Xpect Primair

By juli 27, 2018Geen categorie

Xpect Primair

In de tijd dat Xpect Primair nog gebruik maakte van de diensten van een administratiekantoor, kon het zo tussen de 2 en 3 weken duren voordat facturen verwerkt waren. Rapportages zijn op die manier niet up-to-date, want je gegevens zijn buitenshuis. Tijdens demonstraties van verschillende software sprong ProActive erbovenuit. Xpect Primair kan namelijk in de Spend Cloud ook hun kas- en bankboeken beheren, niet alleen de inkomende facturen.

“We waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van de software.”

Angela Hopmans, Beleidsmedewerker Financiën

Xpect Primair is een katholieke stichting waaronder 20 scholen vallen. Voor de administratie maakten zij altijd gebruik van de diensten van een administratiekantoor. In 2012 besloten zij zelf de controle te nemen over hun administratie en gingen zij op zoek naar een hulpmiddel voor dit voor hun vervreemd terrein. Angela Hopmans, beleidsmedewerker Financiën, was nauw betrokken bij dit proces en doet haar verhaal.

“In de tijd dat we bij het administratiekantoor aangesloten waren, stuurden we alles via de post daarheen. Facturen, maar ook kasregistraties van alle locaties, gingen op de post naar het administratiekantoor. Vervolgens boekten ze het daar handmatig in. In de laatste periode gingen zij wel over naar het inlezen van Excel-bestanden. In totaal duurde het proces zo’n 2,5 week.

De eisen
Dat vonden we te lang. We hadden hierdoor geen up-to-date rapportages, dus vonden we het tijd om de administratie zelf bij te gaan houden. Doordat dit al zolang uitbesteed was, was een hulpmiddel wel op z’n plaats. Samen met de implementatieleider stelden we drie eisen vast:

  1. gebruiksvriendelijke, snelle software;
  2. een koppeling met AFAS;
  3. een snelle doorlooptijd.

Via collega organisaties kregen we een aantal namen van aanbieders te horen. Hiervan zijn er drie langsgekomen voor een demonstratie van hun software. ProActive sprong hierbovenuit, omdat wij in ProActive ook de mogelijkheid hebben onze kas en bank te beheren, naast factuurverwerking. Dit was voor ons echt de doorslaggevende factor.”

Hadden we dat maar eerder!
“De implementatie verliep erg soepel. Wij waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van de software en hadden echt zoiets van: hadden we dit maar eerder! Vooral het digitale archief! Voorheen moesten de medewerkers nog naar de archiefruimte en de papieren facturen daar zien te vinden. ProActive levert op dit vlak alleen al een enorme tijdswinst op.

Maar ook richting onze 20 locaties verliep het in gebruik nemen van ProActive gesmeerd. We krijgen alleen maar positieve berichten vanuit het veld. De administratieve krachten op onze scholen vinden ProActive duidelijk en daardoor prettig werken.

Zij scannen de facturen in, waarna de factuur de workflow volgt. Dit betekent dat de factuur soms terugkomt bij de administratieve kracht voor de codering. Hierna gaat de factuur door naar de directeur voor goedkeuring, om uiteindelijk voor een definitieve controle terug te komen op de centrale locatie. Daarna begint de verwerking in AFAS. Dit neemt – zelfs met al het accorderen – slechts een paar dagen in beslag.

Door ProActive hebben we direct inzicht in onze uitgaven en onze financiële status. Te allen tijde.”

Factsheet

In de factsheets staat specifieke informatie over de functionaliteiten die Xpect Primair gebruikt: Factuurverwerking en Kas & Pas.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten