Smart Suggestions: Slimmere en snellere factuurverwerking met de Spend Cloud
Facturen coderen is voor veel organisaties een terugkerende en tijdrovende taak. Binnen de Spend Cloud ondersteunen we dit proces al langere tijd met de functie Autosuggest, die op basis van eerder verwerkte facturen suggesties biedt. Met de introductie van Smart Suggestions zetten we een nieuwe stap richting verdere automatisering en efficiëntie, dankzij de inzet van kunstmatige intelligentie (AI).
Wat is Smart Suggestions?
Smart Suggestions is een functionaliteit binnen de Spend Cloud die AI combineert met historische factuurdata om suggesties te doen tijdens het coderen van facturen. Wanneer mogelijk worden velden zelfs automatisch ingevuld. Denk hierbij aan coderingen zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen of organisatorische eenheden. Deze invullingen zijn gebaseerd op eerder gecodeerde en geëxporteerde facturen.
Het systeem is ontworpen om het coderen sneller, consistenter en gebruiksvriendelijker te maken, zonder in te leveren op controle of nauwkeurigheid.:
Op basis waarvan worden suggesties gedaan?
Smart Suggestions bestaat uit twee componenten:
- AI-gestuurde automatische invulling: Het systeem herkent patronen in historische gegevens en vult velden automatisch in als de zekerheid groot genoeg is.
- Suggesties op basis van historische data: In het keuzemenu van velden worden suggesties getoond die gebaseerd zijn op facturen uit de afgelopen zes maanden.
Beide methoden maken uitsluitend gebruik van gegevens uit eerder verwerkte (en geëxporteerde of betaalde) facturen, zodat de informatie betrouwbaar is.
Hoe werkt het?
Bij het toevoegen van een factuur worden eerst automatisch herkenbare gegevens ingevuld, zoals de crediteur en factuurdatum via Smartscan. Vervolgens kijkt Smart Suggestions naar de nog lege velden. Wanneer de AI op basis van historische gegevens met minstens 95% zekerheid een waarde kan voorspellen, wordt dit veld automatisch ingevuld. Deze automatisch ingevulde velden zijn te herkennen aan een gele markering.
Is de zekerheid lager dan 95%? Dan verschijnt er een suggestie in het uitklapmenu van het veld, eveneens geel gemarkeerd en voorzien van een percentage dat aangeeft hoe vaak deze waarde eerder is gebruikt in vergelijkbare situaties.
Voordelen voor jouw organisatie
De inzet van Smart Suggestions biedt meerdere voordelen:
- Tijdbesparing: Minder handmatige invoer.
- Consistentie: Boekingen worden gelijkmatiger gecodeerd
- Leren van eigen data: Het systeem past zich aan op basis van eerdere verwerkingen.
- Beheersing van uitzonderingen: Ook afwijkende gevallen worden op termijn herkend.
Met Smart Suggestions zet de Spend Cloud een belangrijke stap richting meer automatisering en efficiënte financiële processen. Door gebruik te maken van AI blijft de gebruiker in controle, terwijl repeterend werk wordt verminderd. De combinatie van invulling en historische suggesties maakt het coderen van facturen eenvoudiger en nauwkeuriger dan ooit.
Wil je weten wat Smart Suggestions voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende demonstratie.
Benieuwd wat Smart Suggestions voor jouw organisatie kan betekenen?
We laten je graag alle voordelen en ins- en outs zien van Smart Suggestions. Vraag vrijblijvend een demo aan.
