5 redenen waarom onze werkwijze voor een Europese aanbesteding werkt
Een Europese aanbesteding kan een beste bevalling zijn. Waarom melden wij ons er dan steeds voor aan?
Wat is onze gedachte achter de werkwijze die we toepassen? En in hoeverre wordt dat door organisaties gewaardeerd? Accountmanagers Gerjan, Gérard en Edwin vertellen je graag meer.
Hoe pakken wij het aanbestedingsproces aan?
Wanneer een organisatie het aanbestedingsproces start, kijken we eerst kritisch of er een match is. Het is belangrijk dat we er echt in geloven dat de Spend Cloud past bij de werkwijze van een organisatie. Accountmanager Gerjan legt uit: “Als we aan de eisen al zien dat een organisatie eigenlijk niet bij ons past, is het niet de moeite om ons in te schrijven. Dat betekent wel dat als we ons aanmelden, we er écht vertrouwen in hebben dat onze software geschikt is voor de organisatie in kwestie.”
Als we meedoen aan een Europese aanbesteding, is het namelijk echt een teamprestatie. “We doen niet zomaar mee. We besteden er echt aandacht aan,” gaat Gerjan verder. “Iedere afdeling draagt op een manier bij, al is het alleen even meekijken. Natuurlijk ben ik zelf vaak betrokken, maar ook Commercial Manager Bob denkt mee over hoe we ons verhaal zo goed mogelijk kunnen neerzetten. Jennifer van Marketing helpt met het vormgeven van de teksten en de visuele oplevering. Het management en Customer Success denken mee over hoe we onze visie het beste kunnen samenvatten. De Supportafdeling en Consultants checken de inhoud en maken een schatting voor de planning. Ga zo maar door.”
Wanneer we eenmaal zijn aangemeld, ontvangen we een document waarin de vraag uitgebreid wordt uitgelegd met alle eisen. Gerjan: “Door in dit stadium al kritische vragen te stellen, begrijpen we steeds beter wat een organisatie precies nodig heeft. Dit helpt ons met antwoorden, zodat we onze expertise in begrijpelijke taal kunnen teruggeven. Hierdoor kunnen we onze standaard documentatie ook goed afstemmen op de specifieke situatie van de organisatie in kwestie.”
Wat waarderen organisaties dan precies aan deze aanpak?
Gerjan herkent een aantal patronen in de reacties die we op onze aanbestedingsdocumentatie krijgen. Klanten waarderen:
- Duidelijke antwoorden op vragen in begrijpelijke taal
- Bondig een visie kunnen overbrengen waarin trends die we in de markt zien, worden meegenomen
- Ons standaard projectplan dat is afgestemd op de huidige situatie. We krijgen vooral vaak complimenten over de prettige structuur, stapsgewijze opbouw en concrete planning
- Verwachtingsmanagement. Door onze ervaring kunnen we goed inschatten wat bepaalde organisaties nodig hebben, zodat we advies op maat kunnen geven
- Aanvullende adviezen op basis van expertise en best-practices. Hieronder valt een uitgebreide risico-analyse met tips hoe hiermee om te gaan. Denk aan een concrete uiteenzetting van wat van welke medewerkers verwacht wordt om een soepele implementatie voor elkaar te krijgen. Maar ook het aanraden van relevante implementatiepartners wordt erg gewaardeerd
“Juist omdat we werken vanuit standaard templates, kunnen we efficiënt een extra verdiepingsslag toepassen,” legt Gerjan uit. “Een goed voorbeeld van hoe we documentatie op organisaties afstemmen, is wanneer huidige klanten een Europese aanbesteding uitvragen voor aanvullende software. Stel dat een organisatie al werkt met inkoopsoftware van de Spend Cloud en dan besluit om ook (mogelijk) voor onze factuurverwerkingssoftware te kiezen. Dan kunnen we de crediteurenlijst al analyseren en aanbevelen voor welke leveranciers XML en PEPPOL van toepassing zijn. Ook geven we dan advies over hoe de huidige processen in de Spend Cloud kunnen worden geoptimaliseerd. Als je dan toch bezig bent… Hierdoor herkende deze organisatie zich in de case die we hebben geschetst en dat heeft zeker geholpen in het winnen van de aanbesteding.”
Waarom werkt deze methode zo goed?
Omdat organisaties behoefte hebben aan zekerheid en een kennispartner
Samen automatisering trotseren en draagvlak creëren
Gerjan vertelt: “Implementaties van software zijn vaak zware projecten. Enerzijds komt dit door de snelle digitalisering die we afgelopen jaren hebben gezien en angst voor het onbekende. Kunstmatige intelligentie is niet meer weg te denken en het is logisch dat niet iedereen daar de nodige kennis van heeft. Anderzijds zijn dit zware projecten, omdat verandering altijd spannend is. Je moet draagvlak kunnen creëren en iedereen mee krijgen in de nieuwe werkwijze. Dan heb je dus een betrouwbare kennispartner nodig die de software kan uitleggen en een schatting van de resultaten kan maken.”
Voorzien in expertise die klanten nodig hebben
“Dit is de reden dat organisaties tegenwoordig meer behoefte hebben aan leveranciers die meedenken en advies geven vanuit ervaring. Ze rekenen op expertise en willen zo goed mogelijk voorbereid zijn op de toekomst. Gelukkig kunnen wij in begrijpelijke taal uitleggen wat onze software doet en welke meerwaarde dat biedt. Ook kunnen we een concrete schatting maken van de duur van een traject en welke stappen vereist zijn om succesvol binnen een deadline live te zijn. Verwachtingsmanagement is hierbij cruciaal. Onze jarenlange ervaring en datadriven manier van werken komt bij dit alles goed van pas.”
Met kennisverschaffing een gevoel van controle creëeren
“Door de angst voor verandering en voor het onbekende die in sommige organisaties heerst, merken we dat er een grote behoefte is aan een gevoel van controle. Onze rol hierin is om risicofactoren zo veel mogelijk uit te sluiten en advies te geven over hoe deze aangepakt kunnen worden. Die adviezen baseren we natuurlijk op onze verworven expertise en best-practices. En als onze kennis dan ook nog duidelijk beschreven is en visueel mooi weergegeven, dan merken we dat klanten dat enorm waarderen.”
Met expertise ontzorgen: werkdruk verlichten en tijdgebrek oplossen
Een andere reden die Gerjan vaak ziet waarom er naar de leverancier wordt gekeken voor expertise, is door te hoge werkdruk en gebrek aan tijd. “Organisaties moeten tegenwoordig meer werk verzetten met hetzelfde aantal medewerkers. Dat is de reden dat ze software zoals de Spend Cloud in de eerste plaats aanschaffen. Om te helpen die werkdruk te verlichten. Dan kan iets zoals het begeleiden van de implementatie er niet bij. Daarom wordt er naar de leverancier gekeken om zo veel als mogelijk te ontzorgen.”
“Tevens is dat gebrek aan tijd de reden waarom er tegenwoordig zo vaak bureaus worden ingehuurd om Europese aanbestedingen te begeleiden. De bureaus weten precies welke kritische vragen ze moeten stellen, om te zorgen dat de klant zo met een afgerond eindproduct zit waarbij alle risico’s zijn uitgesloten.”
Collega Accountmanager Gérard merkt die trend aan bureaus inhuren ook op. “Ik werk steeds meer samen met adviesbureaus,” vertelt Gérard. “Het is begrijpelijk, omdat zij de expertise voor zo’n project hebben. Helaas zorgt het ook dat het moeilijker is om een band met de klant op te bouwen. Het is minder persoonlijk als je een formulier krijgt, in plaats van dat je samen om de tafel gaat. Het duurt dan langer om kennis te maken en te begrijpen hoe een organisatie precies werkt. Dit, terwijl het klantencontact juist iets is dat ik het meest waardeer aan mijn werk.”
Het wordt steeds lastiger om expertise te bewijzen
Toekomstige klanten én wijzelf blijven ons uitdagen
Nog een trend die Gerjan opmerkt in het meedoen aan europese aanbestedingen, is dat het lastiger wordt om je expertise te bewijzen. Collega Accountmanager Edwin benoemt dat “de markt veel competitiever is geworden. Alles is tegenwoordig vindbaar op het internet, dus mensen gaan zelf actief naar informatie op zoek. Ze zijn nóg kritischer geworden. Daardoor zijn trajecten een stuk complexer dan tien jaar terug.”
“We moeten steeds meer duiden,” vult Gerjan aan. “De concurrentie wordt inderdaad steeds sterker, dus we moeten onze werkwijze blijven aanscherpen. Hierbij is het belangrijk dat we nadruk blijven leggen op wat ons onderscheidt. Dat geldt voor functionaliteiten van de software die concurrenten niet hebben én de aanvullende diensten die we bieden. Denk hierbij aan ondersteuning van de supportafdeling en de Consultants. Gelukkig hebben we genoeg kwalitatieve referenties van klanten om onze expertise te bewijzen.”
Gerjan gaat verder: “Het scheelt dat Europese aanbestedingen toevallig vaak voorkomen in sectoren waar wij veel ervaring mee hebben. Dat betekent dat we specifieke expertise hebben én veel relevante succesverhalen hebben. En we hebben inmiddels ook flink wat ervaring met aanbestedingen zelf. Daardoor worden we er vanzelf beter in. Hierin dagen toekomstige klanten ons uit, maar we willen zelf ook graag beter worden. Een van onze kernwaarden is niet voor niets ‘Never stop improving’.”
Benieuwd of onze werkwijze aansluit op die van jouw organisatie?
Het advies op maat, de aandacht voor jouw specifieke situatie en constant streven naar verbetering; is dat iets dat jou aanspreekt? Dan laten we je graag kennis maken met de Spend Cloud en onze aanvullende diensten. Lees meer op de Spend Cloud-pagina of vraag gelijk een gratis demo aan. We gaan graag met je in gesprek.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
