Tips voor stakeholdermanagement tijdens een software-implementatie
Verandering is altijd moeilijk. Zeker als het een verandering is die invloed heeft op een hele organisatie en dus op veel mensen en processen.
Overweeg jij om met een nieuw systeem aan de slag te gaan? Dat kan een grote stap zijn en natuurlijk wil je dan overal aan gedacht hebben. In deze blog vind je informatie over wat stakeholdermanagement is en hoe je dit efficiënt aanpakt.
Wat is een stakeholder?
Wie zijn de belanghebbenden tijdens een implementatietraject?
Een belanghebbende (stakeholder) is iemand die invloed kan uitoefenen op het implementatietraject of op wie dit traject invloed heeft. Tijdens de implementatie van spend management oplossingen, heb je vaak te maken met de volgende belanghebbenden: projectmanagers, applicatiebeheerders, pilotdeelnemers en IT-medewerkers. Hierbij bestaat de mogelijkheid dat verschillende rollen door dezelfde medewerker worden vertegenwoordigd.
Wat is stakeholdermanagement?
Volgens de Lean Six Sigma Group bestaat stakeholdermanagement uit vier stappen:
- Doorhebben wie de belanghebbenden zijn en deze personen erkennen
- De invloed en interesse van belanghebbenden bepalen
- Een plan opstellen om de communicatie te managen, zodat de juiste mensen geïnformeerd blijven. Hierbij bepaal je of en hoe vaak je met de verschillende belanghebbenden in contact wil staan
- Daarna kunnen de belanghebbenden worden betrokken en aangestuurd
Hierbij is het bijvoorbeeld belangrijk om te doorgronden wie en wat er allemaal impact kan hebben op het implementatietraject. Zo kun je stakeholders identificeren en risico’s efficiënt beheersen. Ook maakt stakeholdermanagement duidelijk welke medewerkers enthousiast (early adopters) zijn en je eventueel als ambassadeurs kunt inzetten.
Waarom is stakeholdermanagement belangrijk?
In het kort is stakeholdermanagement belangrijk om niet voor ongewenste verrassingen te komen staan. Als je namelijk geen overzicht hebt van alle belanghebbenden en invloeden, kan dit een negatieve impact hebben op de scope van het project. Denk aan een negatieve impact op de tijd-, kwaliteit- en geldaspecten van de implementatie. Lees meer over dit soort risico’s en de oplossing in de risico-analyse-blog.
Wat is goed stakeholdermanagement?
Best-practices voor een succesvol implementatietraject
Een goede communicatieplanning is cruciaal
Het is belangrijk om alle betrokkenen tijdig te informeren. Ook moeten leden van het projectteam de ruimte hebben voor hun aanvullende werkzaamheden voor dit project. Ze moeten kritische vragen kunnen stellen en de tijd hebben om het nieuwe systeem uitvoerig te testen voor de livegang. Lees verder over het risico van betrokkenen niet tijdig informeren in de risico-analyse-blog.
Betrek de juiste mensen bij het project
Een goede projectgroep bestaat uit een klein aantal betrokkenen die een representatief beeld vormen van de organisatie. Daarbij moeten verschillende belangen in de gaten worden gehouden. Hieronder lees je ons advies voor het betrekken van de juiste mensen.
- We raden aan om een interne projectmanager aan te stellen of aan te nemen. Dit kan een medewerker, interimmer, stagiair of iemand van een extern bureau zijn.
- Daarnaast is het belangrijk om één aanspreekpunt bij je leverancier te hebben.
- Verder raden we aan om de verantwoordelijkheid voor het applicatiebeheer van de spend management oplossing bij een medewerker neer te leggen: een applicatiebeheerder. Zo heeft het hele bedrijf één aanspreekpunt die met de leverancier in gesprek kan gaan. Je zou ook aan de leverancier kunnen vragen of een van hun medewerkers het applicatiebeheer kan regelen. Het risico daarvan is dat je kennis mist in je organisatie zodra die persoon weg gaat.
Lees meer over risico’s waar je tijdens een implementatie rekening mee moet houden, in de blog over risico-analyses.
- Mogelijk is het handig om applicatiebeheerders van het boekhoudprogramma en salarispakket te betrekken.
- Zorg dat je een pilotgroep samenstelt: een selecte groep medewerkers die een representatief beeld vormen van de organisatie. Dit zijn medewerkers die met de software zullen gaan werken na de livegang.
- Zorg dat er IT-personeel beschikbaar is om te helpen met het configureren van benodigde zaken.
Betrek juist ook de specialisten
Afhankelijk van welk spend managementproces je precies aanpakt, is het handig om de volgende medewerkers ook te betrekken.
- Ga je het inkoopproces optimaliseren? Dan is het belangrijk inkoopmedewerkers bij dit proces te betrekken. Zij helpen de nieuwe werkwijze namelijk vormgeven en gaan daar na de livegang ook mee aan de slag.
- Ga je de factuurverwerking optimaliseren? Betrek dan ook de crediteurenadministratie.
- Ga je het contractmanagementproces optimaliseren? Betrek dan de contractadministratie.
- Ga je het proces rondom uitgaven van medewerkers optimaliseren? Betrek dan de kas & pas-administratie.
- Ga je het declaratieproces optimaliseren? Betrek dan de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie.
Betrek de juiste mensen tijdens het intakegesprek
Zorg dat het intakegesprek plaatsvindt met het projectteam, de projectleider en de medewerker die het aanspreekpunt vanuit de leverancier is. Zo zijn alle belanghebbende gerepresenteerd en kunnen alle behoeftes meegenomen worden in de doelstellingen.
Betrek de juiste mensen tijdens de evaluatie
We bevelen aan om na de livegang een evaluatie in te plannen met de leverancier. Daarin bekijken de betrokkenen en de leverancier of alle doelstellingen behaald zijn. Op basis van de evaluatie kunnen verbetermogelijkheden inzichtelijk worden gemaakt.
Met wie start stakeholdermanagement?
Stakeholdermanagement start intern bij de organisatie die de implementatie aanvraagt. Daarbij is het wel cruciaal om de leverancier en betrokken externe partijen te raadplegen en mee te nemen in de plannen.
Als jouw organisatie de Spend Cloud gaat implementeren, heb je gedurende het volledige traject één Spend Cloud Consultant als aanspreekpunt. Deze medewerker denkt met jullie mee en verzorgt de inrichting van de software.
Ook na de implementatie krijg je voldoende ondersteuning vanuit ons als leverancier. Lees daar meer over in de service-blogs.
Ontdek hoe de Spend Cloud jouw uitgavenprocessen kan verbeteren
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Lees meer over onze oplossing voor Purchase to Pay: inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers.
