postbus

5 tips voor het optimaal gebruikmaken van jouw postbus

De Mosagroep, een coöperatie van schoolbesturen die de administratie gezamenlijk vanuit één centraal punt voeren, verwerkt ruim 25.000 facturen per jaar. Door de postbus optimaal te gebruiken besparen zij zichzelf heel veel handelingen en besparen daardoor op de kosten voor het voeren van de administratie.

“Je moet er zelf ook energie in steken, maar je krijgt er veel voor terug.”

Maak je gebruik van de module factuurverwerking dan ben je bekend met de postbus van de Spend Cloud. In deze postbus komen alle facturen binnen die zijn verstuurd naar jouw organisatie. Door afspraken te maken met leveranciers kun je de postbus optimaal gebruiken en heel veel handmatige handelingen overslaan. Hierdoor bespaar je kostbare tijd en blijft er meer tijd en dus geld over voor de dingen die belangrijk zijn voor de organisatie. We helpen je graag op weg met 5 praktische tips.

De factuur flow

Factuurverwerking kent vaak nog onnodig veel handmatige handelingen. Facturen komen per mail of soms nog per post binnen. Papieren facturen moeten worden ingescand en digitale facturen worden door leveranciers lang niet altijd naar het juiste mailadres gestuurd. Vervolgens worden facturen vaak handmatig vanuit het daarvoor bestemde mailadres naar de postbus van de Spend Cloud gestuurd. Hier wordt de factuur geopend en na toewijzing van de administratie doorgestuurd naar de stap ‘coderen’. Kortom, onnodig veel handmatige handelingen die met de juiste acties volledig kunnen worden geautomatiseerd.

De Mosagroep – een ‘schoolvoorbeeld’

“Minder tijd kwijt aan administratie betekent uiteindelijk meer geld voor de scholen.”

De Mosagroep, een coöperatie van schoolbesturen die de administratie gezamenlijk vanuit één centraal punt voeren, verwerkt ruim 25.000 facturen per jaar. Door de postbus optimaal te gebruiken besparen zij zichzelf heel veel handelingen en besparen daardoor op de kosten voor het voeren van de administratie.

Tip 1: de postbus koppelen

Het begint aan de voorkant, de Mosagroep heeft de mailadressen die bestemd zijn voor het ontvangen van facturen gekoppeld aan de Spend Cloud. De Mosagroep verwerkt voor verschillende administraties (schoolbesturen) de facturen. De leveranciers sturen hun facturen naar het mailadres dat voor het specifieke bestuur bestemd is, dit mailadres is gekoppeld met de Spend Cloud.
Facturen die op dit mailadres binnenkomen worden hierdoor automatisch doorgestuurd naar de postbus in de Spend Cloud.

Tip 2: ‘Veilige lijst’

Bekende leveranciers kunnen in de Spend Cloud worden toegevoegd aan de ‘veilige lijst’. Hierdoor worden de inkomende facturen van deze leveranciers herkend en slaan deze facturen de postbus over. De facturen staan daarmee meteen klaar in de stap coderen.

Hans van Driel – Senior medewerker Financiële Zaken Mosagroep: “je moet er zelf ook energie in steken, maar je krijgt er veel voor terug.”

Tip 3: leveranciers proactief benaderen

Vervolgens is het zaak om de leveranciers te benaderen. Leveranciers moeten weten op welk mailadres jij facturen wilt ontvangen en eventueel welk kostenplaatsnummer zij aan de factuur mee moeten te geven. Als leveranciers een factuur op de juiste manier aanleveren én zijn opgenomen in de ‘veilige lijst’ wordt de factuur nu automatisch doorgestuurd naar de stap ‘coderen’, zo kan de postbus in zijn geheel worden overgeslagen. Bij de stap coderen is nu het kostenplaatsnummer zelfs al ingevuld en dat beperkt ook daar weer de nodige handelingen. Met zo’n 25.000 facturen per jaar scheelt deze optimalisatie dus heel veel tijd. Door de leverancier tevens te vragen om de kostensoort op de factuur te vermelden wordt de afhandeling van de facturen in de stap coderen nog verder vereenvoudigd.

Hans van Driel: “De Mosagroep is erop gericht om de administratie van de scholen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Minder tijd kwijt aan administratie betekent dat er meer geld bij de scholen blijft.”

Hoe krijg jij je leverancier zo ver?

Er zijn altijd leveranciers die aangeven facturen niet automatisch te kunnen aanleveren of waarvan facturen nog via de post komen. Je zult zelf moeten afdwingen dat leveranciers de facturen op de juiste manier aanleveren, maar dit hoeft helemaal niet lastig te zijn.

Tip 4: e-mail template

Hans van Driel (Senior medewerker Financiële Zaken bij De Mosagroep) geeft aan dat dit helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Zo geeft hij als voorbeeld het gebruik van gestandaardiseerde mailtjes (in een Word-document) met daarin instructies voor aanlevering van facturen (kostenplaats, omschrijvingen etc.)die hij naar leveranciers stuurt. Deze mailtjes kan hij door middel van copy-paste zo klaarzetten en versturen.

Hans van Driel: “Ook voor de leverancier is het voordelig om facturen op deze manier aan te leveren, doordat het proces op deze manier sneller gaat ontvangt de leverancier gewoon eerder zijn geld.”

Tip 5: maandelijks factureren

Daarnaast kun je ook met bepaalde leveranciers afspreken dat ze maandelijks gaan factureren en niet voor elke paperclip een aparte factuur sturen. “Tel je alle handelingen bij elkaar op dan kost factuurverwerking ons 25 tot 35 euro per factuur, met 25.000 facturen per jaar gaat dit om grote bedragen. Als je ergens in dit proces het venster van afhandeling kunt verkorten dan levert dat tijd en dus geld op. Het belangrijkste van alles is dat dit geld nu niet naar de administratie gaat maar ingezet wordt ten behoeve van het primaire proces, het verstrekken van onderwijs aan de kinderen” besluit Hans van Driel.

Benieuwd naar meer informatie over digitale factuurverwerking?

Bekijk de module   Download factsheet

Meer informatie over de SpendCloud?

Plan een terugbelverzoek in en stel al je vragen aan een van onze accountmanagers.

Of neem contact met ons op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Download whitepaper