Alles wat handmatig gebeurt, kan digitaal. In het geval van factureren weten we dat dat klopt. Waar digitaal factureren een aantal handmatige handelingen wegneemt, zorgt e-factureren voor een drastische vermindering ervan. De tijd die overblijft kan je als zakelijke organisatie op twee manieren gebruiken: besparen op kosten (minder FTE), of werknemers de uren die ze nu overhouden laten gebruiken voor belangrijkere taken. Maar voordat je zover bent, is het belangrijk om eerst te weten op welke mogelijke manieren het factuurproces gedigitaliseerd kan worden.
De paar papieren facturen die men nog ontvangt zijn oorspronkelijk pdf’jes. Deze pdf’jes worden in software samengesteld, uitgeprint, in een envelop gedaan en naar de debiteur verstuurd. Gelukkig waren er een paar mensen die op het geweldige idee kwamen om die pdf’jes niet uit te printen, maar direct door te mailen. Sneller, goedkoper en minder belastend voor het milieu. Wat wil je nog meer? Deze facturen worden door tekstherkenning omgezet in naar tekst die de financiële software kan lezen. Na een check kun je ze verwerken.
Benieuwd naar tips voor het opstellen van een effectieve factuur? Bekijk dan deze blog over digitale factuurverwerking.
Bij e-facturen is het controleren van tekstherkenning niet nodig. De tekst hoeft namelijk niet herkend te worden.
“Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.”
De e-factuur komt in verschillende vormen, UBL is daar een standaard voor, waaraan XML formaat facturen voldoen. Dit is ook de vorm die Rijksoverheid sinds 1 januari 2017 alleen nog accepteert van leveranciers. Met deze zogenoemde “voortrekkersrol” proberen ze anderen mee te krijgen.
Dat kan makkelijk. Inmiddels zijn meer dan 100 van de belangrijkste boekhoudpakketten UBL Ready. De vraag is, ben jij dat ook? Bekijk dan onze module Factuurverwerking of download meteen de factsheet via de pop-up op deze pagina.
Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08:00 uur tot 17:00.
info@proactive.nl
(+31) 23 54 22 299
