Welke projecten starten ProActivians zelf?
Tijdens de jaarlijkse Visma | ProActive hackathon werken de ProActivians twee en een halve dag in december aan een zelfgekozen project.
Ze kijken bijvoorbeeld naar het optimaliseren van hun werkwijze en naar functionaliteiten die zij zelf als toegevoegde waarde voor de klant zien. Uiteindelijk presenteren ze dat aan alle andere collega’s en het management. Degene met het beste project wint een prijs! Hieronder een samenvatting van welke projecten de ProActivians uit zichzelf hebben opgestart in 2021. Voor een uitgebreidere beschrijving van hoe de hackathon tot stand is gekomen, kun je deze Visma | ProActive blog lezen.
Makkelijker software ontwikkelen
Als jij jouw werk eenvoudiger kon maken, zou je dat dan doen? De Visma | ProActive developers pakken die kans in ieder geval wel! Tijdens de hackathon hebben ze de ruimte om het zichzelf makkelijk te maken. Loes heeft bijvoorbeeld gekeken of er een beter alternatief is voor de API die we momenteel gebruiken. Daarnaast heeft Marijn onder andere gekeken of we een extra programmeertaal kunnen toevoegen aan onze huidige code, zodat we meer mogelijkheden hebben. Ook heeft George uitgezocht hoe we het het vastleggen van de betaalstatus van facturen kunnen verbeteren, zodat het proces sneller gaat. Verder heeft Diogo een tool ontwikkelt die het aanmaken van tickets versnelt en het proces gebruiksvriendelijker maakt. Kortom: als je een goed idee hebt om je werkwijze te optimaliseren, krijg je daar bij Visma | ProActive alle ruimte voor.
Ideeën voor een betere Spend Cloud
Er zijn ook zat ProActivians die meedoen aan de hackathon om de software te verbeteren voor gebruikers. Denk aan het toevoegen van nieuwe functionaliteiten of het verbeteren van wat we al hebben. Ideeën vanuit ProActivians voor een betere Spend Cloud lees je hieronder.
Spend Cloud Messenger: geïntegreerde chatfunctie
Spend Cloud Messenger is een idee dat volgens UX designer Joost een samenvoeging kan zijn van alle communicatiemogelijkheden binnen de Spend Cloud. Dan kunnen Spend Cloud gebruikers chatten zoals met Facebook Messenger. Je stuurt direct notities bij een factuur, contracten of declaraties door en vraagt om de mening van een collega voordat je iets goedkeurt of afkeurt.
Versimpelde aanmaak export mapping
Developers Marloes en Richard hebben gekeken naar het vereenvoudigen van het aanmaken van export mappings op maat. In de toekomst is het namelijk mogelijk om als Spend Cloud gebruiker zelf te bepalen welke data worden meegegeven, wanneer je een factuur via webkoppeling naar een financieel systeem exporteert. Met het idee van Marloes en Richard voor een slim formulier, kan het aanmaken van een mapping een peulenschil zijn!
Geïntegreerde Spend Cloud Scan
De Spend Cloud Scan die al beschikbaar is, geeft Spend Cloud gebruikers inzicht in hoe goed ze de software inzetten en waarin ze nog kunnen optimaliseren. Om die scan aan te vragen, moet je een aantal handmatige handelingen doen voordat je per mail een pdf ontvangt. Dat kan natuurlijk makkelijker! George had daarom het idee de Spend Cloud Scan beschikbaar te maken in de Spend Cloud zelf, waar je altijd actuele data vindt die geautomatiseerd opgevraagd kan worden. Zo is je data altijd up-to-date en zou je misschien zelfs kunnen vergelijken met andere organisaties. Maar: de impact van een hackathon project kan nóg groter zijn! Ondertussen belanden we namelijk bij de top-3 ideeën.
3. Sustainability Spend: duurzaamheid inzichtelijk
Op de derde plaats komen Patrick, Daan en Joost die gekeken hebben naar hoe de Spend Cloud kan helpen met verduurzamen. Aan de ene kant willen we namelijk zelf inzicht in hoe duurzaam we nu werken, zodat we dat kunnen verbeteren en vergelijken. Aan de andere kant willen we ons niet met extra (handmatig) werk opzadelen. Dus, hoe kunnen we automatisering gebruiken bij het verduurzamen van Visma | ProActive en andere bedrijven?
Dit team van developers en UX designers heeft een nieuwe Spend Cloud module bedacht: Sustainability Spend. Daarmee zou je in een Spend Cloud omgeving de duurzaamheid van jouw organisatie kunnen bijhouden. Het dashboard stel je zelf in met doelen en referentiekaders, bijvoorbeeld met hoe duurzaam je voorgaande jaren was. De Spend Cloud vult de data dan automatisch aan op basis van facturen en crediteuren die relevant zijn voor jouw duurzaamheidsdoelen. Binnen het dashboard kan je dan weer doorklikken voor meer informatie over energieverbruik, gas, water, afval, auto’s die medewerkers gebruiken en meer! Hiermee kunnen we inzicht krijgen in duurzaamheid, besparen we onszelf handmatige handelingen én geld, en de wereld wordt er beter van! Een topidee dat een eervolle vermelding kreeg, maar helaas waren twee andere projecten nét iets beter.
2. Een nóg gebruiksvriendelijker inkoopproces
Op plaats twee voor de publieksprijs staat UX designer Kallista met een ontwerp om het inkoopproces te verbeteren. Vooral voor mensen die niet veel met de Spend Cloud werken en alleen een bestelling als geleverd hoeven aan te melden, kan het proces duidelijker, strakker en intuïtiever. Minder verwarring betekent blije medewerkers en orders die sneller verwerkt worden! Daardoor worden facturen uiteindelijk ook sneller verwerkt. In Kallista’s proefontwerp krijg je bijvoorbeeld pas meer informatie wanneer je iets openklikt, zodat het scherm strakker en duidelijker is. De orderregels bevatten daarom alleen een kleine beschrijving in plaats van alle informatie.
Kortom: dit project kan veel impact hebben op het gebruiksgemak van mensen die werken met de Spend Cloud module Inkoop! Een intuïtief design van de software is een van de hoogste prioriteiten binnen Visma | ProActive. Kallista mag de publieksprijs dan wel niet gewonnen hebben, maar het management vond dit project het meest innovatief, dus heeft ze de innovatie award gewonnen. Dat betekent dat ze een cadeaubon krijgt, een goed doel mag kiezen (KWF) waar Visma | ProActive een donatie aan geeft én dat haar project uitgevoerd gaat worden!
De publieksprijs: creditcard aanvragen in de Spend Cloud App
Naast dat het management een project uitkiest dat we gaan implementeren, mogen alle ProActivians hun stem laten horen. In 2021 hebben ze gekozen voor het project van Reshad en Maarten die een eenvoudige manier hebben ontwikkeld om een creditcard aan te vragen in de Spend Cloud App.
In het ontwerp van Reshad en Maarten kun je zelfs kiezen of je een fysieke of virtuele creditcard wilt hebben. In beide gevallen krijg je toegang tot alle functionaliteiten, zonder dat een fysieke pas vereist is. Het management kan zelfs een houdbaarheidsdatum instellen, zodat de pas vervalt wanneer het saldo is opgebruikt of wanneer er een bepaalde periode verstreken is. Het management was ontzettend enthousiast, dus Reshad en Maarten krijgen ook een cadeaubon, mogen een goed doel uitkiezen (UNHCR) en kunnen het idee in de toekomst verder uitwerken!
Kortom: jouw stem telt
Bij Visma | ProActive kun jij je stem laten horen door een idee te pitchen en deze tijdens de hackathon uit te voeren. Én je stemt op het project dat jij het best vindt. Zo wordt de Spend Cloud uiteindelijk steeds beter! Ben jij al overtuigd van dat de hackathon waardevol is en ben je benieuwd hoe het is om er eentje mee te maken? Bekijk dan de vacaturepagina! Word je graag door de ProActivians overtuigd van de waarde van de hackathon, zelfs zonder prijzen? Dat vind je in deze hackathon blog terug. Op naar de volgende!
Ook meedoen met de Visma | ProActive hackathon?
Vergeet dan niet een blik te werpen op de Visma| ProActive vacatures! Je weet nu precies wat je moet doen om te winnen. Succes!
Eén reactie