Contractmanagement software: automatisch matchen, altijd overzicht.
Contract-management software: automatisch matchen, altijd overzicht.
Zijn deze contractmanagement frustraties herkenbaar binnen jouw organisatie?
Al je contracten netjes in een digitale map zetten lijkt een veilige oplossing. Maar zonder automatische signalen en een centraal overzicht, is dit vaak een bron van de volgende problemen:
- Contracten worden ongewenst verlengd: Je mist de opzegtermijn doordat er geen tijdige signalering is
- Geen totaaloverzicht van verplichtingen: Zonder een centraal register is een betrouwbare cashflowprognose onmogelijk
- Een audit is een stressvolle en tijdrovende klus: Het verzamelen van alle contracten en documentatie voor de accountant is een tijdrovende zoektocht
- Geen controle op facturen en contractvoorwaarden: Door gebrek aan inzicht betaalt de administratie incorrecte facturen
Klinkt dit bekend?
De oplossing? Slimme contractmanagement software voor 100% grip en overzicht
Met de contractmanagement software van de Spend Cloud voorkom je dure, ongewenste verlengingen, onvindbare documenten en een gebrek aan totaaloverzicht.
- Voorkom ongewenste contractverlengingen: Ontvang automatische meldingen voor aflopende contracten en voorkom onnodige kosten
- Altijd inzicht en overzicht: Alle contracten inzichtelijk in het digitale archief in de Spend Cloud
- Ontspannen de audit door: Met de Spend Cloud creëer je met één druk op de knop alle rapportages voor een soepele audit
- Volledige grip op je financiële verplichtingen: Koppel contractafspraken aan inkomende facturen en krijg een compleet, real-time overzicht
Benieuwd naar een compleet overzicht van alle features?
Het digitaal archief, signalering van contractdata en matching met inkoopfacturen bekijk alle features van de module contractmanagement in de factsheet.
Contractmanagement software, hoe werkt het?
1. Toevoegen / registreren
De Spend Cloud kan ingescande papieren contracten en digitale (PDF) contracten uniform verwerken. Door contracten te groeperen, geef je medewerkers eenvoudig toegang tot meerdere contracten.
2. Beoordelen
Na de registratie van het contract komt deze automatisch bij de contractverantwoordelijke terecht. Wanneer de gegevens geverifieerd zijn, gaat het contract het digitale archief in.
3. Automatische signalering
De contractmanagementsoftware maakt automatisch een overzicht van contracten die binnenkort vervallen en verstuurt tijdig notificaties. Zo is de contractverantwoordelijke nooit te laat om iets te wijzigen voor de verlengdatum.
Uitbreiden met Purchase to Pay:
de sleutel tot een volledig touchless proces
Integreer contractmanagement met factuurverwerking en inkoop zodat een touchless proces binnen handbereik is: zonder handmatige handelingen!
Spend Cloud Purchase to Pay bestaat uit meerdere modules die je flexibel inzet, afhankelijk van jouw proces. Met de drie verschillende pakket opties kun je exact kiezen wat aansluit bij jouw organisatie! Integreer er één, of werk volledig geïntegreerd. Alles binnen één platform. Lees meer over Purchase to Pay.
Factuurverwerking
Touchless verwerking met AI-herkenning.
Contractmanagement
Grip op looptijden, verplichtingen en uitnutting.
Inkoop
Van offerte tot bestelling via goedkeuringsflows.
Factuurverwerking
Touchless verwerking met AI-herkenning.
Contractmanagement
Grip op looptijden, verplichtingen en uitnutting.
Factuurverwerking
Touchless verwerking met AI-herkenning.
Benieuwd naar de tarieven?
Op onze prijzenpagina kun je aan de hand van een aantal selecties en sliders een maandelijkse prijsindicatie inzien, specifiek voor jouw organisatie!
Veelgestelde vragen
Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, is er een verschil.
Contractbeheer is het administratieve fundament: het veilig en centraal opslaan van al je contracten in een digitaal archief, zodat je ze altijd kunt terugvinden.
Contractmanagement is het strategische proces dat daarbovenop komt. Het gaat over het proactief beheren van de contract levenscyclus: het automatisch signaleren van opzegtermijnen, het bewaken van budgetten, het analyseren van prestaties en het identificeren van besparingen.
De Spend Cloud doet in essentie beide, en helpt je om de stap te zetten van passief beheer naar actief management. Het veilige, digitale archief vormt de basis voor je contractbeheer, terwijl de slimme functionaliteiten – zoals automatische signaleringen, rapportages en de koppeling met facturen – je de tools geven voor strategisch contractmanagement.
De software maakt automatisch een overzicht van contracten die binnenkort vervallen. Op een door jou ingesteld moment krijgt de contractverantwoordelijke een automatische melding. Deze actie wordt gelogd, waardoor je altijd op tijd bent om te wijzigen, te heronderhandelen of op te zeggen en het proces volledig traceerbaar is.
Ja, tijdens het registreren van een contract kun je groepen indelen op basis van afdeling, functie of locatie. Hierdoor kun je precies bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke contracten, en krijgen nieuwe medewerkers automatisch de juiste rechten die bij hun functie horen.
Jazeker. De Spend Cloud heeft standaard koppelingen met meer dan 40 gangbare boekhoud- en ERP systemen, zoals AFAS, Exact, Twinfield en Visma. Bekijk alle integraties.
Geen probleem. Bijna alle informatie die je nodig hebt, is terug te vinden in de Spend Cloud Portal.
Spend Cloud-gebruikers kunnen in de kennisbank zelf zoeken naar het antwoord op hun vraag. Als jullie er echt niet uitkomen, staat de Visma | ProActive supportafdeling natuurlijk voor jullie klaar.
Meer over de veiligheid van de Spend Cloud behandelen we uitgebreid op deze cybersecurity-pagina. Daarin benoemen we onze werkwijze en certificeringen. Voor vragen kun je contact opnemen met jouw Accountmanager of met de Salesafdeling.
Maak contractmanagement eenvoudig en voorspelbaar
Zet de eerste stap naar volledige controle en mis nooit meer een deadline. Ontdek alle details in de factsheet of plan een persoonlijke demo.
