Wat is factuurmatching?
Factuurverwerking kan een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn, waarin het overzicht ver te zoeken is. Door het proces te digitaliseren krijg je inzicht en controle, maar hoe doe je dat? En hoe kun je jouw factuurverwerking blijven verbeteren? Bijvoorbeeld met factuurmatching in de Spend Cloud.
Hoe werkt factuurmatching?
Maakt jouw organisatie gebruik van inkoop– en factuurverwerkingssoftware? Dan heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om inkoopfacturen te matchen aan inkooporders. Een match in de Spend Cloud houdt in dat er een link ontstaat tussen de factuur en de bijbehorende order. Door deze link kun je de codering die is vastgelegd bij de order, toepassen op de factuur.
Daarnaast kun je, afhankelijk van hoe dit bij de leverancier is ingesteld, een factuurregel automatisch laten goedkeuren als het factuurbedrag en het orderbedrag overeenkomen. Dat scheelt handmatige handelingen en voorkomt fouten. Al deze stappen zijn trouwens terug te vinden in de audit trail die de Spend Cloud bijhoudt. Facturen raken dus nooit meer kwijt, want ze zijn altijd beschikbaar in een digitaal archief.
Welke opties heeft de Spend Cloud voor factuurmatching?
3-way matching
3-way matching is het matchen van de bestelling, de levering en de factuur. Drie cruciale elementen uit het purchase to pay proces. Dit proces start bij een digitale order, waarna de levering wordt geregistreerd en de factuur binnenkomt. Dan kan jouw systeem op zoek naar een match, zodat je de factuur met een gerust hart betaalbaar kunt stellen. We hierbij raden aan om gebruik te maken van XML-facturen en het veilige PEPPOL-netwerk.
Geavanceerd facturen matchen
De Spend Cloud biedt tegenwoordig een functionaliteit aan die we ‘geavanceerd matchen’ noemen. Dat is een soort uitgebreidere versie van 3-way matching. Deze software maakt gebruik van uiteenlopende vormen van logica, wat het matchen accurater maakt dan oudere matchingsoftware. Daarnaast kost het medewerkers minder moeite om de functionaliteit toe te passen. Een mooie en toekomstbestendige ontwikkeling dus!
Hoe werkt deze ‘uitgebreide 3-way matching’ in de Spend Cloud?
De Spend Cloud kiest uit verschillende scenario’s de meest geschikte optie om een match te maken tussen inkooporders en facturen. Komen het factuurbedrag en het bedrag op de order overeen? Of is er een complexer scenario van toepassing en moet er misschien naar een openstaand orderbedrag gekeken worden? De Spend Cloud doorloopt deze scenario’s automatisch en biedt de beste suggestie aan. Als een factuur binnen de door jou ingestelde afwijkingstolerantie valt, wordt deze zelfs automatisch van de herkende order afgeboekt. In veel gevallen kan er zo een correcte match gemaakt worden, zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen.
Wat zijn de voordelen van ‘uitgebreide 3-way matching’ in de Spend Cloud?
De nieuwe techniek biedt meer flexibiliteit en controle op het juiste moment. Enkele voordelen zijn:
- De Spend Cloud kan automatisch per situatie een passende match maken
- Dit resulteert in meer passende matchvoorstellen voor jou
- Je kunt facturen slimmer verwerken, waardoor je tijd bespaart op handmatige handelingen en meer tijd overhoudt voor kerntaken
- De Spend Cloud werkt met geavanceerde, toekomstbestendige technieken die proactief worden geoptimaliseerd, zodat jij als gebruiker steeds de beste ervaring hebt
Hoe kan ik met factuurmatching starten?
1. Het digitale inkoop- en factuurverwerkingsproces combineren
Als je beide het inkoopproces en het factuurverwerkingsproces hebt gedigitaliseerd, kun je deze in de Spend Cloud aan elkaar koppelen. De Spend Cloud checkt dan automatisch of de inkooporder, geregistreerde levering en factuur matchen. Een 3-way match! Dan wordt de factuur verwerkt zonder handmatige handelingen (touchless). Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in het financiële systeem.
2. Optimaliseren met XML-facturen
Factuurmatching wordt nog makkelijker door te werken met XML-facturen. Dit biedt bijvoorbeeld het voordeel dat alle waarden van een factuur (zoals factuurdatum, factuurnummer, bestelnummer en details) automatisch door de software kunnen worden herkend. Dit maakt de factuurverwerking efficiënter en minder foutgevoelig, dan wanneer je PDF of papieren facturen gebruikt. Ontdek alle voordelen van werken met XML-facturen.
Bonus: Optimaliseren met het veilige PEPPOL-netwerk
Digitale factuurverwerking in de Spend Cloud is nog eenvoudiger wanneer je gebruik maakt van PEPPOL. Dit is dé manier om je facturen gestandaardiseerd te ontvangen van een geverifieerde afzender. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische (UBL- en XML-)facturen versturen en ontvangen. Facturen die binnenkomen worden automatisch ingelezen, verwerkt en na goedkeuring betaald, zonder dat er handmatig werk aan te pas komt.
Ontdek alle voordelen van Spend Cloud factuur-verwerkingssoftware
De Spend Cloud biedt namelijk veel meer dan geavanceerd matchen. Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!
2 reacties