8x declaratiegedoe: dit zijn de oplossingen
Het declaratieproces kan veel gedoe en ongenoegen opleveren. Voor managers én medewerkers is dit proces niet altijd een pretje.
Waar ligt dat precies aan? En wat kun je doen om het te verbeteren? Daar gaan we deze blog dieper op in.
1. Diversiteit aan ‘declaratiegedoe’
Onder declaratiegedoe kunnen we veel verschillende dingen verstaan. Denk bijvoorbeeld aan dat een traditioneel declaratieproces arbeidsintensief, foutgevoelig, onoverzichtelijk, tijdrovend en duur kan zijn. Een declaratie van 10 euro met verwerkingskosten van 50 euro is natuurlijk zonde. Door het declaratieproces te optimaliseren, kun je tot wel 75% aan kosten besparen!
Daarnaast kunnen er eenvoudig misverstanden ontstaan en frustrerende discussies plaatsvinden, als het proces niet inzichtelijk gewaarborgd wordt. Als bonnetjes kwijtraken of onleesbaar worden bijvoorbeeld. Zonder toegankelijk digitaal archief vindt miscommunicatie helaas makkelijk plaats. Het declaratieproces digitaliseren is hierin de eerste verbeterstap.
2. Niet iedere medewerker kan, wil en mag kosten voorschieten
Niet iedere medewerker heeft zelf genoeg geld om veel kosten voor te schieten voor de organisatie. En al helemaal niet als het maanden duurt voordat de declaratie wordt uitbetaald. Verder kan het zijn dat medewerkers gewoonweg niet bereid zijn om kosten voor te schieten voor de organisatie.
Aan de andere kant kun je als organisatie weer geen voorschot storten op de rekening van een medewerker die in de schuldsanering zit. Als je goed over het werken met voorschotten nadenkt, zitten er nogal wat haken en ogen aan. Dit alles zou je kunnen voorkomen door te werken met slimme betaalpassen. Lees meer over Spend Cloud Cards.
3. Administratieve rompslomp voor medewerkers die je eigenlijk zo min mogelijk administratieve lasten wil opleggen
Medewerkers ergeren zich aan de hoeveel tijd ze kwijt zijn aan het verantwoorden van uitgaven en de administratie die daarbij komt kijken. Door dit overbodig arbeidsintensieve proces hebben ze minder tijd voor wat ze echt belangrijk vinden. Daarnaast voelen ze zich minder betrokken bij de organisatie. Het declaratieproces automatiseren en hiermee handmatige handelingen verminderen, zou enorm kunnen helpen.
4. Gebrek aan grip, want controle moet steekproefsgewijs
Het controleren van iedere declaratie kost veel te veel tijd. Het is gewoon niet mogelijk om alle uitgaven handmatig na te lopen. Daarom worden declaraties vaak steekproefsgewijs gecontroleerd. Dit terwijl kleine foutjes behoorlijk kunnen oplopen tot kosten die eenvoudig bespaard kunnen worden met een geoptimaliseerd declaratieproces. Vooral voor medewerkers met een groot verantwoordelijkheidsgevoel kan dit gebrek aan grip erg onprettig zijn.
5. Bergen aan kleine, decentrale bankrekeningen
Vooral zorg- en onderwijsorganisaties hebben vaak last van een groot aantal bankrekeningen. Middin kon bijvoorbeeld 127 bankrekeningen opheffen en 99 van de 100 kassen sluiten. Dit alleen al door van een traditioneel declaratieproces over te stappen op slimme betaalpassen en declaratiesoftware. Lees hoe ze in één jaar €25.000 hebben bespaard op bankkosten in dit succesverhaal.
Naast dat je lastige, kleine bankrekeningen die veel administratie en kosten met zich meebrengen, vervangt, hebben Spend Cloud Cards meer voordelen. Je maakt bijvoorbeeld een einde aan het omslachtige proces van het veranderen van gegevens. De pasverantwoordelijke hoeft niet bij alle aankopen aanwezig te zijn of de pincode vrij te geven. Dit alles terwijl je niet eens hoeft te veranderen van huisbankier. Kortom: zeg dag tegen bergen aan kleine, decentrale bankrekeningen als je hallo zegt tegen Spend Cloud Cards.
6. Chaos van kleine uitgaven binnen materieel budget
Met de Spend Cloud krijg je ook grip op je ‘tail spend’, al die kleine uitgaven binnen het materieel budget. De tail spend is gebaseerd op het principe dat 80% van de leveranciers 20% van het inkoopvolume vertegenwoordigen. Deze ‘laatste’ 20% wordt de tail spend of ‘de staart’ genoemd. Hierbij gaat het om alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces.
Met een overzicht dat alle grote én kleine uitgaven laat zien, komt ook die laatste 20% goed naar voren. Die kleine uitgaven tellen uiteindelijk toch op tot een groot bedrag en er gaat veel tijd zitten in het beheer. Met de Spend Cloud heb je echt ál jouw kosten in één overzicht en kun je direct zien waar je kan besparen.
7. Overbodig veel contant geld in omloop hebben
Veel contant geld in de organisatie maakt de administratie ingewikkeld en fraudegevoelig. Is cashless werken niet haalbaar? De Spend Cloud helpt je zo dicht mogelijk bij cashless werken in de buurt te komen. Als je gebruik maakt van Spend Cloud Cards, hoef je contant geld alleen nog voor uitzonderingen te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een sponsorloop. De rest van de uitgaven kunnen gewoon geregeld worden met de slimme betaalpassen.
8. Risico van onveilige online betalingen
Met de Spend Cloud Cards kun je kiezen welke medewerkers online betalingen mogen doen. Aanvullend kun je met een 3-D Secure optie online betalingen een stuk veiliger maken. Dat biedt een extra verificatie wanneer medewerkers een grote uitgave doen bijvoorbeeld. Denk ook aan veilige opties zoals het blokkeren van bepaalde Merchant Category Codes, zodat je niet per ongeluk zaken doet met bedrijven uit ‘verboden industrieën’. En de extra beveiliging van een Card Verification Code. Lees meer over alle Spend Cloud cybersecurity-maatregelen op de cybersecurity-pagina.
De oplossing: slimme betaalpassen voor medewerkers
Zoals hierboven genoemd, kun je met Spend Cloud Cards een hoop gedoe uit de weg gaan. Door het declaratieproces alleen nog voor uitzonderingen te gebruiken, voorkom je fouten en bespaar je tijd en kosten. Voorschotten behoren tot het verleden. De kans op fraude is veel kleiner. Administratieve werkdruk wordt drastisch verminderd. Het uitgavenproces is met de Spend Cloud overzichtelijker en daardoor houd je grip op de kosten. Lees meer op de Spend Cloud Cards-pagina.
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
