Minder gedoe, meer grip met de juiste declaratie software.
Digitaal declareren én een declaratie app
De declaratiesoftware van Spend Cloud helpt organisaties afscheid te nemen van de chaos van losse bonnetjes en trage, foutgevoelige processen.
Eenvoudig onkostendeclaraties indienen met de app: Medewerkers maken direct een foto van het bonnetje en sturen de declaratie in via de app
Declaraties met één klik goedkeuren: Keur declaraties met één klik goed dankzij de automatische workflow
Altijd realtime overzicht: Declaraties raken nooit meer kwijt. Alles is eenvoudig terug te vinden in het digitale archief
Benieuwd naar een compleet overzicht van alle features?
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.
Digitaal declareren, hoe werkt het?
1. Declaraties indienen
Met de Spend Cloud App maken medewerkers eenvoudig een foto van de bon om kosten te verantwoorden. Hierbij hebben ze geen administratieve kennis nodig.
2. Beoordelen & controleren
Declaraties komen via automatische workflows bij de juiste beoordelaar terecht. Deze verzorgt de beoordeling op tijd dankzij tijdige reminders.
3. Archiveren & inzien
Na akkoord wordt de declaratie doorgestuurd naar het boekhoudprogramma voor betaling, en opgeslagen in het digitaal archief. De administratie heeft ook inzicht in voortgangsrapportages.
De Declareren module is onderdeel van ons Expense pakket: Betaalpassen wanneer het kan. Declareren als het moet.
Medewerkers betalen zelfstandig met hun betaalpas, Finance houdt grip. Declaraties zijn er alleen voor uitzonderingen, zoals reiskosten. Alle data komt samen in één centraal overzicht, realtime gekoppeld aan budgetten, rollen en beleid.
Spend Cloud Cards
Medewerkers betalen eenvoudig zelf met slimme betaalpassen. Geen declaraties voor lunchbonnetjes, treinkaartjes of presentjes. Jij bepaalt limieten en regels.
Declareren via de app
Voor kosten waarvoor geen kaart beschikbaar is gebruiken medewerkers de app. Bon scannen, type kiezen, verzenden. Klaar binnen drie klikken!
Benieuwd naar de tarieven?
Op onze prijzenpagina kun je aan de hand van een aantal selecties en sliders een maandelijkse prijsindicatie inzien, specifiek voor jouw organisatie!
Veelgestelde vragen
Dit proces is heel eenvoudig voor de medewerkers. Er is geen administratieve kennis nodig om de gemaakte onkosten te declareren. De medewerker hoeft alleen nog wat basisinformatie aan te vullen (zoals een omschrijving of project) en de declaratie is met één druk op de knop ingediend. Lees meer over hoe eenvoudig het is om onkostendeclaraties in te dienen in de declaratie software van de Spend Cloud.
Voor reiskosten is het proces nog simpeler. De kilometervergoeding stel je vooraf centraal in. De medewerker voert in de Spend Cloud App de vertrek- en aankomstlocatie in (of het aantal gereden kilometers) en de software berekent automatisch de juiste vergoeding. Dit voorkomt fouten en zorgt voor een consistente en eerlijke afhandeling.
De declaraties komen automatisch in de workflow van de juiste beoordelaar. Als een goedkeuring te lang uitblijft, stuurt het systeem automatisch een herinnering. Zo blijft het proces in beweging en worden declaraties tijdig verwerkt en uitbetaald.
Jazeker. De Spend Cloud heeft standaard koppelingen met meer dan 40 gangbare boekhoud- en ERP systemen, zoals AFAS, Exact, Twinfield en Visma. Bekijk hier alle integraties.
Geen probleem. Bijna alle informatie die je nodig hebt, is terug te vinden in de Spend Cloud Portal.
Spend Cloud-gebruikers kunnen in de kennisbank zelf zoeken naar het antwoord op hun vraag. Als jullie er echt niet uitkomen, staat de Visma | ProActive supportafdeling natuurlijk voor jullie klaar.
Meer over de veiligheid van de Spend Cloud behandelen we uitgebreid op deze cybersecurity-pagina. Daarin benoemen we onze werkwijze en certificeringen. Voor vragen kun je contact opnemen met jouw Accountmanager of met de Salesafdeling.
Maak declareren moeiteloos
Geen ingewikkelde formulieren of onduidelijke processen meer met de declaratiesoftware van de Spend Cloud. Ontdek alle details in de factsheet of plan een persoonlijke demo.
