedewerkers konden me vaak meteen helpen. Al met al is de implementatie van de Spend Cloud goed gegaan en loopt het ondertussen op rolletjes.”
Onderweg aankopen doen met Spend Cloud Cards is eenvoudig
Voor zowel standaard als onverwachte behoeften van monteurs
“De medewerkers die bij ons vaak gebruikmaken van de passen, zijn voor het grootste deel monteurs,” legt Mark uit. Stel je voor dat een monteur ‘s ochtends vroeg in de auto stapt op weg naar een project. Op zijn tablet ziet hij precies wat er vandaag van hem verwacht wordt. Met de Spend Cloud Card in zijn zak kan hij onderweg tanken en een kopje koffie halen.
Tijdens de lunchpauze haalt hij een broodje met zijn Spend Cloud Card. Ook rekent hij parkeerkosten af voordat hij onderweg gaat naar de volgende klus die op zijn tablet verschijnt. Dan rijdt hij naar een ziekenhuis om periodiek onderhoud te plegen aan de automatische deuren bijvoorbeeld.
De bonnetjes van deze kosten zijn eenvoudig te fotograferen met de Spend Cloud App. Hiermee zijn de kosten snel te verantwoorden. “Foto’s uploaden doen de monteurs meestal direct na de aankoop. Dat is wel zo makkelijk,” gaat Mark verder. Zo kan de leidinggevende van de monteur ook nalopen wat er wanneer wordt aangeschaft.
Mark: “Dit proces verloopt hartstikke goed. Ondanks dat het vaak gaat om kleine bedragen, is het toch fijn dat we het overzicht behouden. En het is fijn dat monteurs materiaal kunnen kopen met de passen, in het geval dat onze vaste leveranciers een specifiek artikel tijdelijk niet op voorraad hebben. Of als de monteurs iets op stel en sprong nodig blijken te hebben.”
De Spend Cloud is ook geschikt voor managers en financials
Naast de monteurs maken ook managers en financiële medewerkers bij FAAC gebruik van de Spend Cloud. Mark vertelt: “Het gebruik van Spend Cloud Cards is niet beperkt tot alleen onze monteurs. Managers binnen ons bedrijf maken bijvoorbeeld regelmatig gebruik van de kaarten voor het boeken van vliegtickets voor zakelijke reizen en het reserveren van hotelaccommodaties. Dat werkt erg prettig.”
Als Controller speelt Mark zelf ook een actieve rol in het gebruik van de Spend Cloud. Hij legt uit: “Mijn verantwoordelijkheden omvatten bijvoorbeeld het beheer van de crediteurenadministratie, het assisteren bij de maandafsluiting, het faciliteren van betalingen en het bieden van ondersteuning aan monteurs die vragen hebben over de software.” Hij voegt toe: “Persoonlijk maak ik gebruik van de Spend Cloud om bijvoorbeeld de maandafsluiting uit te voeren. De overzichten stellen mij in staat om nauwkeurig te controleren welke transacties hebben plaatsgevonden en om eventuele discrepanties snel te identificeren en actie te ondernemen.”
Met een breed scala aan gebruikers, variërend van monteurs tot managers en financiële professionals, vervult de Spend Cloud een cruciale rol binnen FAAC. De software en passen bieden hierbij efficiëntie, gemak en controle over de uitgaven en financiële processen van het bedrijf.
Het grootste voordeel van werken met Spend Cloud Cards
“Het grootste voordeel van het werken met de Spend Cloud, is voor mij dat het makkelijk is om het uitgavenproces in goede banen te leiden,” zegt Mark. “Het is overzichtelijk en ik heb weinig omkijken naar het onderhoud van de software. Als de Spend Cloud eenmaal goed is ingericht, loopt het wel. Ik zorg dat iedereen via automatische flows genoeg saldo’s heeft en ik ben er om vragen over de Spend Cloud te beantwoorden als die er zijn.”
Als Mark nadenkt over het grootste voordeel voor de monteurs, antwoordt hij het volgende. “Het grootste voordeel voor de monteurs is het betaalgemak van de Spend Cloud Cards. Ze kunnen gewoon iets kopen als ze het nodig hebben. Ze hoeven niets voor te schieten en kunnen de passen gewoon gebruiken. Het gaat er uiteindelijk om dat de monteurs gewoon koffie kunnen halen en hun parkeerkosten kunnen betalen. Daar zijn Spend Cloud Cards erg geschikt voor.”
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Werken Spend Cloud Cards ook voor bedrijven buiten de installatiebranche?
Zeker! Bekijk bijvoorbeeld deze tips voor betaalpasbeheer specifiek voor bedrijven of onze andere Spend Cloud Card-succesverhalen. Wist je dat diverse zorg-, onderwijs-, kinderopvang- en non-profit organisaties ook gebruikmaken van slimme betaalpassen? De kracht van de Spend Cloud bewijzen we natuurlijk het liefst via een live demo. Spreken we je binnenkort?
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
