Hoeveel tijd ben ik kwijt aan Spend Cloud Applicatiebeheer?
Als de Spend Cloud eenmaal is ingericht, hoeveel werk is het dan om te onderhouden?
Heeft jouw organisatie een Spend Cloud implementatie afgerond? Dan kunnen jullie er meteen mee aan de slag. Samen met een Spend Cloud Consultant doen jullie namelijk de volledige set-up van de software. De Spend Cloud wordt namelijk altijd gebruiksklaar en compleet geïmplementeerd opgeleverd.
Maar wat als er een nieuwe medewerker wordt aangenomen? Wat als er een nieuwe crediteur moet worden aangemaakt? Of een sjabloon om facturen mee te coderen? Hoeveel tijd kosten die dingen in de Spend Cloud? In deze blog ontdek je dat Spend Cloud Applicatiebeheer eigenlijk niet zoveel tijd in beslag neemt.
Goed om te weten over Spend Cloud Applicatiebeheer
Wist je dat nieuwe Spend Cloud functionaliteiten ook gebruiksklaar worden opgeleverd? Je hebt geen Consultants nodig om die voor je in te richten. Vaak is het een kwestie van een vinkje aanzetten. Ook goed om te weten: applicatiebeheer wordt tegelijkertijd toegepast op de Spend Cloud App en webversie, omdat deze naadloos op elkaar aansluiten. Als jouw organisatie gebruik maakt van de app (wat we aanraden!), levert dat dus geen extra applicatiebeheertaken op.
Waarom is goed Spend Cloud Applicatiebeheer belangrijk?
Met goed applicatiebeheer kun je medewerkers ontzien en tijd besparen. Het kost een kleine tijdsinvestering om bijvoorbeeld een nieuwe sjabloon aan te maken of standaardwaarden in te stellen. Die investering betaalt zich uit door in de toekomst tijd te besparen tijdens het factuurverwerkingsproces.
Wat voor impact kan goed applicatiebeheer hebben op het inkoopproces?
Stel je voor: medewerkers gebruiken het inkoopsysteem om te bestellen waar ze willen. Hierdoor heb je grip op uitgaven, omdat alle bestellingen pas na goedkeuring besteld mogen worden. Op deze manier zijn de orders ook volledig gedigitaliseerd. Medewerkers hoeven niet meer telefonisch te bestellen of langs te gaan bij een leverancier. Maar dan krijg je te maken met het volgende probleem: een wildgroei aan crediteuren. Hoe los je dit op? Met goed applicatiebeheer natuurlijk!
Maak het bestellers makkelijk
Door jouw inkoopsysteem zo in te richten dat medewerkers precies weten welke (voorkeurs)leveranciers ze moeten hebben, is het bestelproces voor hen een eitje. In de Spend Cloud kun je per medewerker de leverancierslijst beperken, zodat ze alleen leveranciers zien waar ze mogen bestellen. Daarnaast voldoen medewerkers automatisch aan het inkoopbeleid en verminder je maverick buying. Zo laat je de crediteurenlijst krimpen.
Hoe beter Spend Cloud Applicatiebeheer wordt toegepast, hoe makkelijker en efficiënter medewerkers kunnen bestellen. Je voorziet ze van een overzicht van de juiste producten, zodat ze niets zelf hoeven uitzoeken:
- Welke producten aan alle vereiste specificaties voldoen
- Welke producten de beste kwaliteit bieden
- Welke afspraken met leveranciers gemaakt zijn
Op deze manier voorzie je als organisatie een breed en up-to-date aanbod en besparen medewerkers tijd die ze aan het primaire proces kunnen besteden.
Wat voor impact kan goed applicatiebeheer hebben op de factuurverwerking?
Help medewerkers efficiënt facturen te verwerken met goed applicatiebeheer. Ze besparen tijd als ze bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van standaardwaarden of sjablonen. Dit biedt mooie mogelijkheden, maar je ervaart al helemaal veel tijdwinst als je ook gebruik maakt van XML-facturen en Autosuggest. Dan kun je applicatiebeheer namelijk zo inrichten, dat facturen touchless verwerkt worden! Ook kun je als applicatiebeheerder contact opnemen met leveranciers om het format van de factuur te verbeteren, als jouw organisatie nog niet klaar is voor XML-facturatie.
Dankzij analyses kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Met het voortgangsoverzicht kun je zien welke medewerkers misschien wat extra hulp nodig hebben met het verwerken van facturen. Of bekijk de top-5 crediteuren met de meest afgekeurde facturen om het proces samen met de leveranciers te optimaliseren. Kortom: genoeg mogelijkheden om met applicatiebeheer het factuurverwerkingsproces te versnellen. Een tijdsinvestering die zich op de lange termijn zeker terugbetaalt!
Open deur: de werkdruk is voor iedere organisatie anders
Het belang van goed applicatiebeheer mag duidelijk zijn. Natuurlijk verschilt het per organisatie hoeveel tijd je investeert in Spend Cloud Applicatiebeheer. Toch is dat belangrijk om dat duidelijk te benoemen. Hoeveel tijd jouw medewerkers kwijt zijn aan applicatiebeheer, is namelijk afhankelijk van verschillende variabelen.
Een aantal impactvolle variabele zijn:
- Hoe veranderingsgevoelig de organisatie is. Een fusie kan namelijk behoorlijk wat applicatiebeheer-taken met zich meebrengen
- Hoeveel mutaties er gemiddeld plaatsvinden. Komt er iedere week een nieuwe medewerker bij? Dat kan ook invloed hebben op hoeveel applicatiebeheer vereist is
- Hoeveel spend management processen er in de Spend Cloud beheerd moeten worden: alleen factuurverwerking of het volledige purchase to pay proces? Moeten er 5 Spend Cloud Cards worden beheerd of 500 slimme betaalpassen?
- Hoe uitgebreid het takenpakket momenteel is van medewerkers die ook verantwoordelijk gaan zijn voor Spend Cloud Applicatiebeheer
- Of er functioneel beheerders beschikbaar zijn: medewerkers waarvan het takenpakket volledig bestaat uit Spend Cloud Applicatiebeheer
- Hoe digivaardig applicatiebeheerders zijn
Gelukkig is de Spend Cloud intuïtief en gebruiksvriendelijk opgebouwd, ook voor medewerkers zonder financiële achtergrond of uitgebreide ervaring met software.
Hoeveel impact heeft zelfredzaamheid op Spend Cloud Applicatiebeheer?
En hoe helpen we medewerkers zelfredzaam te worden?
Het is belangrijk dat applicatiebeheerders begrijpen hoe ze Spend Cloud processen kunnen blijven verbeteren. Als ze hierin zelf initiatief kunnen nemen, versnelt dat het optimalisatietraject aanzienlijk. Natuurlijk staan ze er niet alleen voor.
We bieden diverse webinars en trainingen aan om medewerkers te helpen om efficiënt geavanceerde functionaliteiten in gebruik te nemen. Bijvoorbeeld: standaardwaarden instellen, sjablonen aanmaken, XML-factuurverwerking inrichten en Autosuggest instellen. Daarbij delen we onze best-practices, gebaseerd op 25 jaar ervaring. Als deze features eenmaal zijn ingericht, heb je er daarna geen omkijken meer naar. Zo weet je zeker dat die functionaliteiten optimaal werken en hoef je na de training alleen nog de vruchten te plukken van de tijdsinvestering.
Ook helpt de Customer Success-afdeling je graag verder met het optimaliseren van jouw Spend Cloud-omgeving. Daarnaast kun je in de Spend Cloud kennisbank antwoord vinden op diverse vragen. Mocht je er zelf toch niet uitkomen, dan staat de Spend Cloud Supportafdeling voor je klaar.
Lees meer over onze ondersteuning in deze Spend Cloud Service-blog.
Hoe is de werkdruk voor grote, complexe zorgorganisaties?
Hou er rekening mee dat onderstaande gemiddeldes zijn gebaseerd op grote, complexe zorgorganisaties. Voor organisaties met een andere structuur of in een andere branche, zal de data uiteraard verschillen.
Voor elke applicatiebeheerder geldt dat het efficiënt opzoeken van informatie in de Spend Cloud Portal belangrijk is. Dat geldt ook voor contact opnemen met de Spend Cloud Supportafdeling als de kennisartikelen niet toereikend zijn.
Algemeen applicatiebeheer: medewerkers / gebruikers en hun rollen en rechten beheren
Deze verantwoordelijkheid ligt vaak bij de afdeling ICT of bij een toegewijde applicatiebeheerder (een medewerker die het applicatiebeheer niet naast een eigen takenpakket uitvoert). Als er een goede koppeling is tussen de Spend Cloud en het HR-systeem, zodat medewerkersdata automatisch uitgewisseld kan worden, is het algemene applicatiebeheer goed te overzien.
Na de livegang is de Spend Cloud al volledig ingericht voor gebruik en hoeft de software dus alleen onderhouden te worden. Dit duurt gemiddeld genomen over alle Spend Cloud-gebruikende organisaties 3 tot 3,5 uur per week.
Hierbij is het belangrijk dat medewerkers beschikken over de volgende vaardigheden om efficiënt te kunnen werken. Anders heeft dit uiteraard impact op hoeveel tijd aan applicatiebeheer wordt besteed.
- Organisatiestructuur updaten
- Medewerkermutaties verwerken
- Procuratieschema’s aanpassen
- Functieprofielen aanmaken en aanpassen
- Medewerker van de juiste rechten voorzien
- Begrijpen hoe de koppeling tussen Spend Cloud en het boekhoudprogramma werkt
Inkoop: leveranciersbeheer en beheren wie waar mag bestellen
Deze verantwoordelijkheid ligt vaak bij de afdeling inkoop. Na de livegang is ook het Spend Cloud inkoopsysteem al volledig ingericht voor gebruik en hoeft de software dus alleen onderhouden te worden. Het beheer van inkoop duurt gemiddeld genomen over alle Spend Cloud-gebruikende organisaties 2,5 tot 4 uur per week.
Hierbij is het belangrijk dat medewerkers beschikken over de volgende vaardigheden om efficiënt te kunnen werken. Anders heeft dit uiteraard impact op hoeveel tijd aan het beheren van inkoopprocessen wordt besteed.
- Leveranciersbeheer
- Leveranciersgroepen instellen
- Bevoegdheden van inkoopmedewerkers overzien
- Acties van de inkoopafdeling overzien
- Voortgang van het inkoopproces bewaken
- Indien van toepassing: Webshopkoppeling opzetten en beheren
- Indien van toepassing: Afstemming zoeken met de crediteurenadministratie om de processen te stroomlijnen
Factuurverwerking: voortgang van het factuurverwerkingsproces bewaken
Deze verantwoordelijkheid ligt vaak bij de afdeling financiën. Na de livegang is ook Spend Cloud factuurverwerkingssoftware al volledig ingericht voor gebruik en hoeft de software dus alleen onderhouden te worden. Het beheer van factuurverwerking duurt gemiddeld genomen over alle Spend Cloud-gebruikende organisaties 2 tot 3,5 uur per week.
Hierbij is het belangrijk dat medewerkers beschikken over de volgende vaardigheden om efficiënt te kunnen werken. Anders heeft dit uiteraard impact op hoeveel tijd aan het beheren van de factuurverwerking wordt besteed.
- Ervoor zorgen dat medewerkers gemakkelijk het volledige proces kunnen doorlopen: van toevoegen tot (automatisch) exporteren
- Stamgegevens vanuit het boekhoudprogramma importeren in de Spend Cloud
- Indien van toepassing: de financiële periode afsluiten
- Relatiebeheer
- De voortgang bewaken van het factuurverwerkingsproces
- Het factuurverwerkingsproces optimaliseren met de coderingsmatrix en automatisch facturen ontvangen in de postbus
Contractmanagement: voortgang van het contractmanagementproces bewaken
Deze verantwoordelijkheid ligt vaak bij de Contractadministratie of de afdeling Inkoop. Het gaat in dit geval om het bewaken van de voortgang van het contractmanagementproces, en het beheren en onderhouden van contractsoorten. Dit duurt gemiddeld genomen over alle Spend Cloud-gebruikende organisaties 1 tot 1,5 uur per week. Spend Cloud contractmanagement is na de implementatie namelijk al volledig ingericht voor gebruik. De software hoeft na livegang alleen onderhouden te worden.
Hierbij is het belangrijk dat medewerkers beschikken over de volgende vaardigheden om efficiënt te kunnen werken. Anders heeft dit uiteraard impact op hoeveel tijd aan het beheren van contractmanagement wordt besteed.
- Ervoor zorgen dat medewerkers het volledige proces zo optimaal mogelijk kunnen doorlopen: van toevoegen tot verlenging of beëindiging
- De voortgang bewaken van het contractmanagementproces
- Een automatische goedkeuring van een factuur op basis van een contract of verplichting kunnen faciliteren
- Indien van toepassing: Indexering van contracten uitvoeren
Uitgaven van medewerkers beheren
Medewerkers doen uitgaven voor de organisatie via slimme betaalpassen of vanuit zichzelf en declareren deze. Beide processen moeten worden overzien en beheerd. Meestal ligt deze verantwoordelijkheid bij de contractadministratie of de afdeling inkoop. Hierbij gaat het vooral om het beheren van de voorgang van het uitgavenproces en onderhoud. Dit duurt gemiddeld genomen over alle Spend Cloud-gebruikende organisaties ongeveer 2 uur per week. De Spend Cloud is na de implementatie namelijk al volledig ingericht voor gebruik. De software hoeft na livegang alleen onderhouden te worden.
Het is belangrijk dat medewerkers beschikken over de volgende vaardigheden om efficiënt te kunnen werken. Anders heeft dit uiteraard impact op hoeveel tijd aan het beheren van uitgaven van medewerkers wordt besteed.
- Medewerkers kunnen het volledige proces doorlopen: van het opladen van een pas tot exporteren van een boekingsperiode
- Pasbeheer
- Pasboeken inrichten
- Pasboeken en kostensoorten onderhouden
- Coderingsfilters aanmaken
- Gecombineerde pasboeken faciliteren
- De voortgang bewaken van de boekingsperiodes
Ontdek de unieke combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware voor uitzonderingen op de Spend Cloud Expense-pagina.
Benieuwd hoeveel tijd de Spend Cloud jouw organisatie kan besparen?
Ga het gesprek met ons aan! Tijdens een online demo laten we graag zien wat de Spend Cloud kan en hoe we de behoeftes van jouw organisatie kunnen vormgeven. Spreken we je binnenkort?
Ontdek hoe de Spend Cloud jouw uitgavenprocessen kan verbeteren
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Lees meer over onze oplossing voor Purchase to Pay: inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers.
Eén reactie