Wat is de beste scan-en-herkensoftware?
Heb jij ook een hekel aan factuurgegevens overtypen in je factuurverwerkingssoftware? En na de betaling op een typfout stuiten?
Voorkom gedoe en fouten met slimme software voor tekstherkenning. In deze blog leggen we uit wat OCR-software is en welke geavanceerde technieken de Spend Cloud nog meer gebruikt.
Wat is OCR-software?
‘Optical Character Recognition’-software (OCR) is techniek die een afbeelding naar tekst vertaalt. Denk aan een foto van een bonnetje dat je als declaratie wil indienen, of een PDF van een inkoopfactuur. OCR-software leest automatisch data van een afbeelding of pdf uit, zodat deze digitaal verwerkt kan worden.
Welke data herkent OCR-software?
OCR-software herkent karakters: letters, cijfers en speciale tekens. Deze verwerkt de Spend Cloud dan tot de herkenning van bijvoorbeeld: het factuurnummer, de leverancier, het KVK-nummer en het totale bedrag (inclusief en exclusief btw). Hoe meer gegevens op een factuur staan en bekend zijn bij de crediteur in je factuurverwerkingssysteem, hoe makkelijker het voor een oplossing zoals de Spend Cloud is om de factuur te verwerken.
De beste scan-en-herkensoftware is onderdeel van geavanceerd facturen matchen
OCR-software is helaas niet feilloos. Stel dat de techniek je afbeelding uitleest en de data incorrect vertaalt. Het ziet nullen aan voor o’s en L’s voor i’s. Je kunt documenten digitaal verwerken, maar niet zoals je zou willen. Daarom is de beste scan-en-herkensoftware “maar” een deel van geavanceerde factuurmatching in de Spend Cloud. Daarbij maak je bijvoorbeeld gebruik van kunstmatige intelligentie om te herkennen of data een woord vormt of een getal.
Hoe werkt geavanceerd facturen matchen in de Spend Cloud?
De Spend Cloud gaat dus nog veel verder dan alleen het toepassen van OCR. De Spend Cloud kiest namelijk uit verschillende scenario’s de meest geschikte optie om een match te maken tussen inkooporders en facturen. Komen het factuurbedrag en het bedrag op de order overeen? Of is er een complexer scenario van toepassing en moet er misschien naar een openstaand orderbedrag gekeken worden? De Spend Cloud doorloopt deze scenario’s automatisch en biedt de beste suggestie aan.
Als een factuur binnen de door jou ingestelde afwijkingstolerantie valt, wordt deze zelfs automatisch van de herkende order afgeboekt. In veel gevallen kan er zo een correcte match gemaakt worden, zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen. Touchless factuurverwerking! Natuurlijk raden we alsnog aan om te werken met XML-facturen via het veilige PEPPOL-netwerk. Lees in de XML-factuurverwerking-blog waarom.
Wat maakt geavanceerd facturen matchen zo slim?
Geavanceerde software
De nieuwe techniek biedt meer flexibiliteit en controle op het juiste moment. Enkele voordelen zijn:
- De Spend Cloud kan automatisch per situatie een passende match maken
- Dit resulteert in meer passende matchvoorstellen voor jou
- Je kunt facturen slimmer verwerken, waardoor je tijd bespaart op handmatige handelingen en meer tijd overhoudt voor kerntaken
- De Spend Cloud werkt met geavanceerde, toekomstbestendige technieken die proactief worden geoptimaliseerd, zodat jij als gebruiker steeds de beste ervaring hebt
Transparante communicatie
Daarnaast hebben we de communicatie over het matchingsproces in de Spend Cloud anders ingericht. In plaats van gebruikers te overladen met ingewikkelde berekeningen, communiceren we kort en bondig wat er gebeurt. Deze informatie vind je terug in notificaties, waarschuwingen en informatie-elementen die je open kunt klikken voor meer details. Wil je toch meer informatie? Dan is dit beschikbaar in het specifieke Spend Cloud-element. Zo sta jij altijd aan het roer en ben je volledig op de hoogte.
Better together: jouw stem telt
Verder geven we gebruikers meer inspraak in het matchingsproces. Via vragenlijsten betrekken we hen bij het optimaliseren van het proces. Zo vragen we hoe we scenario’s kunnen verbeteren en waar gebruikers tegenaan lopen. Kortom: het nieuwe matchen levert flexibiliteit, transparantie, tijdig controleren, controle én inspraak.
Benieuwd naar factuurverwerking met de Spend Cloud?
Meer over het algemene factuurverwerkingsproces in de Spend Cloud, vind je op de factuurverwerkingpagina. Ben jij benieuwd of geavanceerd matchen in de Spend Cloud jouw organisatie kan ondersteunen? Dat laten we graag zien tijdens een live demo. Spreken we je binnenkort?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
