5 trends: Hoe kun je in 2025 jouw inkoopproces efficiënt verbeteren?
De wereld staat in 2025 niet stil en dat geldt natuurlijk ook voor ontwikkelingen voor het inkoopproces.
Nieuwe innovaties betekent nieuwe kansen, maar ook nieuwe uitdagingen. Met welke inkooptrends moet je in 2025 rekening houden? En hoe kun je er proactief op inspelen? Hoe kun je ook in 2025 efficiënt jouw inkoopproces blijven verbeteren? Ontdek het in deze blog.
Lees verder op de Spend Cloud inkoopsysteem-pagina als je meteen benieuwd bent naar onze oplossing.
Trend 1: Inkoop integreren in organisatiebrede processen
De grootste inkoopuitdaging van 2025 is volgens Inkoperscafé: “De balans vinden tussen innerlijke drijfveren van inkopers, procesmatig voldoen aan wet- en regelgevingen en het eindresultaat dat de werkgever verwacht. Inkopers zien hun werk namelijk als strategisch en procesoverstijgend, terwijl stakeholders het inkoopproces en inkoopactiviteiten vaak als losstaand zien.”
Waarom is dat een probleem? “Als inkoop niet geïntegreerd is in de bredere processen en doelstellingen van de organisatie, wordt het gereduceerd tot een operationele taak. Dit, terwijl je inkoop zou kunnen en moeten gebruiken als een strategisch-tactisch instrument. Inkoop wordt pas echt strategisch wanneer het in lijn is met de kernwaarden, missie en bredere bedrijfsprocessen van de organisatie,” schrijft Inkoperscafé.
In 2025 is het dus nog belangrijker om in gesprek te gaan met de verschillende stakeholders, zodat duidelijk wordt waar en hoe inkoop organisatie-overkoepelend geïntegreerd kan worden. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze tips voor stakeholdermanagement.
Trend 2: De rol van digitalisering en AI binnen het inkoopproces
Digitalisering is een must
“Gebrek aan digitalisering in inkoopprocessen is een probleem,” benoemt ClickUp. “Tenzij nieuwe technologieën een integraal onderdeel worden van de dagelijkse activiteiten, kun je het volledige potentieel van de inkoopstrategie nooit zien. Gebrek aan goede technologische ondersteuning kan leiden tot verminderd vermogen om pijnpunten op te lossen en vergrote kwetsbaarheid voor risico’s.” Ook ATIM concludeert dat “we legacy-systemen moeten vervangen en moeten investeren in digitale transformatie om in 2025 concurrerend te blijven.”
In een recent onderzoek van ControlHub werd benoemd dat inkoop in 2025 een uitdaging heeft wat betreft het opschalen van digitalisering. Hierbij werd specifiek het opschalen van bijvoorbeeld een spreadsheets naar een inkoopsysteem benoemd. Oneflow vult aan: “Een inkoopsysteem kan helpen om kosten te verlagen, risico’s te minimaliseren en winsten te maximaliseren. Het kan ook helpen om tijd te besparen en de efficiëntie te verbeteren.”
Ons advies is dus om het huidige inkoopproces te analyseren, de pijnpunten te identificeren en goed na te denken over wat hier de beste oplossing voor is. Is een kleine wijziging genoeg of moet er toch overgestapt worden op andere systemen?
Lees meer over de frustraties van werken met veel verschillende systemen.
Kunstmatige intelligentie zal in 2025 een nog grotere impact hebben op het inkoopproces
Aeves Benefit benoemt: “Digitalisering van het inkoopproces is in 2025 nog steeds onverminderd belangrijk. Ook zal AI een nog grotere impact hebben op inkoop en compliance. De ontwikkelingen bieden kansen om processen te optimaliseren en risico’s te minimaliseren, maar brengen ook uitdagingen met zich mee op het gebied van data-integriteit en beveiliging.”
Daarnaast concludeert ATIM dat “organisaties AI moeten omarmen. Niet alleen om processen te optimaliseren, maar ook om te voldoen aan groeiende verwachtingen rondom snelheid en precisie. Denk bijvoorbeeld aan mogelijkheden van geautomatiseerde kwaliteitscontroles tot vraagvoorspellingen.”
Zoals we al eerder benoemden in de blog met Purchase to Pay trends voor 2025, is het toepassen van AI altijd een afweging tussen voordelen en risico’s.
Trend 3: Risicomanagement wordt een strategisch speerpunt
“Vanwege de geopolitieke spanningen, klimaatveranderingen en economische instabiliteit verwachten we dat risicomanagement steeds meer een strategisch speerpunt wordt,” voegt Aeves Benefit toe. Ook ATIM onderstreept dat risicomanagement cruciaal wordt. Aeves Benefit: “Dit maakt ook dat strategisch leveranciersmanagement belangrijker wordt. Bedrijven zoeken naar balans tussen internationale sourcing en investeren in lokale leveranciers, ook met oog op duurzaamheid. Bedrijven moeten niet alleen reageren, maar vooruitzien om continuïteit te waarborgen.”
In eerder genoemd onderzoek van ControlHub werd onder andere gevonden dat het in 2025 een uitdaging zal zijn om de juiste leveranciers te vinden en om langetermijnrelaties op te bouwen met betrouwbare partijen.
Nevi vult aan: “In deze tijd van onzekerheid is het beheersen van risico’s in de supply chain cruciaal. Denk aan het diversifiëren van leveranciers en het gebruik van geavanceerde risico-analysetools.” Ook ClickUp benoemt: “Inkoopteams leveren de beste resultaten als er een sterke basis is voor risicobeheer. Het onderhouden van solide en positieve relaties met leveranciers is hierbij essentieel.”
Kortom: hoe houd je de balans tussen langetermijnrelaties aangaan en juist het diversificeren van leveranciers?
Best-practices voor efficiënt leveranciersbeheer
We raden aan om:
- Klein te beginnen, in plaats van meteen een groot project opzetten
- Duidelijke en concrete doelen op te stellen over welke verbetermogelijkheden er zijn en waarom die prioriteit zouden moeten krijgen
- Op de hoogte te zijn van de opties die je momenteel hebt voor leveranciersbeheer. Werk je al met een inkoopsysteem? Welke mogelijkheden biedt dat? Durf op onderzoek uit te gaan
- Het optimale inkoopproces te analyseren met een ABC-analyse en een crediteurenoverzicht
- Keuzes te maken in met welke leveranciers je samenwerkt op basis van slimme inkoopfunctionaliteiten, zoals de beschikbaarheid van een OCI-koppeling
- Gebruik te maken van leveranciersgroepen om je inkoopproces te stroomlijnen
Ontdek de mogelijkheden die het Spend Cloud inkoopsysteem heeft voor diverse analyses op de Spend Analytics-pagina.
Trend 4: Een duurzaam inkoopproces werpt vruchten af
De opkomst van lokale inkoop
“Europese bedrijven verleggen de focus in 2025 naar duurzame en ethische inkooppraktijken,” signaleert ATIM. Ook Aeves Benefit benoemt duurzaam inkopen als belangrijke inkooptrend voor 2025. “Consumenten eisen steeds vaker transparantie over de inkoop en productie van bedrijven. Binnen aanbestedingen wordt duurzaamheid steeds meer beloond. Daarnaast hebben we te maken met nieuwe wet- en regelgevingen op gebied van duurzaamheid. Hierdoor komen thema’s zoals zero waste en zero emissions vaker naar voren.” Ook Nevi herkent deze trend. “De focus zal in 2025 onder andere liggen op duurzaamheid, innovatie en ethische inkoop.”
TCO Certified geeft een aantal tips voor een duurzamer inkoopproces:
- Geef de voorkeur aan lokale leveranciers
- Maak gebruik van nieuwe gespecialiseerde tooling om verantwoord in te kopen
- Overweeg om functies te creëren, zoals Sustainable Purchasing Manager en Sustainability Officer om serieuze toewijding aan duurzaamheid te laten zien
- Meet en rapporteer over je CO2-footprint, zodat je inzicht krijgt in hoe je dit kunt verminderen. Zo ben je gelijk voorbereid op de verwachting vanuit consumenten op gebied van zichtbaarheid en traceerbaarheid
Bekijk ook onze aanvullende tips om jouw inkoopproces te verduurzamen.
Trend 5: Gebrek aan menskracht en expertise
Een veelvoorkomende inkoopuitdaging die Oneflow heeft gesignaleerd, is het missen van de juiste expertise en ervaring om het inkoopproces te optimaliseren. “Er is namelijk veel kennis en kunde nodig om de juiste leveranciers te vinden en te onderhandelen over de beste voorwaarden.” Ook ATIM identificeert een “tekort aan geschoolde werknemers, mede door de vergrijzing” en ClickUp onderstreept de “behoefte aan meer geschoolde professionals in de inkoopfunctie en de toeleveringsketen.”
ClickUp benoemt: “Het is belangrijk om meer menskracht aan te nemen om te voorkomen dat de medewerkers overwerkt en opgebrand raken. In 2024 was de productiviteit nog nooit zo laag en het ziekteverzuim hoog. Dit maakt de inkoopstrategie nog ingewikkelder. Inkoopmanagers moeten manieren vinden om inefficiënte processen die tijd en energie van het persoon slokken, te automatiseren.”
Genoeg reden dus om te evalueren of er wel genoeg inkoopexpertise en menskracht is in jouw organisatie. En of er misschien toch ondersteuning nodig is van een (meer geavanceerd) inkoopsysteem.
Conclusie: het inkoopproces van 2025 wordt gekenmerkt door technologische vooruitgang en de noodzaak voor wendbaarheid
Ook in 2025 is het belangrijk om als organisatie wendbaar te blijven en de balans te vinden tussen interne drijfveren, compliance, risicomanagement en ethiek. Daarbij moeten inkopers ook duurzaamheid, ethiek, automatisering en de voordelen van AI in de gaten houden voor efficiencyslagen. Een goed inkoopsysteem helpt organisaties om het juiste inkoopbeleid uit te voeren en faciliteert strategische en tactische inkooptaken.
Benieuwd welke ondersteuning de Spend Cloud precies kan bieden? Lees meer over het inkoopsysteem en de naadloze integratie met een volledig Purchase to Pay proces.
Eén reactie