Welke impact heeft XML op factuurverwerkingssoftware?
XML-facturen zijn een goede manier om jouw factuurverwerkingsproces te optimaliseren.
Als jij alleen nog digitale facturen verwerkt, en geen papieren meer, is jouw organisatie klaar voor de volgende stap. Wist je dat je zelf niets hoeft te doen om XML-facturen te verwerken met de Spend Cloud? Dit is een standaard mogelijkheid die voor elke organisatie beschikbaar is. Je hoeft alleen jouw leverancier te vragen of ze voortaan XML-facturen willen versturen. In deze blog lees je alles over dit specifieke factuur-format.
Wat is een XML-schema?
Waar staat XML voor? Welk format is het? En waar wordt XML voor gebruikt?
XML is gewoon de naam voor een bepaald format, net zoals jpeg voor afbeeldingen en doc voor documenten. XML staat voor eXtended Markup Language. Een XML-factuur bevat dezelfde informatie als een gewone factuur, zoals: BTW-nummers, kostenplaatsen en inkoopordernummers. De huidige standaard voor XML is Universal Business Language (UBL 2.0). Dit is de meest gebruikte standaard voor digitale factuurverwerking.
De impact van XML is dat je alle facturen in eenzelfde format ontvangt. Dan is het voor factuurverwerkingssoftware eenvoudiger om gegevens te herkennen. Daarmee is de factuurverwerking een stuk minder foutgevoelig en minder arbeidsintensief. Het grote voordeel hiervan is dat je zelfs touchless facturen verwerken. Lees meer in deze Spend Cloud factuurverwerkingssoftware-blog.
Hoe open ik een XML-factuur (veilig)?
Met Excel, een kladblok of de Spend Cloud?
Een XML-factuur kan er nogal overweldigend uitzien. Daarom raden we altijd aan om de PDF-weergave te gebruiken. Dan heb je geen Excel of kladblok nodig, al is het wel altijd mogelijk om de XML-weergave op deze manier te bekijken.
In de Spend Cloud kunnen de XML-factuur en PDF-factuur naast elkaar bestaan en gekoppeld worden. Je kunt de leverancier eenvoudig vragen om de XML- en PDF-factuur in dezelfde mail te vesturen. Dan kan de Spend Cloud de PDF als visualisatie van de factuur gebruiken.
De Spend Cloud biedt ook de mogelijkheid om XML-bestanden uit te lezen als de leverancier de PDF-factuur daarin heeft geïntegreerd (als een lange Base64 code). In dit geval is het niet nodig om de PDF-factuur als extra bijlage in de e-mail mee te sturen.
XML-facturen openen met of zonder extra beveiliging?
Zoals je op de Computable-website kunt lezen, hoeven XML-facturen niet extra beveiligd te worden met een wachtwoord. Staatssecretaris De Jager van Financiën maakte in 2009 namelijk bekend dat facturen in de vorm van een Word-document of pdf (zonder digitale handtekening) voor de Belastingdienst acceptabel zijn. Als leveranciers jou een ‘gewone’ XML-factuur sturen, is dat dus helemaal prima.
Wat zijn de voordelen van XML-factuurverwerking?
Een paar voordelen van XML-factuurverwerking zijn:
- 100% data-identificatie en order matching
- Sneller en eenvoudiger facturen verwerken
- Snellere betalingen
- Kostenbesparing
- Betere relatie met leveranciers
- Toekomstbestendig voor PEPPOL-netwerk
Lees meer in de ‘Voordelen van XML’-blog.
XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud
Het ontvangen van XML-facturen gaat in de Spend Cloud hetzelfde als het ontvangen van PDF-facturen. De XML-facturen worden gestuurd naar de Spend Cloud Postbus. Vanuit hier kan je of via snelverwerken, of via een handmatige verwerking de facturen doorzetten om te coderen. Hier hoef je dus zelf niets voor te doen.
Hoeveel positieve impact kan XML-facturatie hebben?
“Dankzij XML-facturen worden factuurgegevens automatisch in de juiste codeervelden geplaatst.”
Onderwijsorganisatie Meerderweert verwerkt facturen voor vijftien verschillende locaties met uiteenlopende specialismen. Met 300 medewerkers en de verantwoordelijkheid voor het onderwijs van de volgende generaties, wil je zoveel mogelijk tijd aan het primaire proces besteden. Gelukkig kan de Spend Cloud helpen tijd besparen voor randzaken, zodat ze efficiënter kunnen werken.
“We schrijven leveranciers actief aan om ons XML-facturen te sturen. Dat levert mooie resultaten op. Het scheelt, omdat je tijd bespaart op controle en correcties. De factuurgegevens worden namelijk zonder fouten op de juiste plaats ingelezen en dat werkt erg prettig,” vertelt Marrion de Win, medewerker bij Meederweert. Lees verder in het volledige succesverhaal.
Is het echt zó makkelijk om te starten met XML in de Spend Cloud?
Zeker! Lees verder in dit XML-succesverhaal met leverancier PostNL. “PostNL heeft zeer goed werk geleverd. Supermooi dat ze dit zo goed hebben opgepakt. Zo werken we samen om Spend Cloud-gebruikers een nog betere gebruikerservaring te bieden!” vertelt Customer Success Manager Jasper. Of neem meteen een kijkje op de Spend Cloud Factuurverwerking-pagina. Ontdek hoe realistisch touchless factuurverwerking voor jouw organisatie is.
Ontdek de impact van XML in de Spend Cloud
Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!
