4 tips voor efficiënt thuiswerken
Thuiswerken is soms productiever dan werken op kantoor, afhankelijk van de afspraken die je thuis en met collega’s maakt.
Het is een uitdaging om de voordelen en valkuilen van thuiswerken efficiënt te balanceren. Hoe blijf je gefocust, maar niet te gefocust? Hoe zorg je dat je genoeg pauze neemt, maar ook je taken afrondt? En wat kun je als werkgever doen om medewerkers in staat te stellen thuis efficiënt te werken? In deze blog delen we onze tips en adviezen om het beste uit een thuiswerkdag te halen en een gezonde balans te vinden tussen werk en privé.
Hoe werk je als medewerker efficiënt, thuis en op kantoor?
Een aantal tips om efficiënt thuis te werken, zijn natuurlijk net zo relevant voor werken op kantoor. Denk hierbij aan het structureren van je dag, het opzetten van een realistische planning, voldoende bewegen en genoeg pauze nemen. Hier zou je iedere werkdag op moeten letten.
Daarnaast zijn er tips die een stuk belangrijker zijn als je thuiswerkt. Iets simpels zoals sociaal contact onderhouden met collega’s is namelijk een stuk minder vanzelfsprekend als je veel thuiswerkt.
Ook is het belangrijk om je werkdag goed af te sluiten. Doe dit door naar een andere ruimte in het huis te gaan en/of een wandeling te maken. De ProActivians kunnen de Ommetje-app aanraden.
Welke best-practices houden de ProActivians verder aan, zodat ze efficiënt kunnen thuiswerken?
- Richt je werkplek ergonomisch en rustig in
- Blijf jezelf motiveren
- Voorkom afleiding
- Neem genoeg pauze
Benieuwd naar specifieke tips voor thuiswerken met kinderen? Lees dan verder op de website van Arboportaal.
Tip 1: Hoe richt je een werkplek ergonomisch in?
Visma | ProActive laat zich adviseren door Ergotherapie Kennemerland. Zij geven aan dat je moet zorgen dat je bureaustoel is afgestemd op:
- Het zitvlak onder je knieschijf met een hoek tussen de boven- en onderbenen 90° is
- Een volledige ondersteuning van de gehele lengte van je bovenbenen
- Een vuistbreedte ruimte vrij tussen de zitting en de knieholte
- De bolling van de rugleuning ter hoogte is van de bekkenrand / broekrand
- Ontspannen schouders met de armsteun ter hoogte van je elleboog
Zorg daarnaast dat je bureau is afgesteld op de hoogte van de armsteunen van je bureaustoel. Lukt het daarmee niet om een hoek van 90° tussen de boven- en onderbenen aan te houden? Gebruik dan een voetenbank.
Plaats je beeldscherm op afstand van een gestrekte arm. De hoogte van het beeldscherm moet afgesteld zijn zodat je de bovenrand van het beeldscherm op ooghoogte kunt zien wanneer je rechtop zit.
Tip 2: Hoe houd je jezelf gemotiveerd tijdens het thuiswerken?
Thuis is het extra makkelijk om jezelf te laten afleiden, dus is het belangrijk gemotiveerd te blijven. Gebruik deze tips:
- Focus op het eindresultaat en visualiseer de afgeronde toestand van een project
- Maak je to-do-lijst zo concreet mogelijk, zodat je regelmatig iets kunt afvinken en in een flow kunt raken. Zet er 3 taken op die per se af moeten.
- Durf taken uit handen te geven en om hulp te vragen, zodat je niet vast komt te zitten
- Begin iedere (thuis)werkdag met de meest vervelende taak, zodat je die alvast achter de rug hebt en je er niet meer tegenop hoeft te kijken
- Hou in je planning rekening met je energiepeil en stem je takenpakket daarop af. Doorgaans ben je de eerste twee uur van je (thuis)werkdag het meest productief, dus speel daarop in door dan je concentratietaken te doen.
Tip 3: Hoe voorkom je dat je afgeleid raakt?
Hoe gemotiveerd je ook bent, afleiding ligt altijd op de loer. Dit geldt extra voor dagen waarop je thuiswerkt, omdat je thuis gewend bent met andere dingen bezig te zijn dan werk. Hoe bied je weerstand tegen afleiding, ook thuis?
- Besef dat niet alles direct een reactie nodig heeft en ga kritisch om met je reactietijd
- Treed assertief op tegen storende collega’s en geef je grenzen duidelijk aan
- Zet irrelevante notificaties uit (werk én privé) en voorkom dat je op het scherm van je privé-telefoon of tv kunt kijken vanaf je werkplek
- Check je werkmail en telefoon alleen op geplande tijden
- Vergader alleen als het echt nodig is en gebruik best-practices om zo efficiënt mogelijk te vergaderen. Durf online meetings ook te weigeren als je er eigenlijk geen tijd voor hebt en moet focussen op concentratietaken
- Plan momenten in waarop je ‘afgeleid kunt raken’. Denk aan bijkletsmomenten met collega’s, maar ook momenten waarop je even achter je scherm weg moet gaan
- Twijfel je of dit het juiste moment is om de was te doen? Stel jezelf de vraag: ‘zou ik dit ook doen als ik nu op kantoor was?’ Als het antwoord ‘nee’ is, plan de taak dan in voor een moment buiten werktijd.
- Pas gamification toe, bijvoorbeeld met apps zoals RescueTime, Todoist, Forest en Habitica.
- Gebruik een noise cancelling headset
- Razen er allerlei gedachten door je hoofd? Schrijf ze dan van je af
- Overweeg een communicatievrije werkdag per week om veel concentratietaken afgerond te krijgen
Tip 4: Hoe zorg je dat je genoeg pauze neemt?
Stretchen en wandelen
Neem een voorbeeld aan hoe de ProActivians deze uitdaging aanpakken. We hebben namelijk standaard om 10:45 een gezamenlijk moment om tien minuten te stretchen en om 15:00 om buiten een rondje te lopen. Omdat dit in de gedeelde Google Calendar staat, krijgen de ProActivians die willen meedoen automatisch een reminder. Zo wordt het niet vergeten en kunnen de collega’s elkaar motiveren om mee te doen.
Lunchpauze: out-of-office in de agenda
Ook is het een best-practice om de lunchpauze te blokkeren in de agenda. Zo ziet iedereen dat je niet aan het werk bent en kan er niet per ongeluk een vergadering over jouw pauzemoment heen worden gepland. Verder is het handig dat je een notificatie krijgt, zodat je op tijd stopt met werken.
Automatische en persoonlijke reminders
Je zou zelfs ieder een uur reminder kunnen instellen, zodat je even bij je scherm weggaat om wat drinken te pakken of naar het toilet te gaan. Daarmee zorg je ook dat je gehydrateerd blijft. Werk je op kantoor? Spreek collega’s er dan vooral op aan als ze te lang achter hun scherm zitten of tot laat doorwerken. Hopelijk passen ze hun gewoontes dan thuis én op kantoor aan. Zo houd je elkaar scherp en gezond.
Werk afkaderen met slimme technieken
Daarnaast kun je gebruik maken van diverse technieken om te voorkomen dat je non-stop doorwerkt:
- De Pomodoro techniek: werk in geconcentreerde sprints van maximaal 25 minuten en neem dan 5 minuten pauze. Neem na 4 sprints een half uur pauze
- Timeboxing: deel taken in in blokken van 30, 45 of 60 minuten. Neem 10 minuten pauze als de tijd om is en start daarna een nieuwe taak als je vorige taak is afgerond. Neem na 2 of 3 tijdsblokken een pauze van 30 minuten
- Anti-Zeigarnik techniek: begin met een kleine handeling binnen een groot project en werk maximaal 90 minuten aan deze eerste stap. Neem daarna 10 minuten pauze en werk daarna 90 minuten aan stap 2, enzovoorts.
Belangrijk om te benoemen: plan je tijd niet te krap in en hou altijd rekening met 20% uitloop. Geef jezelf ook de tijd om een taak mentaal af te ronden in plaats van meteen met een nieuwe taak te beginnen.
Neem een kwalitatieve pauze
Hoe zorg je ervoor dat je een kwalitatieve pauze neemt? Pauzeer niet op je werkplek, maar ga echt ergens anders heen en iets anders doen om je hoofd goed leeg te maken. Je kunt je regelmatige pauzes en flexibele werktijden zelfs gebruiken om regelmatig een dutje te doen. Een pauze kun je natuurlijk ook gebruiken om tijd door te brengen met je kinderen, huisdieren of huisgenoten.
Wees alert op signalen van stress
Als je veel thuis werkt, willen de grenzen tussen werk en privé nog wel eens vervangen. Blijf dus kritisch en weet waar je op moet letten. Denk je constant aan je werk, ook buiten werktijd? Zit je niet lekker in je vel? Heb je vaak hoofdpijn of andere lichamelijke klachten? Hoeveel tijd besteed je aan hobby’s en sporten? Blijft alert en zoek professionele hulp als je twijfelt over je mentale gezondheid.
Hoe stelt Visma | ProActive medewerkers in staat om prettig thuis te werken?
Een van onze kernwaarden is niet voor niets ‘A happy workplace makes people excel’. “We vinden het belangrijk om medewerkers in staat te stellen om een goede privé-werkbalans te hebben,” benadrukt Veronica van het Human Capital-team. “Daarom stellen we alle ProActivians in staat om thuis te werken, zolang de effectiviteit en kwaliteit daar niet onder lijdt.”
Hoe doen we dat precies? Denk aan:
- Flexibele werktijden, in overleg met je team en leidinggevende
- Een laptop en noise cancelling headset die je makkelijk kan meenemen naar huis of naar kantoor
- Middelen om een ergonomische thuiswerkplek in te richten, zoals een extra toetsenbord, muis, beeldscherm en dockingstation
- Een budget om je thuiswerkplek goed in te richten. Denk hierbij aan een (zit-sta-)bureau en een comfortabele bureaustoel
- Instructies om je werkplek ergonomisch af te stellen
- Een thuiswerkvergoeding voor medewerkers die meer dan 40% van de tijd thuiswerken
Zo’n thuiswerkplek lijkt me wel wat
Benieuwd hoe het voor ProActivians is om hybride thuis en op kantoor te werken? Ga het gesprek met ons aan! Bekijk de vacatures, solliciteer en wie weet spreken we je binnenkort. Veronica van het Human Capital-team neemt graag contact met je op.
Lijkt het jou leuk om een ProActivian te worden?
Werp dan vooral een blik op de Visma| ProActive vacatures! Kom een keer langs voor een praatje en ontdek hoe jij iedere dag impact kunt hebben.
