Slimme bedrijfskaarten voor medewerkers
Betaalgemak voor zakelijke uitgaven van jouw collega’s
Bedrijfsprocessen en tools moeten schaalbaar en toekomstbestendig zijn. Hoe zit het met het declaratieproces van jouw bedrijf? Verloopt dat via spreadsheets of heb je daadwerkelijk grip op uitgaven? Lees op deze pagina hoe je de controle neemt over jouw bedrijfsprocessen met bedrijfskaarten: Spend Cloud Cards.
Verschillen tussen bedrijfskaarten
en gewone pinpassen zoals je gewend bent
Het verschil tussen slimme bedrijfskaarten en gewone pinpassen zit ‘m in de uitgevende instantie en de bijbehorende voorwaarden. Met bedrijfskaarten kunnen medewerkers direct uitgaven doen vanuit het bedrijf in plaats van dat één van beide partijen een voorschot doet. Medewerkers hoeven dan alleen kosten te verantwoorden in plaats van een compleet declaratieproces te doorlopen. Betaalgemak voor hen, terwijl de passen volledig in het beheer van jouw bedrijf zijn.
Het verschil tussen slimme bedrijfskaarten en gewone pinpassen zit ‘m in de uitgevende instantie en de bijbehorende voorwaarden. Met bedrijfskaarten kunnen medewerkers direct uitgaven doen vanuit het bedrijf in plaats van dat één van beide partijen een voorschot doet. Medewerkers hoeven dan alleen kosten te verantwoorden in plaats van een compleet declaratieproces te doorlopen. Betaalgemak voor hen, terwijl de passen volledig in het beheer van jouw bedrijf zijn.
Wat zijn de voordelen van bedrijfskaarten?
Het heeft diverse voordelen om medewerkers bedrijfskaarten mee te geven in plaats van pinpassen. De belangrijkste zetten we hier voor je op een rijtje. Wil je meer diepgaande informatie over bedrijfskaarten van de Spend Cloud? Lees dan verder op de Spend Cloud Cards-pagina.
1. De gehele boekhouding meteen geregeld
Met bedrijfskaarten heb je niet alleen de passen tot je beschikking. Je krijgt er een slim softwaresysteem bij: de Spend Cloud. Daarmee verzamel je alle uitgaven in één overzicht en kun je de kosten ook binnen dezelfde omgeving verantwoorden. Dat doe je eenvoudig met de bijbehorende Spend Cloud App. Zo heb je meer controle over de vormgeving van het proces en is het voor alle medewerkers helder. Dankzij automatische workflows en notificaties, is het voor iedereen duidelijk wat ze te doen staat.
2. Bedrijfskaarten hoeven niet op naam
Een ander concreet verschil tussen bedrijfskaarten en pinpassen is dat pinpassen altijd op naam moeten. Dat is in veel gevallen voor een bedrijf onhandig. Het kan leiden tot verwarring en beperkingen in het gebruik van de betaalkaarten. In deze Spend Cloud Card-blog lees je tips over wanneer we wel en niet betaalkaarten op naam aanraden.
Wist je dat Team Visma | Lease a bike ook werkt met flexibele bedrijfskaarten? “Met betaalpassen op naam moest er bij iedere nieuwe pas een heel proces worden doorlopen. Die pas moet je dan bij de bank aanvragen met een rijbewijs en volmacht door de directeur getekend. Dan ben je twee weken verder. Met Spend Cloud Cards regelen we de aanvraag zelf efficiënt en is de pas bij wijze van spreken de volgende werkdag binnen.” – Veronique Hartsema, management assistente bij Team Visma | Lease a bike.
3. Combineer cash met bedrijfskaarten
Een ander voordeel van bedrijfskaarten ten opzichte van pinpassen, is dat de bedrijfskaarten goed te combineren zijn met contant geld. Alle uitgaven (pin, contant, online) staan namelijk in één overzicht. Dan hoef je dus zelf niets bij te houden of samen te voegen.
Het grootste voordeel van werken met de Spend Cloud is voor Estivant Vakanties? “De Spend Cloud geeft ons real-time inzicht in uitgaven van verschillende bestemmingen. Vroeger, toen we nog handmatig met spreadsheets werkten, hadden we pas ver na het einde van het seizoen een beeld van wat er per bestemming gebeurd was. Nu hebben we dat meteen inzichtelijk en kunnen we tijdig aansturen. Als een locatiemanager de week afsluit, hebben we direct een export en zijn we up-to-date, in plaats van dat we maanden moeten wachten.”
Of werk juist cashless en beperk risico’s
Natuurlijk kun je met bedrijfskaarten ook volledig cashless werken. Ewout van Estivant Vakanties vertelt verder: “We wilden het risico beperken, de kans kleiner maken dat portemonnees bijvoorbeeld kwijtraken.” Dat is een van de redenen waarom zij aan de slag zijn gegaan met Spend Cloud Cards. Lees verder in het succesverhaal van dit bedrijf.
In de cashless-blog lees je wanneer we werken met contact geld afraden en wanneer de combinatie van cash en passen juist praktisch is.
Is jouw bedrijf klaar voor bedrijfskaarten?
De flexibele bedrijfskaarten zelf zijn een middel waarmee medewerkers geld kunnen uitgaven. De échte kracht zit in de software achter de passen. In een online demo van Spend Cloud Cards laten we je graag live zien wat voor uiteenlopende opties je als bedrijf hebt om jouw processen in te richten. Spreken we je binnenkort?
Vraag direct een demo aan!
Alle voordelen van de Spend Cloud Cards en slimme software voor zowel medewerkers als Finance laten we je graag live zien. Of ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie?
