Case Xpect Primair – Factuurverwerking

In de tijd dat Xpect Primair nog gebruik maakte van de diensten van een administratiekantoor, kon het zo tussen de 2 en 3 weken duren voordat facturen verwerkt waren.
Rapportages zijn op die manier niet up-to-date, want je gegevens zijn buitenshuis. Tijdens demonstraties van verschillende software sprong ProActive erbovenuit. Xpect Primair kan namelijk in de Spend Cloud ook hun kas- en bankboeken beheren, niet alleen de inkomende facturen.
Rapportages zijn op die manier niet up-to-date, want je gegevens zijn buitenshuis. Tijdens demonstraties van verschillende software sprong ProActive erbovenuit. Xpect Primair kan namelijk in de Spend Cloud ook hun kas- en bankboeken beheren, niet alleen de inkomende facturen.

Xpect Primair – Digitale factuurverwerking

Xpect Primair is een katholieke stichting waaronder 20 scholen vallen. Voor de administratie maakten zij altijd gebruik van de diensten van een administratiekantoor. In 2012 besloten zij zelf de controle te nemen over hun administratie en gingen zij op zoek naar een hulpmiddel voor dit voor hun vervreemd terrein. Angela Hopmans, beleidsmedewerker Financiën, was nauw betrokken bij dit proces en doet haar verhaal.

“In de tijd dat we bij het administratiekantoor aangesloten waren, stuurden we alles via de post daarheen. Facturen, maar ook kasregistraties van alle locaties, gingen op de post naar het administratiekantoor. Vervolgens boekten ze het daar handmatig in. In de laatste periode gingen zij wel over naar het inlezen van Excel-bestanden. In totaal duurde het proces zo’n 2,5 week.

De eisen

Dat vonden we te lang. We hadden hierdoor geen up-to-date rapportages, dus vonden we het tijd om de administratie zelf bij te gaan houden. Doordat dit al zolang uitbesteed was, was een hulpmiddel wel op z’n plaats. Samen met de implementatieleider stelden we drie eisen vast:

  1. gebruiksvriendelijke, snelle software;
  2. een koppeling met AFAS;
  3. een snelle doorlooptijd.

Via collega organisaties kregen we een aantal namen van aanbieders te horen. Hiervan zijn er drie langsgekomen voor een demonstratie van hun software. ProActive sprong hierboven uit, omdat wij in de Spend Cloud ook de mogelijkheid hebben onze kas en bank te beheren, naast factuurverwerking. Dit was voor ons echt de doorslaggevende factor.”

Angela Hopmans
Beleidsmedewerker Financiën
“We waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van de software.”

Hadden we dat maar eerder!

“De implementatie verliep erg soepel. Wij waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van de software en hadden echt zoiets van: hadden we dit maar eerder! Vooral het digitale archief! Voorheen moesten de medewerkers nog naar de archiefruimte en de papieren facturen daar zien te vinden. De Spend Cloud levert op dit vlak alleen al een enorme tijdswinst op.

Maar ook richting onze 20 locaties verliep het in gebruik nemen van de Spend Cloud gesmeerd. We krijgen alleen maar positieve berichten vanuit het veld. De administratieve krachten op onze scholen vinden de Spend Cloud duidelijk en daardoor prettig werken.

Zij scannen de facturen in, waarna de factuur de workflow volgt. Dit betekent dat de factuur soms terugkomt bij de administratieve kracht voor de codering. Hierna gaat de factuur door naar de directeur voor goedkeuring, om uiteindelijk voor een definitieve controle terug te komen op de centrale locatie. Daarna begint de verwerking in AFAS. Dit neemt – zelfs met al het accorderen – slechts een paar dagen in beslag.

Door de Spend Cloud hebben we direct inzicht in onze uitgaven en onze financiële status. Te allen tijde.”

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Wij bellen je (op werkdagen van maandag t/m vrijdag) graag terug.

Of neem contact op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Download whitepaper