7 tips: Vermijd veelvoorkomende fouten bij onkosten declareren
Declaratieprocessen kunnen veel verschillende vormen aannemen. Van een informele mail tot een rigide online workflow.
Hoe vind je de balans tussen gebruiksgemak en navolgbaarheid? Hoe minimaliseer je fouten? En hoe maak je duidelijk waar de verantwoordelijkheden liggen? Met de juiste tools en kennis kun je veelvoorkomende fouten vermijden. Met onderstaande tips kun jij efficiënt onkosten declareren.
Waarom is een traditioneel declaratieproces zo foutgevoelig?
Bij een traditioneel declaratieproces moeten gegevens vaak handmatig worden overgenomen vanuit diverse bronnen en moet je samenwerken om tot het gewenste resultaat te komen. Helaas hebben niet alle betrokkenen hetzelfde doel voor ogen. Medewerkers willen zo snel mogelijk hun onkosten declareren, terwijl de organisatie graag een nauwkeurige registratie wil zien. Dit levert een complex proces op met veel kansen op frustratie.
Declaratie-frustraties die we vaak voorbij zien komen, zijn: ingewikkelde declaratieformulieren, verwarring over de routing en gebrek aan concrete deadlines. Declaraties worden vergeten en er is onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Zelfs het opvolgen van het beleid is in de praktijk een uitdaging. Kortom: genoeg ruimte voor verbetering.
Benieuwd naar een volledig digitaal declaratieproces dat een stuk minder foutgevoelig is? Maak kennis met het Spend Cloud Declaratiesysteem.
Wat zijn de gevolgen van fouten tijdens onkosten declareren?
Natuurlijk kan een kleine fout leiden tot een declaratie die niet wordt terugbetaald. Dat is vooral vervelend voor de medewerker, maar heeft voor de organisatie waarschijnlijk niet zulke grote gevolgen. Fouten kunnen namelijk ook leiden tot grote financiële discrepanties, problemen met audits, onopzettelijke verdenking en zelfs fraude. Nog meer reden dus om het declaratieproces efficiënt te willen inrichten.
De 7 meest gemaakte fouten bij onkosten declareren
1. Bonnetjes niet zorgvuldig bewaren
Het verantwoorden van uitgaven voor onkosten kan niet zonder goed leesbaar betaalbewijs. Zonder bon of factuur kan Finance het uitgegeven bedrag niet verifiëren. Daarnaast is een verfrommeld of vervaagd bonnetje soms zo goed als geen bonnetje. Hierdoor bestaat de kans dat de declaratie wordt afgewezen.
Onze tip: gebruik een declaratie-app om direct foto’s van bonnetjes te maken en ze digitaal op te slaan. Zo raak je ze nooit meer kwijt en zijn ze altijd leesbaar.
2. Per ongeluk persoonlijke uitgaven declareren
Vooral in de zorg, het onderwijs en de non-profit sector wil het nog wel eens voorkomen dat medewerkers in hun eigen tijd uitgaven voor de organisatie doen. Stel je doet boodschappen voor jezelf en je komt iets tegen dat toch wel erg handig is voor op je werk. Het kan gebeuren dat je dit allemaal tegelijk afrekent, waardoor de grens tussen persoonlijk en organisatie-uitgaven vervaagt.
Dit heeft als resultaat dat je betaalbewijs veel uitleg nodig heeft, zodat Finance een sluitende financiële rapportage kan maken. Je moet duidelijk aangeven welke kosten voor jezelf zijn en welke voor de organisatie, en waarom.
Onze tip: reken producten voor je werkgever altijd apart af, zodat je een apart bonnetje hebt.
3. Uitgaven doen zonder bekend te zijn met de ‘spelregels’
Weet jij uit je hoofd hoeveel je per productcategorie mag uitgeven voor jouw organisatie? Weet je waar je het beleid kan vinden waarin dit beschreven staat? Is dat ook beschikbaar als je aan de kassa staat en wil checken of je een uitgave wel mag doen?
Je kunt je voorstellen dat dit nogal wat verwarring kan opleveren voor medewerkers. Collega’s die niet bekend zijn met het onkostenbeleid van het bedrijf, hebben een grotere kans op het maken van fouten. Zelfs als een misverstand wordt opgehelderd, kan onzekerheid invloed hebben op onkosten declareren in de toekomst.
Onze tip: een geavanceerde declaratie-app bevat automatische workflows en gestroomlijnde schermen. Daarmee voldoen medewerkers automatisch aan het beleid. Kies een app die ook gebruiksvriendelijk is voor collega’s zonder financiële kennis of ervaring met computers.
Verwarring over beleid geldt trouwens ook voor reisgerelateerde kosten. Maak het makkelijk voor medewerkers om onderscheid te maken tussen uitgaven die wel en niet onder een dagvergoeding vallen. Denk bijvoorbeeld aan overnachtingen en maaltijden tot een bepaald bedrag. Door hier duidelijkheid over te scheppen, voorkom je dubbele declaraties.
4. Kilometers verkeerd bijhouden tijdens het indienen van reiskostendeclaraties
Een foutje in een reiskostendeclaratie is helaas makkelijk gemaakt. Denk aan het aantal kilometers, maar ook aan de kilometervergoeding en wel of geen terugreis.
Onze tip: kies een declaratie-app die veel van de stappen tijdens dit specifieke declaratieproces automatiseert.
Neem bijvoorbeeld de Spend Cloud App. Wanneer de organisatie vooraf de kilometervergoeding instelt, past de Spend Cloud deze automatisch toe. Hier komt dus geen handmatig werk voor de medewerker bij kijken. Medewerkers hoeven alleen een startpunt en eindpunt in te voeren. De app rekent zelf uit om hoeveel kilometers het gaat en je kunt eenvoudig ‘terugreis’ aanvinken als je dezelfde route terug neemt. Op deze manier minimaliseer je fouten en maximaliseer je gebruiksgemak.
Ontdek alle handige functionaliteiten van het Spend Cloud Declaratiesysteem.
5. Dubbele uitgaven indienen
Het gevaar van onkosten dubbel declareren ligt niet alleen op de loer voor reisgerelateerde kosten. Zeker als medewerkers regelmatig uitgaven doen, is het lastig om overzicht te houden zonder ondersteuning. Een spreadsheet zou kunnen helpen, maar hoe houd je deze foutloos en up-to-date?
Onze tip: gebruik een declaratie-app waarin medewerkers real-time overzicht hebben van al hun eigen declaraties: concept, ingediend én gearchiveerd.
6. De reden achter een uitgave niet registreren
Het registreren van de reden achter een uitgave is helaas makkelijk te vergeten, zeker als je al op zoveel andere dingen moet letten. Een leesbaar bonnetje, correct totaalbedrag, de juiste kostensoort en -plaats. Het kan overweldigend zijn. Misschien zijn medewerkers zich niet eens bewust van dat een reden vereist is.
Daarom is het belangrijk een declaratieproces te hebben waarin een toelichting verplicht is. Zo weet je zeker dat medewerkers in ieder geval even stilstaan bij de reden achter hun declaraties voordat ze iets indienen. Extra handig als deze toelichting een bepaald aantal karakters moet bevatten, minstens 10 bijvoorbeeld.
7. Wachten met onkosten declareren
Het is het meest efficiënt om onkosten te declareren meteen na het doen van een uitgave. Denk aan het uploaden van een foto van de bon direct aan de kassa. Zeker als jouw organisatie gebruik maakt van een traditioneel declaratieproces, is de kans dat het bonnetje kwijtraakt of onleesbaar wordt groter hoe langer je wacht. Daarnaast heeft dit impact op financiële rapportages en voorspellingen. Hoe sneller medewerkers hun onkosten declareren, hoe sneller ze deze terugbetaald krijgen en hoe blijer Finance is.
Onze tip: maak declaraties indienen ‘on the go’ laagdrempelig en eenvoudig met een gebruiksvriendelijke declaratie-app.
Klaar voor een écht toekomstbestendig uitgavenproces?
Maak kennis met Spend Cloud Cards
Met slimme betaalpassen doen medewerkers eenvoudig uitgaven voor de organisatie zonder dat ze hoeven voor te schieten. Declaraties zijn hiermee alleen nog nodig voor uitzonderingen, reiskostenvergoedingen en urenverantwoordingen. Passen als het kan, declareren als het moet. Voorkom bovenstaande declaratiefouten met Spend Cloud Expense: een unieke combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware.
