Hoe voorkom je weerstand bij een implementatietraject?
9 tips om jou op weg te helpen als jouw organisatie bijvoorbeeld met een nieuw inkoopsysteem gaat werken
Verandering is altijd moeilijk, in sommige gevallen meer dan in andere. Vooral wanneer de organisatie voor medewerkers besluit dat werkprocessen anders moeten, kan dit voor weerstand zorgen. Hoe ga je daar als organisatie mee om? Kun je weerstand bij medewerkers voorkomen? En wat doe je als die weerstand niet te voorkomen is? In deze blog vind je diverse tips om hiermee om te gaan.
Welke factoren hebben invloed op gedragsverandering?
Diverse onderzoeken (1, 2, 3, 4, 5) hebben aangetoond dat er zeven belangrijke factoren zijn die gedragsverandering beïnvloeden. Dit zijn: aandacht, aannames, kennis & attituden, gemak & barrières, motivatie, emotie en gewoontes. Daarbij is aandacht het meest zichtbaar en gewoontes het minst zichtbaar. Op basis van deze factoren geven we je tips om een implementatietraject met de minste weerstand te doorlopen. Te beginnen met kennis & attituden.
Inspelen op kennis en attituden
Tip 1: Creëer draagvlak voordat de verandering plaatsvindt
Zoals benoemd in de blog met tips om het inkoopproces te optimaliseren, is draagvlak creëren ontzettend belangrijk. Accountmanager Ivo legt uit: “Neem medewerkers mee in een verandering voordat de implementatie van start gaat. Leg hierbij uit wat het beleid is, welke keuzes er gemaakt zijn, waarom die keuzes gemaakt zijn en wat de voordelen van de nieuwe werkwijze zijn. Daarmee neem je de meeste weerstand weg. Hoe kinderopvangorganisatie Junis dat heeft aangepakt, is een inspirerend voorbeeld.”
Niet alleen Accountmanager Ivo ervaart dit zo. Eerder genoemde onderzoeken hebben aangetoond dat je een positieve houding tegenover de verandering kunt inspireren door medewerkers van de juiste kennis te voorzien. Daarmee kun je weerstand voorkomen. Zorg dat medewerkers begrijpen wat er precies gaat veranderen, wanneer en waarom.
Probeer ook na te denken over of je een ander perspectief kunt bieden op de verandering. Stel dat je wil dat medewerkers vaker de trap nemen in plaats van de lift, zou je traplopen kunnen zien als “een gratis work-out tijdens werktijd”. Kun je de voordelen van de verandering benoemen die mensen misschien over het hoofd zien? En kun je die voordelen zo persoonlijk mogelijk maken, zodat medewerkers begrijpen wat een verandering hen specifiek oplevert?
Inspelen op motivatie
Welke factoren hebben invloed op motivatie?
Motivatie is een van de zeven factoren die invloed hebben op gedragsverandering. Daarbij zijn er drie specifieke elementen die invloed hebben op motivatie: autonomie, vaardigheid en doelgerichtheid. Autonomie en vaardigheid behandelen we hieronder. Doelgerichtheid draait om dat medewerkers het doel van een verandering begrijpen. Dat hebben we in de vorige tip al behandeld.
Motivatie: Geef medewerkers een gevoel van autonomie
Tip 2: Plan een inloopuur voor vragen
Mensen vinden het fijn om een gevoel van autonomie en keuzevrijheid te hebben. Het is dus belangrijk om te communiceren dat medewerkers inspraak hebben bij veranderingen. Organiseer bijvoorbeeld een vragenuurtje waarin medewerkers hun overwegingen kunnen delen. Zo ben je op de hoogte van de weerstand die heerst en voelen medewerkers zich gehoord. Ook kun je medewerkers zogenaamde “microkeuzes” laten maken. Denk bijvoorbeeld aan in welke maand de implementatie van start gaat of met welke afdelingen de uitrol van het nieuwe systeem begint.
Tip 3: Weet je dat er weerstand is? Erken dit dan
Heb je geïnventariseerd welke overwegingen medewerkers bezighouden? Dan kan het lonen om bepaalde frustraties of angsten te erkennen. Doe dit alleen als je zeker weet dat ze aan de orde zijn, om medewerkers niet negatief te beïnvloeden. Door weerstand te erkennen waarvan je zeker weet dat die speelt, creëer je herkenning bij medewerkers en is de kans groter dat ze zich gehoord voelen.
Motivatie: Zorg dat medewerkers zich bekwaam voelen
Tip 4: Vraag een training aan bij de leverancier
Gooi medewerkers niet zomaar in het diepe als jouw organisatie gaat werken met een nieuw softwarepakket. Zorg dat ze de vaardigheden hebben om ermee aan de slag te gaan. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een instructiedocument of zelfs een training.
Omdat de Spend Cloud intuïtief is ingericht, hanteren wij als leverancier een train-de-trainer-principe. Dat betekent dat een selecte groep medewerkers betrokken wordt bij de pilotfase van de implementatie. Deze medewerkers worden dan door Spend Cloud Consultants getraind, zodat zij de rest van de medewerkers eventueel uitleg kunnen geven. Ook bieden we diverse onboardingtrainingen aan voor nieuwe medewerkers en kun je allerlei webinars en kennisartikelen vinden in de Spend Cloud Portal.
Het helpt ook als medewerkers zien dat ze meer bekwaam worden. Maak hun ontwikkeling meetbaar, tastbaar en inzichtelijk, voor zover dat mogelijk is.
Inspelen op aandacht voor het nieuwe softwarepakket
Tip 5: Zorg dat het softwarepakket zichtbaar en beschikbaar is
Denk na over hoe je het gewenste gedrag opvallend, tastbaar en zichtbaar kunt maken, zonder overweldigend te zijn. Kun je een creatieve wending toepassen, zodat het nieuwe softwarepakket memorabel is? Kun je medewerkers vragen om de software als bookmark te laten opslaan in hun browser, zodat het logo altijd zichtbaar is zodra ze hun browser openen? Of een snelkoppeling op het bureaublad? Daar zijn medewerkers bewust en onbewust erg mee geholpen.
Maak het gewenste gedrag makkelijk en neem barrières weg
Tip 6: Maak het medewerkers zo makkelijk mogelijk
Hoe makkelijk is het voor medewerkers om het gewenste gedrag te vertonen? Hoeveel moeite moeten ze doen om met een nieuw softwarepakket te gaan werken? Moeten ze dat zelf installeren of is alles al geregeld? Kunnen ze er makkelijk bij?
Als de software dan eenmaal klaar is voor gebruik is het tijd voor de volgende stap. Waar kunnen medewerkers terecht als ze vragen hebben? Is er een gebruiksvriendelijke handleiding of intuïtief kennisportaal beschikbaar? Is er één duidelijk aanspreekpunt?
En kan het nieuwe systeem de standaard worden, zodat er geen extra handelingen bij komen kijken? Kun je automatische koppelingen gebruiken om handmatige imports en exports te minimaliseren? Neem zoveel mogelijk barrières weg, zodat medewerkers snel en eenvoudig met het nieuwe systeem aan de slag kunnen. Zo maak je het ook makkelijk om een oude gewoonte te vervangen met een nieuwe.
Inventariseer verder waar medewerkers zich zorgen om maken. Zo kun je zoveel mogelijk van die zorgen wegnemen. Ook hier kan een vragenuurtje wonderen doen.
Tip 7: Maak het makkelijk om gewoontes te doorbreken
Gewoontes kunnen niet worden uitgewist. Je kunt ze alleen vervangen of erop voortborduren. Maak dus gebruik van bestaande gewoontes en gebruik ze in je voordeel bij een verandering. Geef medewerkers bijvoorbeeld genoeg tijd om kleine stappen te herhalen, zodat het een gewoonte kan worden. Toonaangevend onderzoek uit 2009 geeft aan dat het gemiddeld 66 dagen duurt om een nieuwe gewoonte te vormen, al is dit afhankelijk van veel verschillende omstandigheden. Het is in ieder geval belangrijk om geduld te hebben.
Geef emoties een podium
Tip 8: Blijf continu met medewerkers in gesprek
Dat inloopuurtje hebben we inmiddels twee keer benoemd. In gesprek blijven met medewerkers is namelijk voor het gehele implementatietraject en daarna cruciaal. Niet alleen voelen ze zich hierdoor gehoord. Ook krijg je hiermee waardevolle input om processen te blijven optimaliseren. We raden hierbij aan om één of twee interne aanspreekpunten te hanteren.
Daarnaast is zo’n inloopuurtje belangrijk om emoties een podium te geven. Waar zijn medewerkers bang voor en waarom? Welke frustraties spelen er? Zijn er succesverhalen die je kunt delen van medewerkers die juist ontzettend blij zijn? Kun je mijlpalen vieren en complimenten geven om medewerkers gemotiveerd te houden?
Geef het goede voorbeeld
Tip 9: Zet enthousiaste medewerkers in als ambassadeurs
Zorg voor goede rolmodellen. Dit kan bijvoorbeeld iemand met autoriteit zijn die iets aanbeveelt, zoals ‘de keuze van de chef’ op een menukaart in restaurants. Let op: medewerkers moeten wel autonomie blijven ervaren, in plaats van dat iemand ze vertelt wat ze moeten doen. Een rolmodel kan ook juist iemand zijn die op hetzelfde niveau staat als de rest van de medewerkers, zoals een enthousiaste collega.
John van Rumpt, van Spend Cloud Partner Care for Cash, heeft behoorlijk wat meegemaakt in de jaren dat hij actief is in spend management. In een grote zorgorganisatie die hij heeft geholpen om cashless te werken, heerste bijvoorbeeld het gevoel dat nieuwe dingen niet snel omarmd worden. “Sommige medewerkers zagen het verdwijnen van contant geld als iets problematisch. Er zijn natuurlijk altijd situaties waarin het ‘niet handig is om geen cash te hebben’. Gelukkig valt er altijd een oplossing te bedenken.”
“Toen medewerkers eenmaal bekend waren met de voordelen van cashless werken dankzij de Spend Cloud, verdween veel van de weerstand gelukkig. Goede informatievoorziening en voorlichting is hierbij cruciaal. Het heeft voor deze organisatie goed gewerkt om proef te draaien met een kleine groep en daarna gefaseerd uit te rollen. Zo heb je bewijs dat de verandering écht de voordelen biedt die we van tevoren verwacht hadden.”
Hou rekening met aannames
Denk in mogelijkheden en niet in onmogelijkheden
Tips rondom het creëren van nieuwe gewoontes en attitudes, zullen ook een positief effect hebben op de aannames die medewerkers doen. Zo’n aanname (bias) kan een vooringenomenheid, uitgangspunt of vooroordeel zijn. Het woord bias heeft vaak een negatieve lading, maar dat gaat niet altijd op. Een bias is gewoon een ‘shortcut’ die ons brein gebruikt om de wereld te begrijpen. Dit is vaak heel handig, maar kan verandering in de weg zitten.
Hou er rekening mee dat hoe negatiever, hoe minder flexibel en hoe dichterbij de verandering is, hoe meer potentiële weerstand dit oplevert. Hoe positiever, hoe dynamischer en hoe verder weg de verandering is, hoe lager de kans op weerstand. Dit maakt het ontzettend belangrijk om de positieve elementen en de redenen achter de verandering te benoemen. Betrek hierbij ook de verwachte resultaten die behaald kunnen worden dankzij de verandering. Voor de Spend Cloud is dit vaak tijdswinst, kostenbesparingen, gebruiksvriendelijkheid en een efficiënter proces.
Klaar om weerstand te voorkomen?
Ben jij met deze tips helemaal voorbereid op je implementatietraject? Weet je precies hoe je medewerkers kunt ondersteunen en hoe je hun vragen het beste kunt beantwoorden? We horen graag hoe soepel jouw software-implementatie verloopt, zodat we onze best-practices kunnen bijschaven. Neem vooral contact met ons op.
Ontdek hoe soepel een Spend Cloud implementatie kan verlopen
Lees meer over Spend Cloud Purchase to Pay: inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers (Spend Cloud Expense).
