Stadsschouwburg Utrecht is al 10+ jaar tevreden met Spend Cloud factuurverwerking
“De doorlooptijd van onze facturen is maximaal 10 dagen.”
De Stadsschouwburg is het grootste theater podium in Utrecht. Wist je dat deze organisatie al sinds 2013 gebruik maakt van digitale factuurverwerking en contractmanagement van de Spend Cloud? En dat ze daar nog steeds erg tevreden over zijn? In dit succesverhaal lees je waarom.
Waarom zocht Stadsschouwburg Utrecht een oplossing zoals de Spend Cloud?
Martin Berghoef, Financieel Coördinator, werkt al sinds 2001 bij de Stadsschouwburg. Samen met één andere collega regelt hij al jaren onder andere het applicatiebeheer voor de Spend Cloud. Hij vertelt: “Toen we in 2012 een zelfstandige organisatie werden, vielen we even in een gat zonder softwaresystemen. Tijdens die overgang moesten papieren facturen de organisatie weer rond voor een stempel en een paraaf. We gingen meteen op zoek naar een oplossing en hebben we gekozen voor de Spend Cloud.” Inmiddels werkt de Stadsschouwburg al sinds 2013 met Spend Cloud Factuurverwerking én Contractmanagement. De voordelen zijn nog steeds merkbaar.
In 2024 is de Stadsschouwburg ook gestart met slimme betaalpassen voor medewerkers. Lees verder in het Spend Cloud Cards-succesverhaal.
Bijna papierloos werken met XML-facturen en PEPPOL
“Werken met de Spend Cloud gaat nog steeds uitstekend,” gaat Martin verder. “Zo’n 99% van onze facturen komt digitaal binnen. Scannen hoeft eigenlijk nooit meer. We maken gebruik van XML-facturen, sjablonen en zeker ook van het PEPPOL-netwerk. Daarnaast is het fijn dat ik een vaste workflow aan een grootboeknummer kan hangen. Zo hoef je steeds minder in te vullen bij het verwerken van facturen.”
Spend Cloud factuurverwerkingssoftware is gebruiksvriendelijk
Voor applicatiebeheerders en andere medewerkers
Martin doet het volledige applicatiebeheer van de Spend Cloud samen met maar één collega. Hij zegt: “Het aanmaken van nieuwe Spend Cloud-gebruikers en het koppelen van rollen is heel makkelijk. Nieuwe medewerkers krijgen van mij één mailtje met wat uitleg over de Spend Cloud, een half A4tje. Daarna kunnen ze er meteen probleemloos mee werken.”
“Mijn collega en ik krijgen eigenlijk geen vragen,” gaat Martin verder. “Ook collega’s zonder ervaring met computer kunnen goed met de Spend Cloud overweg. Het werk is dan ook vrij voordehandliggend: goedkeuren en afkeuren. Budgethouders kunnen daarnaast prima hun weg vinden in het digitale archief. Zelfs projectleiders van buiten onze organisatie kunnen probleemloos aanhaken in onze workflow. Zo logisch is alles ingericht.”
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!
De Spend Cloud biedt nog veel meer voordelen
“Verder is de koppeling met Visma Net Financials uitstekend,” benoemt Martin. “Onze facturen zijn ook in ons boekhoudprogramma terug te vinden als PDF. Dat is erg prettig.” Ook contractmanagement en slimme betaalpassen van de Spend Cloud vallen in de smaak. Martin vult aan: “Sinds juni 2024 gebruiken we slimme betaalpassen voor medewerkers. Nu hoeven ze niet meer voor te schieten en te declareren. Ook dat is erg fijn.”
Lees verder in het Spend Cloud Cards-succesverhaal van de Stadsschouwburg.
Minder werk aan de accountantscontrole
“Als je te maken hebt met een accountant die heel zelfstandig aan de slag gaat, scheelt de Spend Cloud me enorm veel werk,” zegt Martin. “Voor de accountantscontrole hoef ik eigenlijk alleen een Spend Cloud login beschikbaar te stellen. Daar zit gewoon een archieffunctie in, zodat de accountant zelf kan opzoeken wat die nodig heeft. Ook kan ik een audit draaien om te zien wat er allemaal is gewijzigd op welk moment. Dat soort dingen vinden accountants heel fijn.”
Doorlooptijd van maximaal 10 dagen
Blijven verbeteren met overzichten en rapportages
Dankzij de diverse volledig digitale workflows is de factuurverwerking van Stadsschouwburg Utrecht een stuk sneller dan tien jaar geleden. Martin: “Van het moment dat een inkoopfactuur binnenkomt tot de betaling, is onze doorlooptijd maximaal 10 dagen. Daar zijn we heel tevreden mee. Met facturen die een langere doorlooptijd hebben, is meestal iets aan de hand. Gelukkig kunnen we dit eenvoudig raadplegen in de Spend Cloud. Facturen vind je binnen een paar seconden terug. Naast een uitstekende zoekfunctie heeft de Spend Cloud ook duidelijke rapportages en overzichtelijke statistieken.”
Benieuwd of een doorlooptijd van maximaal 10 dagen haalbaar is voor jouw organisatie?
Ontdek wat Spend Cloud factuurverwerkingssoftware voor jou kan betekenen
Neem een voorbeeld aan Stadsschouwburg Utrecht en automatiseer jouw factuurverwerkingsproces met XML en PEPPOL. Een touchless proces is binnen handbereik! We bewijzen de kracht van de Spend Cloud graag live tijdens een online demo. Spreken we je binnenkort?
Benieuwd hoe snel jouw factuurverwerking kan zijn?
Download de Spend Cloud Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van te bekijken!
