Digitaal of e-factureren? Over pdf’jes, UBL en XML

Iedereen heeft het over digitalisering. We leven praktisch online, onze marketingactiviteiten hebben zich verplaatst naar het wereld wijde web en onze financiële administratie vindt plaats in software. Het aantal bedrijven dat nog papieren facturen verstuurt is piepklein, “digital is the way to go”. Waarom zijn wij zo gehamerd op digitaal factureren? Of beter nog e-factureren?

Alles wat handmatig gebeurt, kan digitaal. In het geval van factureren weten we dat dat klopt. Waar digitaal factureren een aantal handmatige handelingen wegneemt, zorgt e-factureren voor een drastische vermindering ervan. De tijd die overblijft kan je als zakelijke organisatie op twee manieren gebruiken: besparen op kosten (minder FTE), of werknemers de uren die ze nu overhouden laten gebruiken voor belangrijkere taken. Maar voordat je zover bent, is het belangrijk om eerst te weten op welke mogelijke manieren het factuurproces gedigitaliseerd kan worden.

Digitale facturen

De paar papieren facturen die men nog ontvangt zijn oorspronkelijk pdf’jes. Deze pdf’jes worden in software samengesteld, uitgeprint, in een envelop gedaan en naar de debiteur verstuurd. Gelukkig waren er een paar mensen die op het geweldige idee kwamen om die pdf’jes niet uit te printen, maar direct door te mailen. Sneller, goedkoper en minder belastend voor het milieu. Wat wil je nog meer? Deze facturen worden door tekstherkenning omgezet in naar tekst die de financiële software kan lezen. Na een check kun je ze verwerken.

Benieuwd naar tips voor het opstellen van een effectieve factuur? Bekijk dan deze blog over digitale factuurverwerking.

E-factureren

Bij e-facturen is het controleren van tekstherkenning niet nodig. De tekst hoeft namelijk niet herkend te worden.

“Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.”

XML formaat factuur is UBL Ready

De e-factuur komt in verschillende vormen, UBL is daar een standaard voor, waaraan XML formaat facturen voldoen. Dit is ook de vorm die Rijksoverheid sinds 1 januari 2017 alleen nog accepteert van leveranciers. Met deze zogenoemde “voortrekkersrol” proberen ze anderen mee te krijgen.

Dat kan makkelijk. Inmiddels zijn meer dan 100 van de belangrijkste boekhoudpakketten UBL Ready. De vraag is, ben jij dat ook? Bekijk dan onze module Factuurverwerking of download meteen de factsheet via de pop-up op deze pagina.

Sneller en overzichtelijker facturen verwerken?
Dat kan door gebruik te maken van XML, UBL en/of PEPPOL! In de Factuurverwerking factsheet lees je meer

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug