Wat is een purchase to pay systeem?
Het Purchase to Pay proces vertaalt zich naar het proces van bestelling tot betaling. Van inkoop tot factuurverwerking dus. De Spend Cloud is een systeem waarin je die processen digitaal kunt vormgeven en kunt integreren. Daarnaast kan de software nog veel meer!
Inkoop, factuurverwerking én contractmanagement
Het Purchase to Pay proces bestaat in de Spend Cloud namelijk uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement en diverse aanvullende functionaliteiten. In dit proces gaat de inkoopaanvraag automatisch naar de juiste persoon voor goedkeuring, wat resulteert in een gecontroleerde en goedgekeurde factuur. En een snellere betaling! Je hebt bijna geen werk meer aan alles wat na de inkoopaanvraag binnenkomt.
Na een contractregistratie wordt het contract ter goedkeuring aangeboden aan de contracteigenaar. Op basis daarvan wordt de factuur goedgekeurd en heb je dus geen omkijken meer naar langetermijn betalingsverplichtingen. Daarmee voorkom je dubbel werk en is de betaling wederom sneller geregeld.
Omdat het gehele Purchase to Pay proces nogal overweldigend kan zijn, is de Spend Cloud juist een goede ondersteuning. De ultieme assistent voor uitgavenbeheer in één digitale omgeving. Lees meer over hoe deze processen precies integreren in de Purchase to Pay whitepaper.
Hoe werkt een Purchase to Pay systeem?
Het Purchase to Pay proces is niet te verwarren met het Source to Pay proces. Dat verschil leggen we in deze blog uit. In de Spend Cloud verloopt het Purchase to Pay proces als volgt:
- Je doet een bestelling of sluit een contract af
- De aanvraag of het contract wordt goedgekeurd door de desbetreffende verantwoordelijke
- Daarna:
- Registreer je de levering van je bestelling met de Spend Cloud App
- Of ontvang je bijvoorbeeld een dienst op basis van een contract. Ook dit kun je als geleverd registreren in de app
- Vervolgens ontvang je een factuur van je bestelling of contract
- De factuurgegevens worden automatisch door de Spend Cloud herkend
- De Spend Cloud probeert een 3-way match* te vinden, zodat de factuur touchless** kan worden verwerkt
Zo weet je dus zeker dat een factuur altijd aansluit op een ontvangen bestelling, contract, inkooporder, boekingsvoorstel of aanvullende informatie. Kortom: dan maak je dus nooit meer kosten dan je van tevoren hebt afgestemd. Dat is pas écht grip op je spend hebben!
*Dankzij de Spend Cloud als Purchase to Pay systeem vindt er een 3-way match plaats wanneer de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur matchen. Of wanneer een contract, de geregistreerde levering en de factuur matchen. Lees meer op de 3-way match-pagina.
**Onder touchless factuurverwerking verstaan we een digitale, volledig geautomatiseerde factuurverwerking waar geen handmatige handelingen aan te pas komen. Lees meer over geautomatiseerde factuurverwerking op de factuurverwerkingpagina.
Wat kan ons Purchase to Pay systeem voor jou betekenen?
Het grootste voordeel van werken met de Spend Cloud als Purchase to Pay systeem, is de automatische 3-way match waardoor touchless factuurverwerking mogelijk is. In combinatie met het digitale archief heb je het plaatje helemaal compleet. Daar sla je eenvoudig pakbonnen en bijlagen in op als bewijs van de levering. Deze raak je dan nooit meer kwijt.
Ook is het prettig dat je zeker weet dat bestanden via automatische workflows altijd bij de juiste persoon aankomen. Ook een automatische koppeling met jouw boekhoudprogramma is eenvoudig opgezet. En met de duidelijk navolgbare audittrail ben je altijd goed voorbereid op een accountantscontrole.
Klaar voor een Purchase to Pay systeem demo?
We bewijzen de kracht van de Spend Cloud graag tijdens een online demo. Dan kunnen we meteen live bespreken welke functionaliteiten en werkwijze voor jouw organisatie belangrijk zijn. We geven namelijk graag advies op maat. Spreken we je binnenkort?
Ik ben nieuwsgierig of de Spend Cloud ook bij mijn organisatie past
