
5 Spend Cloud implementatie risico’s om rekening mee te houden
Starten met een nieuw softwarepakket brengt altijd risico’s en uitdagingen met zich mee. De Spend Cloud is daarin niet anders.
Gelukkig weten Spend Cloud Consultants precies waar ze op moeten letten tijdens het implementatietraject. Onze best-practices zijn namelijk gebaseerd op 25 jaar ervaring. We delen ze in deze blog.
Risico 1: Onvoldoende draagvlak en verandergerichtheid
Werkprocessen veranderen logischerwijs wanneer nieuwe software geïmplementeerd wordt. Medewerkers moeten dus wennen aan de nieuwe manier van werken. Het is belangrijk dat ze hiervoor open staan en de ruimte voor krijgen.
We adviseren daarom om vroeg te beginnen met het betrekken van de juiste mensen bij het implementatietraject. Zo creëer je draagvlak en weet iedereen waar die aan toe is. Door medewerkers bewust te maken van wat er precies gaat veranderen, waarom en welke voordelen dit oplevert, zal de transitie een stuk soepeler verlopen.
Zorgorganisatie ASVZ heeft slim gebruik gemaakt van ambassadeurs om draagvlak te creëren. Binnenkort lees je daar alles over in hun succesverhaal over cashless werken met Spend Cloud Cards.
Risico 2: Onvoldoende beschikbare middelen
Bijvoorbeeld tijd die medewerkers kunnen investeren in het aanleren van een nieuwe werkwijze
Natuurlijk is het niet alleen van belang dat medewerkers vlak na de implementatie genoeg tijd hebben om met de software om te leren gaan. Medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie moeten namelijk ook genoeg ruimte hebben om de software te testen voordat deze live kan gaan. Die medewerkers krijgen er dus tijdelijk extra werkzaamheden bij, naast hun gewone takenpakket.
Hierbij is het risico dat de extra taken, zoals het testen van de Spend Cloud, niet genoeg aandacht krijgen, omdat het minder prioriteit heeft dan dagelijkse werkzaamheden. Zonder zorgvuldig getest is het lastig te bepalen wanneer de Spend Cloud optimaal is ingericht voor de specifieke situatie waar jouw organisatie zich in bevindt.
Kortom: het is cruciaal dat betrokken medewerkers tijdig tijd vrijmaken voor extra werkzaamheden tijdens de implementatie. Hierbij is een heldere capaciteitsplanning erg belangrijk. Daar kunnen Spend Cloud Consultants uiteraard bij helpen.
Risico 3: Spontane wijziging van de grootte van het project
Bijvoorbeeld door optimalisatiekansen
Door met software nieuwe processen te ontwerpen, heb je de mogelijkheid daarin te optimaliseren. Processen gaan hoe dan ook veranderen, dus is dit een kans om gerelateerde processen en handelingen te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het opfrissen van een boekhoudkundige inrichting en met een nieuwe basis te beginnen.
Zorg dat hier vroeg in het implementatietraject al een keuze in wordt gemaakt, zodat het meegenomen kan worden in de planning. Uiteraard kan een Spend Cloud Consultant advies geven over welke optimalisatiemogelijkheden relevant zijn voor jou.
Bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de organisatie of aanvullende tooling
Stel dat een organisatie midden in een implementatie zit en er een overname gaat plaatsvinden. Of er wordt bepaald dat er een reorganisatie aan komt. Of aanvullende software waar jouw organisatie gebruik van maakt, verandert ineens. Dit kan behoorlijk wat impact hebben op de scope van een implementatietraject. Dat heeft natuurlijk invloed op de tijd-, kwaliteit- en geldaspecten van het project.
Daarom raden we aan om ons tijdens de implementatie tijdig op de hoogte te stellen van dit soort veranderingen. Dan kunnen we daar rekening mee houden en de impact op het eindresultaat minimaliseren. Zo is jouw Spend Cloud alsnog zo snel mogelijk klaar voor gebruik.
Risico 4: Afhankelijkheden externe leveranciers
Niet alleen losstaande tooling kan impact hebben op de tijd-, kwaliteit- en geldaspecten van een implementatie. Ook andere externe leveranciers hebben hier invloed op. Denk aan de software waar de Spend Cloud mee gaat koppelen, zoals een boekhoudprogramma. Het risico hierbij is dat die externe leveranciers niet op tijd worden betrokken bij het implementatietraject. De consequentie daarvan is onvoldoende capaciteit voor het project en dus vertraging.
Gelukkig is het eenvoudig om externe leveranciers tijdig te betrekken. Zo kunnen verwachtingen en doelstellingen efficiënt worden afgestemd. Ook hierin kan een Spend Cloud Consultant adviseren, op basis van welke standaard koppelingen er al beschikbaar zijn en welke aangevraagd kunnen worden.
Risico 5: Impact van tijdelijke krachten
Voor een opdracht op projectbasis zou een tijdelijke kracht goed geschikt kunnen zijn. Denk aan een interimmer, een stagiair of een extern bureau. Dan hoef je medewerkers namelijk niet extra te belasten. Het risico hierbij is helaas dat de interimmer waardevolle kennis met zich meeneemt nadat de opdracht afgerond is, en die expertise mist binnen de organisatie. Zorg dus dat interimmers medewerkers goed informeren voordat ze weggaan.
Tip: Implementatie best practices
Onze standaard aanpak voor een Spend Cloud implementatie hebben we gebaseerd op 25+ jaar ervaring en uitgebreide kennis van de markt. Daarom maakt de volgende opsomming onderdeel uit van een standaard Spend Cloud implementatie en hoef je daar zelf niet over na te denken:
- Eén Spend Cloud Consultant als aanspreekpunt, die het hele traject begeleidt. De consultant maakt ook een planning voor de implementatie
- Eén Spend Cloud inrichting die door de consultant wordt voorzien. Als organisatie kun je dat zelf aanvullen
- De consultant voorziet ook in een onboarding training, zodat de belangrijkste medewerkers goed doorhebben hoe de software werkt. Deze medewerkers kunnen dan op hun beurt collega’s instrueren
- Nadat de basisinrichting is gemaakt, is het belangrijk dat de organisatie zelf medewerkers in staat stelt om de software goed te testen
- Als iedereen tevreden is, wordt het project afgesloten en geëvalueerd. Vanaf dat moment is de Spend Cloud Supportafdeling het aanspreekpunt
Extra tip: in onze ervaring hebben de meest succesvolle implementaties altijd een centrale contactpersoon in vaste dienst binnen de organisatie. Zo blijft de opgedane kennis binnen de organisatie, ook nadat het implementatietraject is afgerond. Deze kennis kan dan op natuurlijke wijze door de organisatie worden verspreid.
De Spend Cloud in actie zien
Heb jij al een online Spend Cloud demo aangevraagd? We bewijzen de kracht van onze software namelijk graag live! Of bekijk je liever eerst onze tarieven? We spreken je graag binnenkort over de specifieke uitdagingen van jouw organisatie.

Ontdek hoe de Spend Cloud jouw uitgavenprocessen kan verbeteren
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Laat het ons bewijzen tijdens een online demo. Dan bespreken we de specifieke uitdagingen van jouw organisatie en stemmen we de demonstratie af op jouw behoeften.
Eén reactie