Wat zijn de ingrediënten van een effectieve factuur?

Redenen van late betaling

Er zijn meerdere factoren waarmee je rekening moet houden om te bepalen of je factuur effectief is. Als je factuur niet tijdig betaald wordt, stel jezelf dan de vraag van de achterliggende reden. Redenen waarom de factuur niet tijdig betaald wordt, kunnen bijvoorbeeld zijn:

• De omschrijving van de geleverde zaken is onduidelijk waardoor je klant extra werk moet verrichten voordat de factuur goedgekeurd kan worden.
• De kostenplaats van de klant staat niet vermeld.

Kom je er niet uit, neem dan contact op met je klant en vraag wat je kunt doen zodat de facturen in de toekomst wel op tijd worden betaald.

Onduidelijke facturen

Een vraag die ik geregeld stel tijdens trainingen is: “Hoeveel vragen krijg je van klanten naar aanleiding van een gestuurde factuur (waardoor de factuur niet tijdig betaald is)?” De antwoorden op deze vraag zijn zeer divers maar hebben negen van de tien keer te maken met de onduidelijkheid van de factuur.

Tips voor een correcte factuur

Bij het opstellen van je facturen zijn er een aantal punten waarmee je rekening dient te houden:

• Duidelijkheid en leesbaarheid (bijvoorbeeld de omschrijving van de geleverde diensten of producten)
• Eisen van de belastingdienst
• Wensen van de klant (bijvoorbeeld het vermelden van de kostenplaats van de klant)

Het systeem is er voor jou en niet andersom

Te vaak krijg ik tijdens trainingen te horen: “Ja, ik wil de facturen of aanmaningen ook anders maar het zijn de beperkingen van het systeem.” Hierbij wil ik dan ook graag een oproep doen: werk jij voor het systeem, of moet het systeem jou juist helpen bij het effectief incasseren van de vorderingen? Vergeet niet dat het systeem aan jouw wensen en eisen moet voldoen. Als je bijna de helft van je tijd kwijt bent aan telefoontjes van klanten om uit te leggen wat er op de facturen staat, zijn de facturen gewoon niet goed genoeg.

Investeren brengt geld op

Dit kan betekenen dat er investeringen gedaan moeten worden. Bijvoorbeeld in een nieuw facturatiesysteem of in aanpassingen van het huidige systeem. Denk hierbij niet aan de kosten op korte termijn, maar juist aan de opbrengsten op de lange termijn. Natuurlijk is het een uitdaging om de verantwoordelijke manager of directeur te overtuigen van de noodzaak. Meet hierbij het effect van je facturen en gebruik dit als input. Minder tijd kwijt, sneller je geld. Dat willen we toch allemaal?

Auteur:Bart ten Cate
Research & Learning Consultant
Graydon Nederland