De Spend Cloud halveert de doorlooptijd van facturen bij transport- en kraanverhuurbedrijf M. J. van Riel
“Soms lukt de verwerking van een factuur zelfs binnen een dag, maximaal binnen een week.”
M. J. van Riel is een groot transport- en kraanverhuurbedrijf dat in uiteenlopende ondersteuning voorziet op gebied van ‘hijsen en heffen’. Denk aan bijzonder transport, industriële verhuizingen en diensten van engineers en uitvoerders. Ze staan bekend om hun kranen en heftrucks. Zoals ze het zelf verwoorden, voorzien ze ‘een totaalconcept in turnkey industrial movements’.
Een van de kernwaarden van M. J. van Riel is ‘hands on werken’ en dat is ook terug te zien in hoe ze hun Spend Cloud doorlopend optimaliseren. Hoe ondersteunt onze uitgavenbeheersoftware M. J. van Riel? Ontdek het in dit succesverhaal.
Waarom heeft M. J. van Riel gekozen voor de Spend Cloud?
Janôt Embregts, Controller bij M. J. van Riel, heeft het keuzeproces begeleid. Hij vertelt: “Bij een vorige werkgever heb ik de Spend Cloud al eens geïmplementeerd, samen met Spend Cloud Partner AAG. Dat is zo goed bevallen, dat ik de software ook bij mijn huidige werkgever heb aangedragen. Er werd namelijk nog volledig op papier gewerkt. Facturen werden handmatig ingeboekt, verspreid, ondertekend en door de crediteurenadministratie definitief gemaakt voor betaling. Ik dacht meteen: dit moet beter kunnen. Daarom hebben we gekozen om met de Spend Cloud te digitaliseren en automatiseren.”
Tijdens het keuzeproces heeft Janôt een aantal criteria opgesteld. “We wilden namelijk niet alleen factuurverwerking optimaliseren, maar ook al stappen maken op gebied van inkoop. Verder moest de software kunnen koppelen met het ERP-systeem dat we gebruiken. De Spend Cloud voldeed aan al onze eisen en we zijn uiterst tevreden.”
Hoe werkt M. J. van Riel met de Spend Cloud?
“Inmiddels is de factuurverwerking volledig gedigitaliseerd in de Spend Cloud en werken we zoveel als mogelijk papierloos,” gaat Janôt verder. “We merkten meteen de efficiencyslagen in de routing en in tijdsbesparing. Ten eerste raken facturen niet meer kwijt en is zoeken veel eenvoudiger. Ten tweede hebben we de doorlooptijd kunnen terugdringen van twee weken tot maximaal een week. Soms lukt de verwerking van een eenvoudige factuur voor bijvoorbeeld kantoorartikelen binnen een dag. Zelfs onze meest complexe facturen kunnen we binnen anderhalve week afronden.”
Daarnaast: “Vroeger moesten medewerkers op elkaar wachten en was er onduidelijkheid over waar een factuur zich precies bevond in het proces. Met papieren facturen was er natuurlijk geen makkelijk navolgbare audittrail. Dat is nu allemaal real-time inzichtelijk in de Spend Cloud. Ik werk erg prettig met de software en mijn contract met de supportafdeling is ook altijd fijn.”
Is de Spend Cloud geschikt voor de transportbranche?
“De Spend Cloud is zeker geschikt voor onze branche,” concludeert Janôt. “Ik zie weinig verschillen in de digitale factuurverwerking bij M. J. van Riel en bij mijn vorige werkgevers in de zorgbranche bijvoorbeeld. Hetzelfde geldt voor inkoop op bestelbasis of contractbasis. Beide uitgavenprocessen zijn vrij recht-toe-recht-aan. Voor de Spend Cloud maakt het niet uit of je in de zorg, de overheid of in het bedrijfsleven zit. Het systeem werkt gewoon prettig.”
Het grootste voordeel van de Spend Cloud is “de efficiencyslag die je kunt maken”
“Je weet precies waar elke factuur ligt en waarom,” vertelt Janôt. “Het is altijd inzichtelijk of en waarom een factuur vertraging oploopt. Daarnaast raken facturen niet meer kwijt, omdat we nagenoeg papierloos werken en alles in het systeem is terug te vinden. Kortom: de Spend Cloud biedt overzicht. Het biedt een nauwkeurigheid die eigenlijk onmisbaar is.”
“Verder is ons factuurverwerkingsproces een stuk minder foutgevoelig dankzij de Spend Cloud. De tekstherkenning verloopt prima en ook Autosuggest werkt erg fijn. Autosuggest is zelflerend en doet daardoor steeds betere suggesties, zodat de factuurverwerking nóg efficiënter wordt. We werken nu al een jaar met die feature, dus het is tijd voor de volgende optimalisatieslag wat mij betreft!” concludeert Janôt enthousiast.
“We werken ook al tevreden met XML, dus PEPPOL en koppelen met PowerBI worden waarschijnlijk onze volgende trajecten. De grote bouwbedrijven vragen daar proactief om, dus het is fijn dat we op die behoefte kunnen inspelen. We kunnen niet stil blijven staan en kijken graag naar welke integratiemogelijkheden in de toekomst van waarde kunnen zijn,” zegt Janôt.
“Het digitale archief is een uitkomst”
Janôt vertelt verder: “De Spend Cloud wordt echt omarmd binnen de organisatie. Door de positiviteit van de medewerkers kunnen we blijven doorpakken. Ik hoor vaak dat medewerkers direct inzicht hebben in waarom facturen nog niet zijn betaald, en dat wordt erg gewaardeerd. Ook het digitale archief wordt op prijs gesteld, omdat je altijd toegang hebt tot de juiste documentatie en eenvoudig kunt zoeken. Alles dat je nodig hebt, is terug te vinden in de Spend Cloud.”
Een gebruiksvriendelijk systeem voor iedereen
“Medewerkers willen niet eindeloos scrollen en klikken. Ze moeten gewoon fijn met de software kunnen werken,” benoemt Janôt. “De Spend Cloud biedt gelukkig een eenvoudig en overzichtelijk scherm die makkelijk te bedienen is. De software is erg gebruiksvriendelijk.”
Niet alleen factuurverwerking, maar ook Spend Cloud Inkoop
“Uit de combinatie tussen Spend Cloud factuurverwerking en inkoop valt ook veel winst te behalen,” zegt Janôt. “We moeten namelijk weleens panton plateaus inhuren waar kranen op staan. Die kunnen tot veertigduizend euro kosten. Je wil er niet bij de factuur pas achterkomen dat er al goedkeuring is gegeven, terwijl dat eigenlijk niet de bedoeling was. Je wilt het fiatteringsproces juist naar voren halen. Als je alles aan de voorkant al goed neerzet, kan de factuurverwerking daarna automatisch.” Touchless factuurverwerking!
Samenwerking met Spend Cloud Partner AAG
“Omdat ik vroeger met AAG heb samengewerkt, was het voor mij laagdrempelig om AAG op te bellen met de vraag hoe we kunnen blijven optimaliseren. Enerzijds gingen we in gesprek over optimaliseren met boekhoudprogramma Exact. Anderzijds hebben we het natuurlijk over de Spend Cloud gehad,” vertelt Janôt. “Spend Cloud Partner AAG is een zeer betrouwbare partij met een groot opgezette business intelligence group. Ondanks dat ze gericht zijn op de zorg, konden ze ook M. J. van Riel goed adviseren. We kunnen goed met AAG samenwerken en hebben een fijne relatie.”
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw bedrijf kan betekenen?
Ontdek de unieke combinatie van Spend Cloud Purchase to Pay en Spend Cloud Expense. Door alle uitgavenprocessen in één omgeving onder te brengen, heb je pas écht inzicht in de spend van jouw bedrijf. Van inkoop, factuurverwerking en contractmanagement tot declareren en slimme betaalpassen voor medewerkers; de Spend Cloud is de oplossing. Ben jij klaar voor overzichtelijk, efficiënt en gebruiksvriendelijk uitgavenbeheer?
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!
