8 tips om je voor te bereiden op de jaarafsluiting
In deze blog lees je diverse eindejaarstips die je in de Spend Cloud kunt toepassen om het jezelf makkelijk te maken tijdens de jaarafsluiting.
Deze tips zijn vooral interessant als je werkt met digitale factuurverwerking en contractmanagement, maar er zijn ook algemenere tips over de accountantscontrole bijvoorbeeld.
Voor concrete instructies kunnen Spend Cloud gebruikers terecht in de Spend Cloud Portal.
Automatisch verwerken van e-mails pauzeren tijdens jaarafsluiting
Stuur jij digitale facturen al automatisch door naar de postbus in de Spend Cloud? In de digitale postbus blog leggen we uit waarom dat handig is, maar aan het einde van het jaar wil je voorkomen dat het jaar waarin de e-mail binnenkomt, automatisch wordt toegekend aan de factuur. Je wil natuurlijk niet dat facturen het verkeerde jaar toegewezen krijgen. In het Applicatiebeheer van de Spend Cloud kun je daarom het verwerken van e-mails tijdelijk deactiveren. In het nieuwe jaar activeer je de automatische flow dan weer, zonder dat je alles vanaf nul opnieuw hoeft in te stellen.
Automatisch jaar invullen pauzeren tijdens jaarafsluiting
Bij het toevoegen van nieuwe facturen en contracten wordt het jaar automatisch ingevuld. Mocht je in het nieuwe jaar nog facturen of contracten van het voorgaande jaar willen toevoegen, vergeet dan niet het jaar aan te passen.
Digitale facturen nóg makkelijker boeken
Met een van de aanpassingen die we in 2021 aan de Spend Cloud hebben doorgevoerd, kun jij een selectie in facturen maken die de jaarafsluiting nóg eenvoudiger maakt. Je kunt namelijk selecteren op ‘Oudste periode’ en ‘Jaar boekstuknummer’. Zo kun je de facturen die je nog in een bepaald jaar of periode wilt boeken met één klik op de knop zichtbaar maken.
Het einde van je boekstuknummerreeks
Wanneer je tegen het einde van je boekstuknummerreeks aanloopt, kun je de boekstuknummering van digitaal ontvangen facturen laten wijzigen voor het aankomende jaar. Denk daarbij goed na over hoe groot de boekstuknummer-reeks voor de stickers of barcodes moet zijn voor volgend jaar. De Visma | ProActive supportafdeling kan Spend Cloud beheerders hierin natuurlijk goed adviseren.
Contractmanagement: prijswijzigingen tijdig doorvoeren
In de Spend Cloud heb je een overzicht van alle contracten die aan prijswijzigingen onderhevig zijn. Handig, zodat je snel kunt zien voor welke contracten je iets moet wijzigen. Daar verstuurt de Spend Cloud trouwens ook notificaties voor! Hieronder twee tips voor wanneer je daadwerkelijk een prijswijziging gaat doorvoeren:
Is het nodig om een prijswijziging toe te passen op een contract? Houd er rekening mee dat je deze tijdig doorvoert! Dat moet je namelijk toepassen voordat de wijziging van start gaat. Als een prijswijziging op 1 januari 2022 ingaat, moet de prijswijziging dus voor die datum in de Spend Cloud verwerkt zijn. De Spend Cloud kan bijvoorbeeld geen prijswijziging doorvoeren voor 1 januari 2022 op 1 februari 2022.
En wist je dat je in de Spend Cloud prijswijzigingen kunt doorvoeren voor meerdere contracten tegelijk? Dat scheelt jou weer wat handmatige handelingen!
Bereid je voor op de accountantscontrole
De accountant heeft voor een audit controle verschillende gegevens nodig, waarvan je een groot deel beschikbaar is in de Spend Cloud zelf. Je kunt jouw accountant bepaalde rechten geven in de Spend Cloud waardoor ze zelf inzicht hebben in de gegevens die ze nodig hebben. Dat scheelt jou weer uitzoekwerk. In de Spend Cloud kun je ook gegevens opvragen zoals een auditrapport en het rollenoverzicht. Visma | ProActive kan je daarnaast onze ISAE 3402 Type 2 verklaring toesturen.
Spend Analytics: een goede start van 2022
Wist je dat het einde van het jaar perfect is om te analyseren wat er volgend jaar beter kan? In de Spend Analytics module heb je daar diverse mogelijkheden voor! De Spend Cloud bevat diverse rapportages, analyses, statistieken en overzichten waar je mee aan de slag kunt. Er zijn zelfs specifieke statistieken beschikbaar om automatische factuurverwerking met kunstmatige intelligentie te optimaliseren! Hier vind je meer informatie over Spend Analytics.
Meteen aan de slag met optimaliseren?
Als je direct jouw inkoop-, factuurverwerking-, declaratie- of contractmanagementproces wil optimaliseren, kun je de Optimalisatie infosheet downloaden voor praktische tips!
Infosheet downloaden
