ROC MN verwerkt de jaarafsluiting met 2 FTE in 2 dagen
“Met Spend Cloud Purchase to Pay gaat ons proces sneller: 2 dagen in plaats van 2 weken!”
ROC Midden Nederland is een onderwijsorganisatie die zich vooral richt op middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Daarnaast verzorgt ROC MN ook voortgezet algemeen volwassenenonderwijs (vavo) en volwassenenonderwijs in regio Utrecht. Met 1800 medewerkers kunnen processen dus behoorlijk ingewikkeld worden. Ze werken bijvoorbeeld met 2 à 3 administraties, 7 verschillende boekingsdimensies en diverse geldstromen. Logisch dat ROC MN zocht naar software om het purchase to pay proces te optimaliseren.
Hoe ging het er voor de Spend Cloud aan toe bij ROC MN?
Van “ruim twee weken met correcties bezig” naar “klaar binnen maximaal twee dagen”
Financieel Senior Ria en Financieel expert Elisabeth zijn samen met drie andere collega’s de schakel tussen de financiële administratie en business control. Met z’n vijven verzorgen ze diverse controles, het jaarwerk en de maandafsluitingen. In totaal heeft ROC MN achttien medewerkers op de financiële afdeling. Zonder digitalisering en automatisering is het hele purchase to pay proces met achttien mensen opvangen niet te doen voor zo’n grote organisatie. Helaas bleek ook de bestaande oplossing die ROC MN voor purchase to pay gebruikte niet toereikend.
"Vooral het jaarwerk was een worsteling”
“Vooral het jaarwerk was een worsteling,” legt Ria uit. “Facturen werden driedubbel ingeboekt (de tijdelijke boeking, de tegenboeking én de officiële boeking). Elisabeth en ik waren de enigen die snapten hoe dat werkte. Dat is natuurlijk niet handig.”
“Zeker als periode 12 dicht ging, moesten Ria en ik uitzoeken welke factuur in welke boekingsfase zit,” vult Elisabeth aan. “Stel dat de tegenboeking dan in het verkeerde jaar zit, moet je dat corrigeren. In januari hadden we dus veel werk aan uitzoeken en correcties doorvoeren. Toentertijd duurde dat soms wel twee à drie weken. Daar hebben we met de Spend Cloud gelukkig geen last meer van. We zijn binnen maximaal twee dagen klaar met 2 FTE. En dat met 30.000 jaarlijkse facturen!”
Elisabeth gaat verder: “Vroeger kregen we facturen binnen en moesten we ineens nieuwe crediteuren aanmaken. Project- en activiteitencodes kwamen in het systeem dat we toen gebruikten niet mee. Transitorische posten werden niet verwerkt. Ook dat gaat nu allemaal goed in de Spend Cloud. Het inlezen van ‘facturen onderweg’ is ook een verademing. Er was niet te werken met de verplichtingenadministratie van ons vorige pakket. Nu hebben we veel beter inzicht.”
Waarom heeft ROC MN voor de Spend Cloud gekozen?
Een uitgebreid aanbestedingsproject
“Het keuzetraject is via een Europese aanbesteding gelopen,” vertelt Elisabeth. “We hebben in samenwerking met een partner vragen uitgezet en cases aangevraagd om via een puntensysteem een zo objectief mogelijke beslissing te nemen. De Spend Cloud sloot daarin het meest aan in de balans tussen functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid en de prijs. Daarnaast vonden we het belangrijk dat onze strakke deadlines haalbaar waren. Ook hierin sprong de Spend Cloud met aanvullende dienstverlening er voor ons uit. Uiteindelijk was het verschil toch best groot en de keuze duidelijk.”
“Onze werkgroep hierbij was breed opgezet,” vult Ria aan. “Dus niet alleen Finance was vertegenwoordigd, maar ook inkoop, systeembeheer en het bestuur. Alle juiste mensen zaten aan boord. Inkoop en Finance werken nauw samen, dus het is belangrijk ook samen tot een keuze te komen. Door dit project breed op te zetten, kon iedereen meewegen in de besluitvorming en hebben we een oplossing gekozen die voor iedereen werkt.”
Hoe is de implementatie van Spend Cloud Purchase to Pay verlopen?
Niet klakkeloos overnemen, maar proactief meedenken
“Spend Cloud Consultant Jeffrey heeft ons tijdens de implementatie perfect begeleid,” vertelt Ria. “Dit heb ik heel plezierig ervaren en het contact is nog steeds heel goed. Het is fijn dat er wordt meegedacht. In plaats van klakkeloos onze werkprocessen overnemen, bood Jeffrey alternatieven aan die veel beter bleken te passen bij wat we wilden.”
Live met heel purchase to pay binnen 5 maanden
“Voor de hele aanbesteding hadden we echt een strakke planning,” benoemt Elisabeth nogmaals. “Jeffrey was hier goed van op de hoogte, dus hij stond constant voor ons klaar. Hier heeft hij echt rekening mee gehouden. We hebben helaas niet zoveel kunnen testen als we wilden, leerpuntje voor ons, maar in de live fase konden we gelukkig bijschaven. Ook daarin ondersteunt Jeffrey ons fantastisch.”
“Een implementatie bij een logge organisatie als die van ons kan natuurlijk niet vlekkeloos verlopen. Maar, we kunnen altijd bij Jeffrey terecht om kritisch te sparren en samen te testen. Het was handig dat we de implementatie tijdens de zomervakantie deden, omdat dit in het onderwijs een rustige periode is.”
“Ruim een halfjaar na de livegang zaten we nog steeds regelmatig met de projectgroep om te blijven optimaliseren. Denk aan de verplichtingenadministratie die we niet in de initiële implementatie hadden meegenomen. Factuurverwerking stond wel binnen 5 maanden als een huis.”
Hoe wordt er inmiddels met de Spend Cloud gewerkt?
“Verandering is altijd even wennen, maar weerstand verdween snel”
“Zeker voor een organisatie als ROC MN is een grote verandering altijd even wennen,” vertelt Elisabeth. “Natuurlijk vragen medewerkers zich af waarom er iets nieuws moest komen. Daarom is het juist zo belangrijk iedereen de tijd te geven. We hadden tijdens de implementatie ook workshops en wekelijkse sessies georganiseerd om vragen te beantwoorden. Op die manier hebben we mensen gelukkig meegekregen. Het scheelt dat de Spend Cloud zo simpel in gebruik is. Dat versnelt de adoptie.”
ROC MN heeft de kans gepakt om het inkoopbeleid te optimaliseren
Daarnaast vindt Elisabeth het belangrijk om te benoemen dat ROC MN bij de implementatie van de Spend Cloud de kans heeft gepakt om het inkoopbeleid te optimaliseren. Dat betekent dat medewerkers niet alleen met nieuwe software werken, maar ook een nieuwe werkwijze moeten aanleren.
“Waar voorheen behoorlijk wat ruimte was voor eigen input en creatief bestellen, hebben we dat nu meer afgekaderd,” vult Ria aan. Elisabeth legt uit: “Vroeger voerden we maandelijks megaveel nieuwe crediteuren op. Natuurlijk is het belangrijk om het primaire proces te ontzorgen, zodat het onderwijs gewoon door kan gaan. Dat staat uiteraard bovenaan. Toch wilden we meer balans creëren. Daarom hebben we deze kans genomen om met orders en voorkeursleveranciers te gaan werken. Tuurlijk is er met zo’n verandering dan wat meer weerstand. Die röring hebben we bewust opgezocht.”
“Met al die voordelen krijg je mensen echt wel mee”
Elisabeth: “Dankzij de verbetering van ons inkoopproces, vooral het werken met orders, verloopt alles nu een stuk sneller.” Ria benoemt: “Ook de OCI-koppelingen zijn erg prettig.” “Medewerkers denken daarnaast vaak dat het bloemetje om de hoek de goedkoopste optie is, maar dat is niet altijd zo. Zeker niet als je werkt met voorkeursleveranciers en vooraf gemaakte afspraken,” vertelt Elisabeth.
“Het besef dat de oude manier niet altijd de beste manier was, daalt inmiddels langzaam nu we met de Spend Cloud werken,” vermeldt Elisabeth trots. “Over een jaar zullen medewerkers vanzelf merken dat facturen veel sneller worden betaald. Met al die voordelen krijg je mensen echt wel mee. We zijn in ieder geval heel blij met de kaders die we hebben gecreëerd. We hebben nu controle vooraf in plaats van bij de factuur.”
Het grootste voordeel van de Spend Cloud: simpele en snelle factuurverwerking
“Voor Finance is het grootste voordeel van de Spend Cloud op een simpele en gebruiksvriendelijke manier snelle factuurverwerking realiseren,” zegt Elisabeth. Ria vult aan: “Het is ook zeker fijn dat de implementatie van de Spend Cloud ons een frisse blik heeft gegeven. Een nieuw perspectief op bestaande processen. Je zit soms zo vast in wat je gewend bent. Door de overgang moesten we veel beter kijken naar of processen nog wel logisch en passend waren. Ook ontdek je welke workflows aan elkaar vast zitten en moet je nadenken over of je dat nog wel wilt.”
Ria: “We hebben nou eenmaal een logge administratie met onze 30.000 jaarlijkse facturen, 2 à 3 administraties 7 verschillende boekingsdimensies en diverse geldstromen. We hebben dan ook nog projectcodes en afhankelijkheden gebaseerd op kostenplaatsen. Met dit alles is het moeilijk om overzicht te houden. Met onze overstap naar de Spend Cloud, gaat dat een stuk beter. Hier heeft Spend Cloud Consultant Jeffrey ons ontzettend mee geholpen.”
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!
‘Never stop improving’, ook bij ROC MN
“Het blijft een continu verbeterproces,” zegt Elisabeth. “In de toekomst willen we bijvoorbeeld ook werken met sjablonen en 3-way matching. Natuurlijk is de implementatie op een gegeven moment klaar, maar je blijft als organisatie veranderen. Dan moeten de processen meebewegen. Het is fijn dat er dan Spend Cloud Consultants klaar staan om mee te denken.”
Wil jij ook jouw purchase to pay proces blijven verbeteren?
Spend Cloud Consultants begrijpen als geen ander dat onderwijsorganisaties rekening moeten houden met diverse veranderende wet- en regelgevingen. Ria onderstreept: “Voor ons werkt het natuurlijk heel anders dan bij een commerciële partij, die daar veel flexibeler mee kan omgaan. Wij moeten regelgeving overal naast leggen om te checken of iets mag.” Daar houden we uiteraard rekening mee bij de implementatie van de Spend Cloud.
We geven je graag advies op maat over hoe processen het beste aansluiten bij wet- en regelgeving die voor jouw organisatie relevant is. Vraag een online demo aan en ga met ons in gesprek. Dan bewijzen we de kracht van de Spend Cloud live. Spreken we je binnenkort?
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!
