Digitaal of e-factureren? Over pdf’jes, UBL en XML

By oktober 3, 2017Automatisering

E-factureren of digitaal factureren? Over pdf’jes, UBL en XML

Iedereen heeft het over digitalisering. We leven praktisch online, onze marketingactiviteiten hebben zich verplaatst naar het wereld wijde web en onze financiële administratie vindt plaats in software. Het aantal bedrijven dat nog papieren facturen verstuurt is piepklein, “digital is the way to go”. Waarom zijn wij zo gehamerd op digitaal factureren? Of beter nog e-factureren?

Alles wat handmatig gebeurt, kan digitaal. In het geval van factureren weten we dat dat klopt. Waar digitaal factureren een aantal handmatige handelingen wegneemt, zorgt e-factureren voor een drastische vermindering ervan. De tijd die overblijft kan je als zakelijke organisatie op twee manieren gebruiken: besparen op kosten (minder FTE), of werknemers de uren die ze nu overhouden laten gebruiken voor belangrijkere taken. Maar voordat u zover bent, is het belangrijk om eerst te weten op welke mogelijke manieren het factuurproces gedigitaliseerd kan worden.

Digitale facturen

De paar papieren facturen die men nog ontvangt zijn oorspronkelijk pdf’jes. Deze pdf’jes worden in software samengesteld, uitgeprint, in een envelop gedaan en naar de debiteur verstuurd. Gelukkig waren er een paar mensen die op het geweldige idee kwamen om die pdf’jes niet uit te printen, maar direct door te mailen. Sneller, goedkoper en minder belastend voor het milieu. Wat wil je nog meer? Deze facturen worden door tekstherkenning omgezet in naar tekst die de financiële software kan lezen. Na een check kunt u ze verwerken.

E-factureren

Bij e-facturen is het controleren van tekstherkenning niet nodig. De tekst hoeft namelijk niet herkend te worden.

“Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.”

XML formaat factuur is UBL Ready

De e-factuur komt in verschillende vormen, UBL is daar een standaard voor, waaraan XML formaat facturen voldoen. Dit is ook de vorm die Rijksoverheid sinds 1 januari 2017 alleen nog accepteert van leveranciers. Met deze zogenoemde “voortrekkersrol” proberen ze anderen mee te krijgen.

Dat kan makkelijk. Inmiddels zijn 106 van de belangrijkste boekhoudpakketten UBL Ready. De vraag is, bent u dat ook?

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten