Hoe krijg je met 3-way matching controle over uitgavenbeheer?
Te allen tijde wil je voorkomen dat medewerkers bestellingen doen die niet conform het inkoopbeleid zijn.
Als Controller wil je precies zien wie wat waar heeft besteld en wanneer. En eigenlijk wil je zelfs dat medewerkers automatisch het inkoopbeleid volgen. Maar hoe krijg je dat voor elkaar in een organisatie waar je iedere medewerker niet persoonlijk kent? In een organisatie die misschien zelfs over meerdere locaties is verspreid? Purchase to Pay software met 3-way matching is het antwoord.
Een match tussen documentatie die bij elkaar hoort, is natuurlijk altijd prettig. Een 2-way match is daarbij het laagdrempeligste doel om na te streven. Een volledig geautomatiseerd purchase to pay process dient als stip op de horizon, als voorbeeld van de ideale situatie. In deze blog gaan we dieper in op 2-way matching, 3-way matching en touchless factuurverwerking.
Wat kan 2-way matching voor mij als Controller betekenen?
Een 2-way match is een match tussen documentatie die bij het purchase to pay proces komt kijken. Een 2-way match bereik je bijvoorbeeld door:
- Een factuur te matchen aan een foto van de pakbon die met de Spend Cloud App is geupload
- Een factuur te matchen aan een digitale pakbon die automatisch via email in de Spend Cloud is geupload
- Een inkooporder aan de bijbehorende factuur te matchen
- Een contract aan de bijbehorende factuur te matchen
Uiteraard kun je in de Spend Cloud ook instellen dat het registreren van de ontvangst niet verplicht is, bijvoorbeeld bij orders met een waarde van minder dan 50 euro.
Na een succesvolle 2-way match weet je bij de ontvangst van een factuur of de inhoud klopt met wat er is afgesproken. Dan weet je of het inkoopbeleid is nageleefd, maar je hebt nog geen grip op de volledige keten. Dat is extra belangrijk voor bestellingen waarvan de waarde hoog is.
Wat kan 3-way matching voor mij als Controller betekenen?
3-way matching is het zoeken naar een match tussen de bestelling, de levering en de bijbehorende factuur. Een 2-way match in combinatie met een geregistreerde levering van producten of diensten dus. Na een 3-way match kun je de factuur met een gerust hart betaalbaar stellen.
Stel dat de levering nog niet of deels binnen is, kan de betaling van de factuur op tijd worden uitgesteld of geannuleerd. Je kunt proactiever handelen dan bij een 2-way match. Maar alsnog ben je niet op tijd om in te grijpen als medewerkers het inkoopbeleid niet naleven. De bestelling is immers al geplaatst. Dit probleem los je op met een geavanceerd purchase to pay systeem.
Goed om te weten: de Spend Cloud App is erg geschikt om de levering van een bestelling te registreren. Je maakt eenvoudig een foto van de (pak)bon en legt afwijkingen vast. Ook kun je inkooporders goedkeuren met de app. Met de app maak je 3-way matching dus nóg gebruiksvriendelijker.
Benieuwd wat er in de afgelopen tien jaar is verbeterd aan 3-way matching in de Spend Cloud?
3-way matching bespaart handelingen en neemt zorgen weg
De grootste voordelen van 3-way matching zijn:
- Automatisering: handmatig controleren of een order aan een factuur is voorafgegaan is verleden tijd. Hiermee is de kans op fouten veel kleiner.
- Focus: je kunt concentreren of afwijkingen en bijzonderheden, in plaats van dat je alle facturen moet nalopen.
- Tijdsbesparing: automatisch gegevens overnemen van een order, zorgt dat facturen sneller verwerkt kunnen worden.
Zo ben je toch weer een stap dichter bij een foutloos proces dat makkelijk te beheersen is. Kortom: 3-way matching bespaart handelingen en neemt zorgen weg. Maar! Voor naleving van het inkoopbeleid heb je Spend Cloud inkoopsoftware nodig
Wat kan Spend Cloud inkoopsoftware mij als Controller bieden?
Garantie dat medewerkers het inkoopbeleid naleven
Dankzij configureerbare workflows in de Spend Cloud, bestellen medewerkers automatisch volgens het inkoopbeleid. Als bestellers geen procuratie hebben voor een specifieke leveranciersgroep, hebben ze geen besteloptie voor die leveranciers. Alleen vooraf goedgekeurde leveranciers voor specifieke leveranciersgroepen worden in de Spend Cloud weergegeven. Via OCI-koppelingen kunnen medewerkers zelfs bij webshops bestellen, zoals ze gewend zijn, terwijl hun bestelproces toch volledig wordt vastgelegd in een audit trail. Hierdoor heb je pas echt grip op uitgavenbeheer.
Risico’s en fouten beperken
Via deze workflows kun je ook instellen hoeveel goedkeuring iemand nodig heeft per bestelling. Stel je voor dat een medewerker een nieuw toetsenbord wil bestellen. Voor dat bedrag kan het misschien prima besteld worden zonder de goedkeuring van diens leidinggevende. Maar als er een hele nieuwe laptop aan te pas komt, is het wel handig om in ieder geval een vierogenprincipe in te stellen. Dit is in de Spend Cloud allemaal eenvoudig in te richten.
Benieuwd naar Spend Cloud Purchase to Pay?
Door het inkoop-, factuurverwerking- en contractmanagementproces aan elkaar te koppelen in één omgeving, is touchless factuurverwerking haalbaar. Nieuwsgierig naar hoe dit werkt in de Spend Cloud? Lees verder op de Purchase to Pay-pagina of vraag gelijk een gratis demo aan. We bewijzen de kracht van onze software graag live!
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
