Wat is 3 way matching en wat zijn de voordelen?

Met het digitaliseren van de factuurverwerking bespaart je al enorm veel tijd. Inkomende facturen gaan dan automatisch in de juiste volgorde langs budgethouders voor een akkoord. Als dit te lang duurt ontvangt de budgethouder automatisch een herinnering. In combinatie met de module Inkoop kun je door middel van 3 way matching nog meer tijd besparen.

Wat is 3 way matching

3 way matching is de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur. Het begint bij het digitaal vastleggen van een bestelorder. Vervolgens wordt de levering geregistreerd en wanneer de factuur binnenkomt kan het systeem op zoek naar een match. Zodra deze match is gemaakt kan met een gerust hart de factuur betaalbaar worden gesteld.

Voordelen van 3 way matching

Bij 3 way matching is er gegarandeerd een order aan de factuur vooraf gegaan en weet je ook zeker dat deze order is geleverd. Weten dat je een kloppende factuur betaalt is al een groot voordeel, maar 3 way matching heeft meer voordelen:

  1. De controle van facturen automatiseren: je hoeft zelf niet handmatig te checken of er een order aan de factuur is voorafgegaan en of de order daadwerkelijk is geleverd.
  2. Alleen de afwijkingen beoordelen: mocht er iets niet kloppen aan de factuur in combinatie met de order of levering, zijn dit de enige facturen die de budgethouder dient te beoordelen.
  3. Tijd besparen bij het verwerken van facturen: doordat de factuur wordt afgeboekt op een order kan het systeem bepaalde gegevens overnemen die al in het bestelproces geregistreerd zijn.

3 way matching in de Spend Cloud

Alle organisaties die Factuurverwerking en Inkoop gebruiken, kunnen gebruikmaken van het onderdeel Matching binnen de Spend Cloud. In Inkoop worden de bestelling en de levering geregistreerd en in Factuurverwerking vindt het onderdeel Matching plaats nadat de factuur is binnengekomen.

Als de Spend Cloud omgeving goed is ingesteld, hoef je bijna niets meer te doen voor het matchen. In sommige gevallen dien je de match alleen nog maar te controleren. Het proces verloopt verder volledig automatisch.

Instellen begint met de leverancier. Koppel deze aan een crediteur en schakel de optie “automatisch goedkeuren” in. Dit zijn de inrichtingsvoorwaarden. Alleen dan kan de Spend Cloud factuurregels automatisch goedkeuren bij een match tussen de order, de levering en de factuur.

Naast de inrichtingsvoorwaarden zijn er functionele voorwaarden. Deze draaien voornamelijk om duidelijkheid. Onder de functionele voorwaarden vallen:

  • Een duidelijke factuur (het liefst XML formaat)
  • Een duidelijk leesbaar ordernummer op de factuur
  • Duidelijke crediteurgegevens op de factuur
  • Een crediteurenbestand dat op orde is
  • Zoveel mogelijk overeenkomsten tussen de factuur en order

Door aan deze voorwaarden te voldoen zorg je ervoor dat de Spend Cloud optimaal is ingericht. Zodat je zo min mogelijk handelingen hoeft uit te voeren en het systeem het werk kunt laten doen.