Wat is een workflow?
Binnen uitgavenbeheer is een workflow een vooraf ingestelde procuratiestroom.
Wat zijn de voordelen van workflows? In welke uitgavenbeheerprocessen zijn ze van toepassing? En welke geavanceerde workflow opties biedt de Spend Cloud? Dat lees je in deze blog.
Alle informatie die we in deze blog geven, is gebaseerd op hoe de Spend Cloud is ingericht. Als jij werkt met een ander systeem, kan het zijn dat de details verschillen.
Voorbeeld: factuurverwerking-workflow in de praktijk
In plaats van handmatig een organisatorische eenheid te moeten invoeren en handmatig een medewerker te moeten invoeren bij bepaalde kostenplaatsen, kan het anders. Je kunt namelijk ook kiezen om een workflow in te richten zodat software de gewenste organisatorische eenheid en medewerker al herkent. Wanneer je gaat coderen scheelt dat veel handmatig werk. Mocht je een uitzondering tegenkomen, kun je de workflow alsnog overschrijven door een andere organisatorische eenheid en/of medewerker te kiezen.
7 voordelen van workflows voor factuurverwerkingsprocessen
Waarom zou je willen werken met workflows? Bijvoorbeeld:
- Het is eenvoudig in te richten. Met een paar keuzes ben je klaar
- Het is eenvoudig te onderhouden in eigen beheer
- Het is flexibel, zodat je niet bij iedere wijziging iets nieuws hoeft te bouwen
- Met een goede workflow kun je processen standaardiseren
- Door een vooraf ingestelde selectie aan keuzemogelijkheden wordt het factuurverwerkingsproces duidelijker voor medewerkers (met en zonder administratieve kennis)
- Daarmee verklein je de kans op fouten
- Je legt je Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV) vast en versleuteld ze, zodat iedereen weet wat hun TBV zijn
Wat is de beste workflow management software?
De beste workflow management software zorgt dat jij de ideale workflow kan vormgeven. Afhankelijk van welke processen jij wilt optimaliseren, kies je de software die het beste bij je past. Hou ook vooral bovenstaande voordelen in de gaten bij het maken van een voorselectie. Zorg in ieder geval dat je rekening houdt met de volgende criteria:
- Is het belangrijk dat de software gebruiksvriendelijk is?
- Moet de software makkelijk te onderhouden zijn?
- Werken medewerkers (hybride) thuis? Is de software ingericht op thuiswerken?
- Kun je blijven optimaliseren, om de kans op fouten te verkleinen en het gebruiksgemak op termijn te vergroten?
Workflow management software van de Spend Cloud bevat bijvoorbeeld functionaliteiten, zoals:
- Facturen moeiteloos simultaan aanbieden bij meerdere locaties of medewerkers via een automatische workflow
- Digitaal om de mening van een collega vragen, zodat alle communicatie aan de bijbehorende factuur wordt gekoppeld
- Een opmerking plaatsen bij een factuur, zodat ook die communicatie gekoppeld en eenvoudig terug te vinden is
- Facturen in de wacht zetten. Dan kun je ze uitsluiten van een export als je nog wacht op betaling
Hoe maak ik een workflow in workflow manager software?
Stappenplan om een workflow in te richten
- Bedenk vooraf uit welke stappen jouw workflow bestaat. Zijn er grootboekrekeningen die vaak bij bepaalde kostenplaatsen horen? Zijn er vervolgens kostenplaatsen die vaak bij bepaalde organisatorische eenheden terecht moeten komen?
- Bedenk nog een keer goed of alle stappen in de workflow die je hebt beschreven noodzakelijk zijn
- Vierogenprincipe: laat iemand anders jouw workflow bekijken om te zien of het ook voor anderen logische stappen zijn
- Koppel de relevante variabelen aan elkaar in jouw workflow manager software zodat je de workflow kunt automatiseren
- Controleer of de workflow werkt
- Ga na welke uitzonderingen er zijn en controleer of daar aparte workflows voor ingericht moeten worden
- Herhaal dit stappenplan totdat je tevreden bent met hoe dekkend jouw workflows zijn
Als je een workflow wilt inrichten voor een factuurverwerkingsproces, doe je dat eenvoudig in de Spend Cloud. Die workflow richt je dan in op basis van kostenplaatsen, grootboekrekeningen, kostendragers of variabelen die je zelf in een vrij veld zet.
Waar moet ik op letten als ik een workflow maak?
Dekking van workflows
Het eerste waar je rekening mee moet houden is de dekking van de workflow die je wilt inrichten. Wil je een workflow inrichten voor een situatie die maar in 5% van de gevallen plaatsvindt? Dan kost het waarschijnlijk meer werk om alles juist in te stellen, dan handmatig te coderen. Kies in zo’n situatie dus niet voor een workflow.
Wil je een workflow inrichten voor een scenario dat bijvoorbeeld in 80% van de situaties plaatsvindt? Dan is de kans groot dat je met een automatische workflow veel handmatige handelingen bespaart. In deze blog lees je alle voordelen van automatische workflows.
Hiërarchie in workflows
Naast de dekking is de hiërarchie van je workflow belangrijk. De Spend Cloud hanteert binnen de variabelen (kostenplaatsen, grootboekrekeningen, kostendragers en vrije velden) een standaard hiërarchie. Facturen boek je meestal op kostenplaatsen en een gekoppelde grootboekrekeningen om te kunnen verbijzonderen. Daarom is in de Spend Cloud de kostenplaats de standaard om een procuratiestroom aan te roepen.
Hiërarchie in de Spend Cloud
De Spend Cloud hanteert de volgende hiërarchie in variabelen voor een factuurverwerking-workflow. De bovenste heeft hierbij het meeste voorrang.
- Vrije velden
- Kostendrager
- Kostenplaatsen
- Grootboekrekening
Omdat een organisatorische eenheid het startpunt van het procuratieschema bepaalt, is de kostenplaats leidend als er geen workflow is ingericht.
Hoe specifieker, hoe meer prioriteit dus. Waarom houdt de Spend Cloud deze hiërarchie aan? Als je een workflow inricht op een verbijzondering, wil je niet dat een kostenplaats een workflow start. Dat wil je juist overschrijven in zo’n geval. Daar moet je dus rekening mee houden tijdens de inrichting.
Workflows voor leveranciers en administraties
Je kunt workflows niet op leveranciersniveau instellen in de Spend Cloud. Je kunt workflows op administratieniveau instellen als je een aparte kostenplaatsenlijst per administratie hebt, zodat je daar onderscheid tussen kunt maken.
Hoe maak ik een workflow in de Spend Cloud?
Meer over hoe je factuurverwerking-workflows in de Spend Cloud inricht, vind je in de Spend Cloud Portal. We hebben namelijk een webinar volledig aan dit onderwerp gewijd! Maak je nog geen gebruik van de Spend Cloud? Check onze downloads of neem contact met ons op. Vraag bijvoorbeeld een live demo aan, zodat we de kracht van de software live kunnen bewijzen.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
3 reacties