SPON voorkomt ongewenste contractverlengingen met de Spend Cloud
“Medewerkers hebben nu inzicht in de juiste documentatie die voor hen relevant is.”
Omdat de samenleving tegenwoordig ontzettend dynamisch is, is het belangrijk om mee te gaan met je tijd, ook als onderwijsorganisatie. Hoe richt SPON flexibele en toekomstbestendige uitgavenprocessen in als decentrale organisatie met 450 medewerkers verspreid over 10 locaties? Daar gebruiken ze onder andere de Spend Cloud voor: factuurverwerking, contractmanagement en het beheer van uitgaven van medewerkers. Ontdek welke voordelen SPON ervaart in dit succesverhaal over contractmanagement.
Lees in een apart succesverhaal hoe SPON succesvol werkt met slimme betaalpassen voor medewerkers.
Wat doet SPON (Specialisten in Passend Onderwijs)?
SPON (Specialisten in Passend Onderwijs) gebruikt uiteenlopende onderwijsmethodieken om kinderen te leren dat ze er mogen zijn en hun zelfvertrouwen op te bouwen. Ze bereiden de leerlingen voor op een actieve rol in de maatschappij met kleinschaligheid, individuele aandacht en een optimale leeromgeving die past bij de didactische en pedagogische mogelijkheden van de leerlingen. Een bewonderenswaardige missie die wordt ondersteund door meer dan 450 medewerkers. Welke uitgavenprocessen komen hierbij kijken?
Vroeger: Contractoverzichten in spreadsheets
Controller Nico Commissaris vertelt: “Vroeger werkte SPON met lokaal opgeslagen spreadsheets om een overzicht van contracten te maken.” Hij voert diverse opdrachten uit voor SPON, waar al langer tevreden gebruik wordt gemaakt van Spend Cloud factuurverwerking.
Nico merkte diverse frustraties met het toenmalige contractbeheerproces:
- Veel handmatig werk
- Foutgevoelig proces
- Gebrek aan grip en overzicht
- Gebrek aan dataveiligheid
- Onduidelijkheid over of de spreadsheet tijdig was bijgewerkt
- Niet iedereen had toegang tot de spreadsheet en het bestand was slecht vindbaar
- Onduidelijkheid over waar de verantwoordelijkheid voor het beheer lag
“Toen SPON naast factuurverwerking ook met slimme betaalpassen ging werken, heb ik gelijk de suggestie gedaan om daarnaast contractmanagement te implementeren,” gaat Nico verder. “Daar werd gelijk positief op gereageerd. SPON was erg te spreken over de mogelijkheden van de Spend Cloud.”
Lees meer over hoe je met de Spend Cloud ontspannen de audit doorkomt en hoe jij je eenvoudig voorbereidt op de accountantscontrole.
Tegenwoordig: Gecentraliseerd contractmanagement met de Spend Cloud
Controller Nico vertelt: “SPON is erg te spreken over de Spend Cloud. Daarin bouwen we inmiddels een gecentraliseerde database op met alle contracten. Hierin richten we schoolgroepen in, zodat iedereen inzicht heeft in de juiste documentatie, alleen wat voor het van toepassing is. Dan hoeven medewerkers ook niet eindeloos te zoeken. Dit vereenvoudigt het contractmanagementproces enorm en creëert overzicht.”
Toekomst: SPON blijft proactief innoveren
Nico vertelt: “Ik blijf proactief op zoek naar meer integratiemogelijkheden binnen en buiten de Spend Cloud. Denk aan de overstap naar het boekhoudprogramma Visma.net Financials. Daarnaast wil ik ook de integratie tussen factuurverwerking en contractmanagement verder professionaliseren. Bijvoorbeeld: 2-way matching, XML en PEPPOL.”
De overstap naar Visma.net Financials wordt natuurlijk niet zomaar gemaakt. Accountmanager Edwin vertelt: “Cloud-based software werkt van nature vrij intuïtief en dat geldt natuurlijk ook voor software van Visma. Je merkt dat het gedachtegoed in elk systeem vergelijkbaar is. Zo helpt software van Visma efficiënt in het verminderen van administratieve lasten door automatisering.”
Welke voordelen ervaart SPON van de Spend Cloud?
Geavanceerde matching van facturen en contracten
Een van de tastbare voordelen die de Spend Cloud biedt is geavanceerde factuurmatching. De Spend Cloud doorloopt automatisch diverse scenario’s en biedt de beste suggestie aan om een factuur te coderen op basis van bijvoorbeeld een bijbehorend contract. SPON overweegt hier in de toekomst mee aan de slag te gaan. Met 6000 facturen per jaar zal dat een behoorlijke impact hebben.
Automatische notificaties helpen ongewenste contractverlengingen voorkomen
“Vroeger wilden afgesloten contracten nog weleens vergeten worden, zodra ze in een spreadsheet waren gezet,” vertelt Nico. “Excel geeft geen melding als een contract in aanmerking komt voor verlenging of juist beëindiging. Dan loop je het risico dat je lang blijft vastzitten aan contracten die je eigenlijk niet meer gebruikt.”
Nico concludeert: “Een van de grootste voordelen van Spend Cloud Contractmanagement is daarom automatische notificaties. Zo is SPON er altijd op tijd bij en voorkomen we ongewenste contractverlengingen. Er hoeft maar één contract te zijn waarbij je een ongewenste verlenging voorkomt en dan heb je de investering er al uit. Kortom: dankzij Spend Cloud Contractmanagement kunnen we professioneler opereren richting onze leveranciers en inkooppartners.”
Bonus: Overstap naar centraal contractbeheer
“Daarnaast hebben we veel overzicht gekregen dankzij de overgang van gedecentraliseerde spreadsheets naar centraal beheer. Daardoor is het meteen duidelijk welke contracten misschien een datum missen. Zo hebben we gelijk een lijst van actiepunten en verbeteringen,” sluit Nico af. “Alleen de implementatie van de Spend Cloud helpt ons al met het verbeteren van de inhoudelijkheid van de contracten.”
Samenwerking met Spend Cloud Partner Groenendijk
Flexibele en toekomstbestendige uitgavenprocessen
Dankzij de ondersteuning van de Spend Cloud en de service van Spend Cloud Partner Groenendijk kan SPON direct inspelen op veranderingen in de onderwijssector. Groenendijk legt uit: “De software kan namelijk zo ingericht worden dat deze perfect aansluit bij de wensen van klanten.” Door SPON real-time inzicht te geven in organisatie-uitgaven, kan er tijdig sturing worden gegeven op budgetten. Ook helpt het dat de software doorlopend wordt verbeterd met innovatieve technieken, zoals AI.
Waarom raadt Groenendijk software van Visma, zoals de Spend Cloud, aan?
Groenendijk benoemt: “Visma levert moderne software die ontworpen is om processen efficiënter te maken en klanten beter te ondersteunen. Het biedt overzichtelijke oplossingen, zodat scholen zich kunnen focussen op waar het echt om draait: goed onderwijs. Visma biedt een totaaloplossing voor onderwijsinstellingen.” De Spend Cloud is daar uiteraard een onderdeel van.
Ontdek hoe toegankelijk Spend Cloud Contractmanagement is
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Benieuwd wat de Spend Cloud jouw onderwijsorganisatie kan bieden?
Maak kennis met Spend Cloud Purchase to Pay en Spend Cloud Expense. Door alle uitgavenprocessen in één omgeving onder te brengen, heb je pas écht inzicht in de spend van jouw organisatie. Van inkoop, factuurverwerking en contractmanagement tot declareren en slimme betaalpassen voor medewerkers; de Spend Cloud is de oplossing. Ben jij klaar om overzicht te creëren en grip op uitgaven te krijgen?
De foto in de header is ter illustratie.
Ontdek hoe toegankelijk Spend Cloud Contractmanagement is
Download de factsheet en bekijk alle voordelen.
