Hoe Azora de regie pakte over haar purchase-to-pay proces
20 uur tijdwinst per kwartaal, 10.000 inkooporders, en nog lang niet klaar.
Zorgorganisatie Azora werkte al met de Spend Cloud. Een deel van de webshops was ingericht, de sjablonen stonden klaar en de mogelijkheden voor automatische factuurverwerking waren aanwezig. Maar de organisatie groeide, de purchase-to-pay processen werden complexer, en op een gegeven moment vroeg dat om een andere aanpak.
Dat is een herkenbaar verhaal. Een systeem dat goed genoeg werkt, totdat de organisatie eromheen verandert en je merkt dat er meer nodig is. Meer structuur, meer automatisering, meer regie. Het besef dat er nog zoveel meer in de Spend Cloud zat dan ze op dat moment benutten, kwam tijdens een optimalisatiegesprek met Customer Success Manager Jasper van Ommen. Wat ze daar leerden, maakte één ding duidelijk: ze lieten nog veel te veel liggen. Geen verwijt. Wel een eyeopener. Dat moment was het startschot voor een serieus optimalisatietraject.
De basis eerst
Voordat er één factuur automatisch verwerkt kon worden, moest de fundering kloppen. En die klopte niet. De kostenplaatsstructuur was complex, onoverzichtelijk en niet meer afgestemd op de werkwijze van de organisatie. Met soms tien beoordelaars per organisatorische eenheid en verantwoordelijkheden die door de jaren heen waren gegroeid zonder duidelijke structuur, was bijsturen noodzakelijk.
Azora koos ervoor om eerst daar orde op zaken te stellen. Minder kostenplaatsen. Minder beoordelaars per eenheid, van tien naar gemiddeld twee. Een structuur die klopt voor de organisatie zoals ze nu werkt, en zoals ze wil gaan werken.
“De structuur is je fundering. Als die niet klopt vanaf het begin, wordt bijsturen later exponentieel complexer.” – Joost Holweg, extern projectleider
Die fundering leggen kostte tijd. Bijna een jaar. Maar het maakte alles daarna mogelijk.
Een bewezen aanpak als vertrekpunt
Optimaliseren hoef je niet zelf uit te vinden. Visma | ProActive heeft op basis van jarenlange ervaring bij uiteenlopende organisaties een vaste werkwijze ontwikkeld: een set van bewezen best practices die beschrijft hoe de Spend Cloud ideaal ingericht wordt, van rollen en rechten tot factuurverwerking en contractmanagement.
Die best practices waren het vertrekpunt van het traject bij Azora. Niet als keurslijf, maar als kompas. Consultant Emmanuel bracht in kaart waar Azora stond, waar de grootste winst te behalen was, en welke stappen daarvoor nodig waren. Dat resulteerde in een concrete blauwdruk: een gestructureerde aanpak die het team samen met consultant Emmanuel stap voor stap doorliep, met de mogelijkheid om later zelfstandig verder te gaan.
Controle aan de voorkant
De grootste verschuiving zit niet in een feature. Die zit in het moment waarop mensen de regie nemen.
Vroeger keek een budgethouder pas mee als de factuur er al was. Nu begint het proces bij de bestelling. De budgethouder beoordeelt indien nodig de bestelling vooraf. De codering zit al in de order. En als de factuur binnenkomt en matcht, is er geen werk meer aan de winkel. Waar medewerkers voorheen facturen handmatig codeerden en beoordeelden, verschoof hun rol naar controle en sturing. Minder uitvoerend werk, meer grip op het proces.
Een concreet voorbeeld zijn leveranciers als Bidfood en Hartmann: bestellingen lopen via de Spend Cloud, de ontvangst wordt automatisch geregistreerd en een factuur die matcht met de order wordt zonder handmatige tussenkomst verwerkt. Bij orders onder een bepaald drempelbedrag mogen medewerkers direct bestellen zonder voorafgaande goedkeuring door een manager.
Het resultaat van die aanpak is zichtbaar. In 6 maanden tijd groeide het aantal inkooporders van nog geen 100 naar meer dan 1.000 per maand. Niet omdat er meer werd besteld, maar omdat steeds meer bestellingen nu via de Spend Cloud lopen in plaats van buiten het systeem om.
“Je gaat pas verder als je vertrouwen hebt dat de vorige stap goed gaat. En dat vertrouwen bouw je op door te kijken, te checken, en dan pas los te laten.” – Elke van de Kimmenade, Finance & Control
Touchless als ambitie
Touchless betekent: een factuur komt binnen, codeert zichzelf, wordt gematcht met de inkooporder en de ontvangst en gaat automatisch door zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te kijken. Dat is een concrete ambitie, geen belofte die je in drie maanden inlost. Dat is precies waarom Azora het niet probeert te forceren.
De keuze wordt per leverancier gemaakt. Hierbij rangschikken ze de partijen op aantal facturen en factuurgrootte. Ook benaderen ze leveranciers actief om XML-facturen aan te vragen via Peppol of per mail. En ze volgen de stappen die consultant Emmanuel in kaart bracht: een concrete blauwdruk die voor elke leverancier opnieuw doorlopen wordt in de Spend Cloud.
XML-mapping ziet er op het eerste gezicht uit als code. Maar met de juiste documentatie en een medewerker die er feeling voor heeft, is het te leren. Harmke werd intern de XML-specialist.
“Je moet iemand hebben die het leuk vindt. Dan komt het goed.” – Joost Holweg, extern projectleider
En de eerste resultaten zijn er al. De top vijf crediteuren alleen al leveren circa 20 uur tijdwinst op per kwartaal. Maar Azora is nog lang niet klaar. Er liggen nog tientallen leveranciers klaar om aangesloten te worden, contracten die nog automatisch gematcht kunnen worden met facturen, stappen die nog gezet worden. Dat getal van 20 uur is geen eindstand. Het is een beginstand.
Van uitvoerend naar controlerend
Automatisering verschuift rollen. Medewerkers die voorheen facturen handmatig codeerden, doen dat nu minder. Ze controleren, ze beoordelen, ze sturen bij. De inkoopmodule zorgt ervoor dat bestellingen aan de voorkant al worden goedgekeurd, zodat de factuur aan het einde van het proces nog maar één ding hoeft te doen: matchen.
De vrees dat er iets mis gaat als je loslaat is begrijpelijk. Maar de vraag is: wat kost het vasthouden? Wat is het risico als er iets misgaat, hoe groot is dat risico realistisch gezien, en wat levert loslaten op? Vaak is die balans gunstiger dan hij lijkt. Elke handmatige controle is tijd. Elke fout die je van tevoren had kunnen voorkomen kost meer dan de fout zelf.
De maandelijkse beoordeling van cijfers vangt afwijkingen op. Steekproeven houden het systeem scherp. En de inrichting zelf is zo gebouwd dat fouten aan de voorkant worden tegengehouden, niet achteraf gerepareerd. Het effect is meetbaar: de top vijf crediteuren alleen al leveren circa 20 uur tijdwinst op per kwartaal. En dat aantal groeit naarmate meer leveranciers worden aangesloten.
Wat Azora anderen meegeeft
Het gesprek met Azora levert één advies op dat steeds terugkomt, op drie verschillende manieren gezegd: Neem de tijd.
Niet als excuus om langzaam te zijn. Maar als eerlijke erkenning dat optimalisatie investering vraagt voordat het iets oplevert. Dit vraagt om het reserveren van tijd om straks tijd te besparen. Daarnaast bouw je hiermee vertrouwen op voordat je echt gaat automatiseren. Pas als die basis goed ligt, zet je de volgende stap.
Azora is er nog niet. Ze zeggen het zelf. Maar ze weten wel precies welke kant ze opgaan, hoe ze daar komen en waarom elke stap telt.
Dat is regie.
—
Azora is een zorgorganisatie die werkt met de Spend Cloud van Visma | ProActive voor haar inkoop, factuurverwerking, contractbeheer en Spend Cloud Cards.
Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een vrijblijvende demo aan.
Meer lezen over best practices? Lees hier hoe je het maximale uit de Spend Cloud haalt.
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
