Wat is er in tien jaar veranderd aan 3-way matching?
3-way matching is inmiddels geen nieuwe functionaliteit meer. Dit is in de Spend Cloud al beschikbaar sinds 2013!
Betekent de term 3-way matching nu nog steeds hetzelfde? Is de software inmiddels veranderd? En het matchingsproces? Daar lees je meer over in deze blog!
Wat is 3-way matching?
3-way matching is het matchen van de bestelling, de levering en de factuur. Drie cruciale elementen uit het purchase to pay proces. Dit proces start bij een digitale order, waarna de levering wordt geregistreerd en de factuur binnenkomt. Dan kan jouw systeem op zoek naar een match, zodat je de factuur met een gerust hart betaalbaar kunt stellen. Aan deze basis is in de afgelopen tien jaar niets veranderd. Benieuwd wat er tegenwoordig dan wel anders is aan 3-way matching? Dat leggen we in de volgende alinea uit.
Lees meer over de voordelen van 3-way matching.
De nieuwste vorm van 3-way matching: geavanceerd matchen
Wat houdt geavanceerd facturen matchen in?
De Spend Cloud biedt tegenwoordig een functionaliteit aan die we ‘geavanceerd matchen’ noemen. Dat is een soort uitgebreidere versie van 3-way matching. Deze software maakt gebruik van uiteenlopende vormen van logica, wat het matchen accurater maakt dan oudere matchingsoftware. Daarnaast kost het medewerkers minder moeite om de functionaliteit toe te passen. Een mooie en toekomstbestendige ontwikkeling dus!
Onder andere developer Patrick heeft hard aan ‘geavanceerd matchen’ gewerkt. Hij vertelt: “We blijven onze 3-way matching software verbeteren. Er moet namelijk een goede balans zijn tussen het gemak van automatisering en de zekerheid van controle. Voor deze balans heeft iedere persoon en iedere organisatie een andere voorkeur, waardoor het bewaken van deze balans een complexe puzzel is. In een juist ingerichte Spend Cloud loopt een binnenkomende factuur volledig geautomatiseerd door het hele proces. Dat is ontzettend indrukwekkend aan het matchingsproces. Toen dit voor het eerst helemaal goed ging, hebben we op de Development afdeling wel een klein feestje gevierd.”
Hoe werkt deze ‘uitgebreide 3-way matching’ in de Spend Cloud?
De Spend Cloud kiest uit verschillende scenario’s de meest geschikte optie om een match te maken tussen inkooporders en facturen. Komen het factuurbedrag en het bedrag op de order overeen? Of is er een complexer scenario van toepassing en moet er misschien naar een openstaand orderbedrag gekeken worden? De Spend Cloud doorloopt deze scenario’s automatisch en biedt de beste suggestie aan. Als een factuur binnen de door jou ingestelde afwijkingstolerantie valt, wordt deze zelfs automatisch van de herkende order afgeboekt. In veel gevallen kan er zo een correcte match gemaakt worden, zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen.
Waarom is deze nieuwe manier van 3-way matching een verbetering?
Geavanceerde software
De nieuwe techniek biedt meer flexibiliteit en controle op het juiste moment. Enkele voordelen zijn:
- De Spend Cloud kan automatisch per situatie een passende match maken
- Dit resulteert in meer passende matchvoorstellen voor jou
- Je kunt facturen slimmer verwerken, waardoor je tijd bespaart op handmatige handelingen en meer tijd overhoudt voor kerntaken
- De Spend Cloud werkt met geavanceerde, toekomstbestendige technieken die proactief worden geoptimaliseerd, zodat jij als gebruiker steeds de beste ervaring hebt
Transparante communicatie
Daarnaast hebben we de communicatie over het matchingsproces in de Spend Cloud anders ingericht. In plaats van gebruikers te overladen met ingewikkelde berekeningen, communiceren we kort en bondig wat er gebeurt. Deze informatie vind je terug in notificaties, waarschuwingen en informatie-elementen die je open kunt klikken voor meer details. Wil je toch meer informatie? Dan is dit beschikbaar in het specifieke Spend Cloud-element. Zo sta jij altijd aan het roer en ben je volledig op de hoogte.
Better together: jouw stem telt
Daarnaast geven we gebruikers meer inspraak in het matchingsproces. Via vragenlijsten betrekken we hen bij het optimaliseren van het proces. Zo vragen we hoe we scenario’s kunnen verbeteren en waar gebruikers tegenaan lopen. Kortom: het nieuwe matchen levert flexibiliteit, transparantie, tijdige controle én inspraak.
Benieuwd naar de kracht van Spend Cloud 3-way matching?
Ben jij benieuwd of geavanceerd matchen in de Spend Cloud jouw organisatie kan ondersteunen? Vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op wanneer het jou schikt. We bewijzen de kracht van de software graag live online.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
Eén reactie