Medewerkers van SPON willen nóg intensiever met slimme betaalpassen werken
“Ik hoor alleen goede geluiden. Medewerkers zijn zelfs zo enthousiast, dat ze het gebruik van slimme betaalpassen willen intensiveren.”
Onderwijsorganisatie SPON maakt al sinds 2023 gebruik van de Spend Cloud. De software ondersteunt ze in hun factuurverwerking, contractmanagement en het beheer van uitgaven van medewerkers. Hoe richt je uitgavenprocessen efficiënt in als decentrale organisatie met 450 medewerkers verspreid over 10 locaties? Dat lees je in dit succesverhaal.
Ontdek ook hoe SPON werkt met Spend Cloud Contractmanagement in een apart succesverhaal.
Wat doet SPON (Specialisten in Passend Onderwijs)?
SPON (Specialisten in Passend Onderwijs) gebruikt uiteenlopende onderwijsmethodieken om kinderen te leren dat ze er mogen zijn en hun zelfvertrouwen op te bouwen. Ze bereiden de leerlingen voor op een actieve rol in de maatschappij met kleinschaligheid, individuele aandacht en een optimale leeromgeving die past bij de didactische en pedagogische mogelijkheden van de leerlingen. Een bewonderenswaardige missie die wordt ondersteund door meer dan 450 medewerkers.
Hoe krijgt SPON het voor elkaar om 1500+ leerlingen van diverse leeftijden op 10 locaties te ondersteunen? Onder andere dankzij de Spend Cloud en Spend Cloud Partner Groenendijk.
Hoe werkte SPON voor de Spend Cloud?
Controller Nico Commissaris voert diverse opdrachten uit voor SPON, waar al langer tevreden gebruik wordt gemaakt van Spend Cloud factuurverwerking. Na Nico’s ruime ervaring met diverse Spend Cloud processen bij andere opdrachtgevers, kon hij meteen een aanbeveling doen om gedoe met schoolbankrekeningen op te lossen: Spend Cloud Expense!
Nico vertelt: “We vonden dat er te veel transacties liepen over schoolbankrekeningen bij SPON. Dat was inefficiënt. Ook vonden we dat we te weinig controle en zicht hadden op die transacties. Het gebruik van de schoolbankrekeningen wilden we terugschalen. Daarom, en op basis van mijn voorgaande ervaringen, heb ik Spend Cloud Expense aangedragen als oplossing. Ons doel met de volledige Spend Cloud-omgeving was overzicht, grip en controle op alle organisatie-uitgaven.”
“Een bijkomend voordeel is dat de ‘look and feel’ van de Spend Cloud overal hetzelfde is, met welke processen je ook werkt,” gaat Nico verder. “Omdat SPON al werkte met Spend Cloud Factuurverwerking, hadden medewerkers al ervaring met die werk- en denkwijze. Het ligt dan voor de hand om ook met contractmanagementsoftware en slimme betaalpassen van de Spend Cloud te gaan werken.”
Hoe werkt SPON nu met slimme betaalpassen?
SPON maakt sinds 2024 gebruik van slimme betaalpassen voor medewerkers. Daar kunnen docenten bijvoorbeeld eenvoudig spontaan even een boodschap mee doen, zonder dat er een heel declaratieproces bij komt kijken. Docenten hebben via de pas toegang tot een budget van de organisatie en hoeven zelf niets voor te schieten. SPON overweegt om het proces als volgt in te richten: medewerkers betalen met de pas, maken een foto van het bonnetje en uploaden die in de Spend Cloud App. Zo eenvoudig kan het zijn!
“We hanteren maximaal twee slimme betaalpassen per locatie,” legt Nico uit. “Medewerkers halen de pas op bij de administratie, zodat ze er eenvoudig boodschappen mee kunnen doen. De pas en het bonnetje worden daarna netjes ingeleverd, zodat de administratie de uitgaven kan verwerken met de Spend Cloud App.”
Nico vult aan: “Op basis van mijn ervaring bij andere opdrachtgevers, wist ik al dat een bankpas op naam niet zou werken voor SPON. Die pas staat namelijk vaak op naam van de directeur en die heeft geen zin om bij iedere zak broodjes die gehaald moet worden (mee) naar de supermarkt te gaan. De slimme betaalpassen zijn echt een uitkomst voor SPON.”
Accountmanager Edwin vertelt: “Het is mooi om te zien dat SPON niet alleen voor onze slimme betaalpassen heeft gekozen, maar dat ze voor een bredere aanpak gingen. Dat ze ook de meerwaarde van onze contractmanagementsoftware inzien.”
Welke voordelen ervaart SPON van de Spend Cloud?
“Ik hoor alleen maar goede geluiden over de Spend Cloud,” vertelt Controller Nico. “De software is handig in gebruik en zit logisch in elkaar. Zelf keek ik ervan op dat medewerkers het Spend Cloud-gebruik nóg verder willen intensiveren. Men ziet de slimme betaalpassen als een goede ondersteuning om uitgaven te doen vanuit de organisatie. Het is zó makkelijk in gebruik, dat de medewerkers het nog verder naar zich toe willen trekken. Persoonlijk vind ik ook dat de huidige werkwijze een stuk efficiënter is dan werken met schoolbankrekeningen. Dit wil ik nog verder stroomlijnen.”
“In de toekomst overweegt SPON namelijk veel schoolbankrekeningen te sluiten,” gaat Nico verder. “Mijn idee hierbij is om zoveel mogelijk transacties via Spend Cloud Expense te laten verlopen en de resterende transacties te beperken tot nul. Dan is er geen reden meer voor een schoolbankrekeningen en kunnen we die langzamerhand uitfaseren.”
Ontdek welke voordelen SPON ervaart van Spend Cloud Contractmanagement in een apart succesverhaal.
Welke rol had Groenendijk Onderwijsadminstratie in dit project?
Spend Cloud Partner Groenendijk ondersteunt SPON in de keuze voor een gefaseerde uitrol. Dat is namelijk een van de best-practices van Groenendijk. “Een implementatie verloopt altijd in duidelijke stappen en we begeleiden het proces van begin tot eind, met heldere communicatie en functionele afstemming. Ons doel is altijd om een soepele overgang te voorzien. Na de implementatie blijven we klanten ondersteunen met nazorg en verdere optimalisatiestappen. Samen bouwen we verder aan efficiënte en innovatieve oplossingen.”
Lees meer over hoe je weerstand tijdens een implementatie kunt voorkomen.
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Benieuwd wat de Spend Cloud jouw onderwijsorganisatie kan bieden?
Maak kennis met Spend Cloud Purchase to Pay en Spend Cloud Expense. Door alle uitgavenprocessen in één omgeving onder te brengen, heb je pas écht inzicht in de spend van jouw organisatie. Van inkoop, factuurverwerking en contractmanagement tot declareren en slimme betaalpassen voor medewerkers; de Spend Cloud is de oplossing. Ben jij klaar om overzicht te creëren en grip op uitgaven te krijgen?
De foto in de header is ter illustratie.
Ontdek het gebruiksgemak van Spend Cloud Cards
Download de factsheet en bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers.
