Wat is factuurmatching?
Factuurverwerking kan een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn, waarin het overzicht ver te zoeken is.
Door het proces te digitaliseren krijg je inzicht en controle, maar hoe doe je dat? En hoe kun je jouw factuurverwerking blijven verbeteren? Bijvoorbeeld met factuurmatching in de Spend Cloud.
Hoe werkt factuurmatching?
Maakt jouw organisatie gebruik van inkoop– en factuurverwerkingssoftware? Dan heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om inkoopfacturen te matchen aan inkooporders. Een match in de Spend Cloud houdt in dat er een link ontstaat tussen de factuur en de bijbehorende order. Door deze link kun je de codering die is vastgelegd bij de order, toepassen op de factuur.
Daarnaast kun je, afhankelijk van hoe dit bij de leverancier is ingesteld, een factuurregel automatisch laten goedkeuren als het factuurbedrag en het orderbedrag overeenkomen. Dat scheelt handmatige handelingen en voorkomt fouten. Al deze stappen zijn trouwens terug te vinden in de audit trail die de Spend Cloud bijhoudt. Facturen raken dus nooit meer kwijt, want ze zijn altijd beschikbaar in een digitaal archief.
Welke opties heeft de Spend Cloud voor factuurmatching?
3-way matching
Met 3-way matching worden de drie belangrijkste momenten van het inkoopproces gevalideerd: de order, de geleverde bestelling en de factuur. Het is hierbij handig om te werken met XML-facturen en ze te verwerken via het veilige PEPPOL-netwerk. Lees verder in deze 3-way matching-blog.
Geavanceerd matchen
Eén van de nieuwere Spend Cloud functionaliteiten is ‘geavanceerd matchen’. Deze software maakt gebruik van uiteenlopende vormen van logica, wat het matchen accurater maakt dan oudere matchingsoftware. Daarnaast kost het medewerkers minder moeite om de functionaliteit toe te passen.
Hoe kan ik met factuurmatching starten?
1. Het digitale inkoop- en factuurverwerkingsproces combineren
Als je beide het inkoopproces en het factuurverwerkingsproces hebt gedigitaliseerd, kun je deze in de Spend Cloud aan elkaar koppelen. De Spend Cloud checkt dan automatisch of de inkooporder, geregistreerde levering en factuur matchen. Een 3-way match! Dan wordt de factuur verwerkt zonder handmatige handelingen (touchless). Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in het financiële systeem.
2. Optimaliseren met XML-facturen
Factuurmatching wordt nog makkelijker door te werken met XML-facturen. Dit biedt bijvoorbeeld het voordeel dat alle waarden van een factuur (zoals factuurdatum, factuurnummer, bestelnummer en details) automatisch door de software kunnen worden herkend. Dit maakt de factuurverwerking efficiënter en minder foutgevoelig, dan wanneer je PDF of papieren facturen gebruikt. Alle voordelen van werken met XML-facturen lees je in deze blog.
Bonus: Optimaliseren met het veilige PEPPOL-netwerk
Digitale factuurverwerking in de Spend Cloud is nog eenvoudiger wanneer je gebruik maakt van PEPPOL. Dit is dé manier om je facturen gestandaardiseerd te ontvangen van een geverifieerde afzender. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische (UBL- en XML-)facturen versturen en ontvangen. Facturen die binnenkomen worden automatisch ingelezen, verwerkt en na goedkeuring betaald, zonder dat er handmatig werk aan te pas komt.
Ontvang de factsheet direct!
Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!
Eén reactie